Kun laki huoneistotietojärjestelmästä vahvistettiin joulukuussa 2018, aikaa valmistautumiseen ei juuri ollut. Uusi palvelu käynnistyi Maanmittauslaitoksessa heti seuraavan vuoden alussa ja samalla rakennettiin kaikki liki tyhjästä, toimintamalleista työyhteisöön. Juuri siitä syntyi jotain poikkeuksellista.
Maanmittauslaitoksen Huoneistojen omistuksen palvelut -yksikkö osallistui Kaiku-palkinto 2026
-hakuun hankkeella Huoneistotietojärjestelmä: Yhdessä luotu sujuva ja luotettava omistus.
Voittaja julkistetaan Töissä tulevaisuuden Suomelle -tapahtumassa Helsingissä 2.6.
Maanmittauslaitoksen Huoneistojen omistuksen palvelut eli HUPA on kasvanut alun kuudesta henkilöstä lähes 200 henkilön valtakunnalliseksi työyhteisöksi, joka toimii 23 paikkakunnalla ja enimmäkseen virtuaalisesti ympäri Suomen.
”Kaiken luominen ja tekeminen tapahtui samalla, kun tehtävää alettiin jo toteuttaa. Pitkistä etäisyyksistä huolimatta olemme luoneet vahvan yhteisöllisyyden, joka alkoi kasvaa ikään kuin itsestään. Rakensimme alusta asti kulttuuria ja luottamuksen ilmapiiriä, jossa ketään ei jätetä yksin”, vastuualuepäällikkö Saija Korhonen Maanmittauslaitoksesta kertoo.
”HUPA-henki alkoi kasvaa ensimmäisestä päivästä”
Huoneistotietojärjestelmä syntyi tarpeeseen digitalisoida asuntokauppaa ja koota hajallaan olleet tiedot yhteen luotettavaan rekisteriin. Maanmittauslaitoksen ylläpitämä järjestelmä kokoaa tiedot taloyhtiöistä ja huoneistojen omistuksista, panttauksista ja rajoituksista sekä taloyhtiöiden hallinnollisista tiedoista.
”Olimme vuoden 2019 alussa aivan uuden äärellä ja ikään kuin liikkuvassa junassa koko ajan. Emme tienneet, miten taloyhtiöt alkavat siirtää tietojaan tai paljonko hakemuksia tarkalleen tulee. Työtä tehtiin etänä alkuun Skypeä käyttäen ja jo ennen kuin hybridityöstä tuli yleinen työelämän normi”, lähes alusta alkaen mukana ollut vastuualuepäällikkö Suvi Väärälä Rovaniemeltä kertoo.
”Kokoonnuimme aamuisin puoleksi tunniksi, katsoimme päivän töitä, viilasimme toimintatapaa ja opettelimme substanssia yhdessä. Heti ensimmäisestä päivästä lähtien meillä oli vahva yhteys kollegoiden kanssa ympäri Suomen, josta alkoi kasvaa HUPA-henki. Tätä olemme halunneet vaalia ja jakaa sitä muidenkin tietoon.”
Tupu, Hupu ja Lupu HUPA-hengessä
Kasvu oli nopeaa. Kuuden hengen tiimiin tuli ensin parikymmentä työntekijää, sitten kymmeniä lisää. Uusia ihmisiä perehdytettiin samaan aikaan, kun käsiteltiin ruuhkautuvia hakemuksia ja opeteltiin täysin uutta lainsäädäntöä käytännössä, kokeilukulttuuria ennakkoluulottomasti soveltaen. Tunnelma säilyi kaiken aikaa olosuhteisiin nähden yllättävän myönteisenä.
Työyhteisössä on systemaattisesti ja tavoitteellisesti kehitetty yhteisöllisyyttä, osaamisen jakamista ja toimivia yhteistyön tapoja muuttuvassa työympäristössä. Kun henkilöstöä alkoi olla enemmän, syntyivät ensimmäiset tiimit.
”Ne ristittiin nopeasti Tupuksi, Hupuksi ja Lupuksi. Hurjan paineen keskellä mukana oli myös huumoria”, Korhonen naurahtaa.
Huumori ja lämpö eivät ole jääneet vain yksittäisiksi hetkiksi. Niistä tuli osa kulttuuria. HUPAssa esimerkiksi kirjoitetaan vuosittain joulutarinoita, palkitaan muun muassa ”Vuoden aurinkoisin” ja tehdään tiimien esittelyvideoita, joissa näkyvät myös ihmisten persoonat työn takana.
”Pienilläkin asioilla on ollut valtava merkitys yhteishengen rakentamisessa. Olemme halunneet säilyttää sen pienen porukan hengen, vaikka meitä on jo lähes 200”, Väärälä sanoo.
ApuKäestä ApuSopuliin, ApuHosuliin ja ApuKuhaan
Yksi HUPAn kantavista ajatuksista on psykologinen turvallisuus: työssä saa kysyä, erehtyä ja olla keskeneräinen. Yhteisöllisyys tukee oppimista, sitoutumista ja jaksamista, mikä lisää hyvinvointia ja tuottavuutta. Uusia toimintatapoja kokeillaan ja kehitetään yhteisöllisyyden vahvistamiseksi.
Organisaatioon on rakennettu lukuisia konkreettisia tukimuotoja, kuten kummitoimintaa, oppimispiirejä ja yhteisiä perehdytysmateriaaleja. Merkityksellisiin asioihin kuuluu sittemmin Maanmittauslaitoksen yhteisöllisyystekona palkittu kiertävä apuhenkilömalli, joka kehitettiin Käki-tiimissä.
”Koska tiimimme nimi on Käki, apuhenkilö sai nimekseen ApuKäki. Ajatuksena on, että yksi henkilö toimii päivän ajan muiden tukena – ei niin, että hänen pitäisi tietää kaikki, vaan etenkin henkisenä tukena ja sparraajana. Samalla ihmiset oppivat tuntemaan toisensa paremmin ja tieto kiertää eteenpäin”, Lappeenrannassa hakemuskäsittelijänä toimiva Heli Laitinen sanoo.
Mallista tuli nopeasti suosittu ja se levisi muihinkin tiimeihin. Siksi ApuKäki onkin saanut tiimikohtaisesti rinnalleen muun muassa ApuSopulin, ApuHosulin ja ApuKuhan.
Topakasti ja tehokkaasti mailaa puristamatta
Jatkuvassa muutoksessa eläneen ydinjoukon rooli on ollut tekemisessä merkittävä. Se on vaatinut jatkuvaa keskustelua ja asioiden eteenpäin viemistä.
”Tämä on edelleen jatkuva prosessi, jossa uusia muutoksia tulee koko ajan eteen. Keskustelemme koko ajan avoimesti ja jaamme tietoa. Tämän kaiken mahdollistaminen on elinehto, jotta homma toimii ja yhteisöllisyys kehittyy”, Laitinen korostaa.
”Teemme töitä topakasti, tehokkaasti ja asiakaslähtöisesti, muttei mailaa puristaen. Olemme pitkällä maratonilla – etenemme hyvässä yhteistyössä henkilöstön kanssa ja sopivalla tahdilla”, Väärälä toteaa.
Vuonna 2025 saavutettiin peräti miljoonan saapuneen hakemuksen raja. Ajoittaisia ruuhkia on purettu myös talkoohengessä siten, että parhaimmillaan mukana on ollut lähes kolmannes Maanmittauslaitoksen henkilöstöstä. Tämä on hyvä osoitus Maanmittauslaitoksen henkilöstön muutoskyvykkyydestä ja vastuullisuudesta nykyisessä taloustilanteessa.
Ystäväkirjat lisäävät psykologista turvallisuutta
Yhteisöllisyydestä on syntynyt konkreettisia työkaluja. Maanmittauslaitoksessa osaamisen kehittämisen asiantuntijana työskentelevä Pia Renkola teki aiheesta opinnäytetyön, jossa tarkasteltiin yhteisöllisyyttä hybridityössä. Työn pohjalta syntyivät muun muassa Yhteisöllisyyden työkalupakki ja Tervetuloa työyhteisöön -ideapankki, jotka ovat intrassa kaikkien maanmittauslaitoslaisten käytettävissä.
”Opinnäytetyö osoitti hauskasti ja osuvasti, että HUPAssa oli jo tehty juuri niitä asioita, jotka osoittautuivat tutkimuksessa suositeltaviksi. Yksi suosituimmista käytännöistä on ollut ystäväkirja, joka tarjoaa helposti käyttöön otettavan tavan tutustua kollegoihin”, Renkola kertoo.
”Vaikka uusia työntekijöitä ei olisi tiimiin tullutkaan, ystäväkirjoja on alettu tehdä myös jo pitkään yhdessä työskennelleiden työntekijöiden kesken. Niiden on osoitettu lisäävän osaltaan psykologista turvallisuutta, mikä on tärkeä tekijä yhteisöllisyyttä rakennettaessa.”
Pienet asiat ovat tärkeitä yhteisöllisyydelle
Vaikka takana on jo yli miljoona hakemusta, tärkeintä asiaa ei mitata numeroilla. Kaiken takana ovat ihmiset.
”Kuten sananlasku sanoo: Jos haluat mennä nopeasti, mene yksin. Jos haluat mennä pitkälle, mene yhdessä. Tämä kuvastaa hyvin meidän tekemistämme”, Väärälä sanoo. ”Emme hae pikavoittoja, sillä haluamme edetä vastuullisesti siten, että ihmiset haluavat tehdä meillä pitkä työuran.”
”Opinnäytetyöni ja työelämän kokemusten kautta olen oppinut, että pienet asiat ovat tärkeitä kulttuurille ja yhteisöllisyydelle. Yhteisöllisyys ei ole mitään irrallista hömppää, vaan se lisää hyvinvointia”, Renkola lisää.
Ehkä juuri siksi HUPA-henki on jäänyt elämään myös organisaation ulkopuolella esimerkkinä siitä, miten hybridityössä voidaan rakentaa luottamusta, iloa ja yhteenkuuluvuutta – jopa valtakunnallisesti hajautetussa organisaatiossa.
Mikä huoneistotietojärjestelmä?
- Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä rekisteri, joka kokoaa tiedot asunto-osakeyhtiöistä eli taloyhtiöistä ja huoneistojen omistuksista, panttauksista ja rajoituksista sekä taloyhtiöiden hallinnollisista tiedoista. Niitä ovat remontti- ja taloudelliset tiedot.
- Huoneistotietojärjestelmästä rakentuu yhteiskunnallinen tietorekisteri, jota hyödyntävät toiminnassaan kiinteistönvälittäjät, isännöitsijät, luotonantajat, viranomaiset ja yritykset.
Kuvissa: Kuhankeittäjät-tiimi ja Manse-tiimi sekä tulosyksikkötapaaminen.
