Kuvailemme tämän sivuston Luo pohjaa -osiossa muun muassa sitä, millainen organisaatio- ja keskustelukulttuuri mahdollistaa organisaation resilienssiä. Tässä osiossa esittelemme prosessin, jossa tarkastellaan erilaisia toiminnallisia jännitteitä ja sitä, miten niistä yhdessä keskustelemalla kehitetään organisaation resilienssikyvykkyyttä. Osiota ja esiteltävää jännitetyökalua rakensivat TkT, tuplatohtori Heli Talja, joka teki pääasiallisen työuransa VTT:llä, organisaatiokonsultti PsM Jukka-Pekka Heikkilä Metanoia Instituutista ja KTM, erikoistutkija Merja Airola VTT:ltä.
Muuttuva maailma tuo mukanaan odottamattomia ja ennakoimattomia tilanteita, jotka pakottavat tarkastelemaan toimintatapoja täysin uusista lähtökohdista. Valmiita ratkaisuja tai parhaita käytäntöjä ei ole kenelläkään, ja jopa toiminnan tavoitteet voivat monimuotoistua tai joutua kyseenalaistetuiksi. Etenemistavat hahmotetaan usein eri tavoin riippuen tarkastelijan asemasta ja kokemuksesta.
Tässä kontekstissa syntyy herkästi toiminnallisia jännitteitä – yhteensopimattomuuksia, ristiriitoja ja paradokseja – eri toimintatapojen, tavoitteiden, aikajänteiden tai identiteettien törmäyksistä. Jännitteet eivät kuitenkaan ole poikkeamia tai virheitä vaan luonnollinen osa organisaatioiden arkea. Ne eivät itsessään ole hyviä tai pahoja. Ne sekä ohjaavat huomiota olennaisiin kysymyksiin ja paljastavat kehittämiskohteita että rakentavasti käsiteltyinä aktivoivat oppimista ja vuorovaikutusta. Kun niitä ei pyritä poistamaan vaan ymmärtämään ja hyödyntämään, ne vahvistavat organisaation kykyä toimia epävarmuudessa.
Jännitteet eivät siis ole este vaan jopa edellytys resilienssille alati muuttuvassa toimintaympäristössä, sillä juuri tämä jatkuva yhdessä oppiminen ja sopeutuminen muuttuvaan toimintaympäristöön eli organisaation kyky elää jännitteiden kanssa on organisaation resilienssin ytimessä.
”Organisaation resilienssi on jatkuvaa yhdessäoppivaa sovittautumista muuttuvaan toimintaympäristöön.”
Toiminnan jännitteet näkyvät luonnollisesti myös työroolien ja yksilöiden välillä, mutta keskitymme nyt erityisesti erilaisiin toimintatapoihin liittyviin jännitteisiin.
Kun organisaatiossa opitaan suhtautumaan erilaisiin ristiriitaisuuksiin – joita kutsumme jännitteiksi – luontevasti arkeen kuuluvana asiana ja käsittelemään niitä rakentavasti, kehittyy muutosjoustavuus kolmea kautta:
- toimintatavat kehittyvät
- työn tulokset paranevat, kun työskentelyssä huomioidaan eri näkökulmia
- keskinäinen luottamus ja verkostot kasvavat, kun opitaan ottamaan uusia tahoja rakentavaan työskentelyyn.
”Jännitteitä tarvitaan”
Osa jännitteistä on pysyviä
Jännitteet ovat siis luonnollinen osa organisaatioiden normaalia alati muutoksessa olevaa arkea. Usein ne ovat luonteeltaan pysyviä, vaikka voivatkin muuntua ajan myötä. Niihin ei ole olemassa yhtä oikeaa, lopullista ratkaisua. Niitä on opittava tunnistamaan ja niiden kanssa on opittava elämään ja löytämään tilannekohtaisia, kyseiseen aikaan sopivia ratkaisuja.
Pysyvät jännitteet liittyvät usein organisaatioiden perusteemoihin:
- Oppimiseen (esim. menneisyyden ja nykyhetken osaaminen vs. tulevaisuuden tarpeet)
- Organisoitumiseen (esim. keskitetty ohjaus vs. itseorganisoituminen)
- Identiteettiin (esim. toimenkuviin, nimikkeisiin tai vastuisiin liittyviä)
- Tekemiseen (esim. paikallinen vs. valtakunnallinen, ekologinen vs. taloudellinen)
Vaikka organisaatiot kohtaavat samankaltaisia haasteita, jännitteet ilmenevät aina ainutlaatuisina ja tilannesidonnaisina. Koska nykyajan haasteet ovat usein monimuotoisia ja laajoja, niiden ratkaisemiseen tarvitaan eri näkökulmien yhdistämistä.
Yksi yleinen haaste on yksin ja yhdessä työskentelemiseen liittyvät kysymykset, jotka koskevat kaikkia neljää perusteemaa: oppimista, organisoitumista, identiteettiä ja tekemistä. Kiireestä huolimatta on arjen työn lisäksi opittava uusia taitoa ja laajennettava näkökulmaa. Asiantuntija ei voi enää rajautua tietyn spesifin tehtävän suorittamiseen vaan hänen tulee jossain määrin osallistua myös johtamiseen ja suunnan määrittelyyn. On oltava oman aihealueensa vahva asiantuntija. Samalla on opittava jossain määrin ymmärtämään asiaa myös laajemmin, muista näkökulmista, jotta kykenee tekemään yhteistyötä. Suoritanko vain omaa tehtävääni vai osallistunko laaja-alaisempien kysymysten ratkaisemiseen.
Toinen tyypillinen haaste liittyy laadun ja määrän yhteensovittamiseen. Miten pidetään huolta tulosten riittävästä laadusta, kun resurssit niukkenevat tai eivät ainakaan kasva työmäärää vastaavasti samalla, kun tehtävät vielä monimutkaistuvat? Mikä riittää, kun kaikkeen ei kykene?
”Jännitteiden välttely estää oppimista ja kehittymistä.”
Etenkin muutostilanteissa ja kohdattaessa yllättäviä haasteita toiminnan reunaehdot muuttuvat. Jännitteiden ääripäät ikään kuin asettuvat uuteen asentoon ja niitä joudutaan pohtimaan uudestaan.
Jännitteet ovat kytköksissä toisiinsa
Esiin nousevat jännitteet esiintyvät tyypillisesti toisiinsa kytkeytyvinä jännitekimppuina. Vaikka näyttäisi siltä, että arki on kaoottista ja täynnä yksittäisiä ja erillisiä jännitteisiä kysymyksiä, niillä on usein samat juuret ja ne ovat monin tavoin sidoksissa toisiinsa. Siksi yhteen pinnalla ilmenevään jännitteeseen puuttuminen saa aina aikaan muutoksia myös toisissa – joskus toivotusti, joskus ei. On tärkeää ymmärtää, mitkä perusilmiöt synnyttävät organisaation jännitedynamiikkaa.
Johtaminen voi joskus tuntua jatkuvalta tulipalojen sammuttelulta. Taustalla voi olla ratkaisematon perusjännite, johon ei ole uskallettu tarttua. Vaikeneminen ei poista jännitteitä, vaan jättää ne kytemään pinnan alle. Ne voivat myöhemmin nousta yllättäen siellä täällä erilaisina konflikteina.
Jännitteitä esiintyy monessa tasossa. Osa näyttäytyy arjessa helposti havaittavina ristiriitoina ja kitkoina. Osa taas on systeemissä syvemmällä – esimerkiksi rakenteissa, uskomuksissa tai ajattelumalleissa – olevia voimakkaita perusjännitteitä. Myös näiden tunnistaminen on johtamisen kannalta hyödyllistä, koska niihin vaikuttamalla on mahdollista suunnata organisaation toimintaa kestävällä tavalla.
Liian nopeat johtopäätökset ristiriitojen syistä voivat johtaa siihen, että organisaation johto alkaa ratkaista niitä nopeasti ylhäältä alas – mielestään tehokkaasti ja suoraviivaisesti. Tämä voi tuoda lyhytaikaisesti helpotusta. Ristiriidat voivat kuitenkin jopa vahvistua, jos taustalla vaikuttavia tekijöitä ei ole ymmärretty eikä otettu yhteiseen tarkasteluun päätöksiä tehtäessä. Samoin painottuminen jännitteen toisen ääripään tukemiseen saattaa johtaa tilanteeseen, jossa jännitteet ja ristiriidat vahvistuvat edelleen.
Miten ymmärtää ja käsitellä jännitteitä
Se, miten jännite ymmärretään, vaikuttaa ratkaisevasti siihen, miten sitä lähdetään tutkimaan ja käsittelemään. Jännitteitä voidaankin hahmottaa ainakin kolmella eri tavalla:
- Ongelmana
- Joko–tai-valintana
- Paradoksina, pysyvänä ristiriitauksina
Eteentulevat yksinkertaiset ongelmat ratkaistaan pois. Dilemmat tai joko-tai-valinnat ovat ikään kuin kilpailevia intressejä, joiden hyötyjä ja haittoja punnitaan, minkä jälkeen tehdään valinta, joka samalla sulkee toisen vaihtoehdon pois.
Usein jännitteet eivät ole yksinkertaisia joko–tai-valintoja vaan molemmat näkökulmat ovat yhtä aikaa totta ja tarpeellisia eikä kumpaakaan voida sulkea pois. Tällöin kyseessä jännitepari, jonka systemaattisella tarkastelulla pyritään tunnistamaan organisaatioon vaikuttava olennainen kysymys. Tämän kysymyksen tutkimisella etsitään kyseisessä hetkessä soveltuvia toimia ja ratkaisuja.
Jännitepareista on huomioitava ainakin seuraavat seikat:
- Jänniteparin kumpikin ääripää koostuu monenlaisista osatekijöistä.
- Jänniteparin toinen ääripää ei ole hyvä ja toinen huono. Ne eivät ole arvolatautuneita, vaan molempia tarvitaan.
- Ääripäät joko vahvistavat tai vaimentavat toisiaan – ne ovat siis toisistaan riippuvaisia eikä niiden välillä siksi voi valita vain toista.
- Jompaankumpaan päähän keskittyminen johtaa vinoutuneisiin ajattelumalleihin ja myös poteroihin kaivautumiseen, vahvempaan vastustukseen ja noidankehiin.
- Siksi pysyville jännitteiden yhteiselle, eri näkökulmia yhteen tuovalle käsittelylle on tarpeen kehittää rakentava, analyyttinen työtapa.
- Tällainen työtapa tarjoaa myös johdolle kokonaisvaltaisempaa tilannekuvaa päätöksenteon pohjaksi.
Jännitetyöskentely auttaa hahmottamaan organisaation perusjännitteitä eli jännitepareja. Kun ne ja niiden luonne tulevat yhteisesti paremmin ymmärretyiksi, pystytään tekemään vaikuttavampia päätöksiä ja suhtautumaan luontevammin uusiin haastaviin tilanteisiin. Aktiivisessa jännitetyöskentelyssä jännitteiden olemassaolo hyväksytään, ne kohdataan ja niitä tutkitaan ja etsitään siinä hetkessä optimaalisesti toimivia toimintatapoja. Keskeistä on dialoginen, keskusteleva työskentelyote, jossa tunnistetaan erilaisia tulkintoja ja näkökulmia ja rakennetaan riittävää yhteistä ymmärrystä ja luottamusta yhteisesti hyväksyttyjen etenemistapojen löytämiseksi.
Jännitetyöskentelyn periaatteita
Ennen kuin mennään itse työpajoihin, ohessa muutama yleinen periaate ohjaamaan työskentelyänne:
- Optimoikaa oppimista, ei pelkkiä tuloksia
Muuttuvissa olosuhteissa tärkeintä on jatkuva oppiminen ja kokeilu – ei täydelliset ratkaisut. - Mitatkaa oppimista, ei vain suoritteita
Seuranta ja mittarit tukevat parhaiten kehitystä, kun ne ohjaavat ennen kaikkea oppimista. - Keskustelkaa ajattelumalleista ja uskomuksista ennen rakenteiden muutosta
Lisääntyvään epävarmuuteen ja yllättäviin muutoksiin ei välttämättä kannata reagoida liian nopeasti, koska se tapahtuu todennäköisesti aiemmin omaksuttujen ajattelutapojen ja periaatteiden pohjalta. Vanhat toimintatavat palaavat, ellemme pääse kiinni siihen, miten ajattelemme niistä. - Tunnistakaa, mitkä ongelmat ovat kompleksisia mitkä eivät
Kaikki haasteet eivät ole ratkaistavissa – osa vaatii jatkuvaa sopeutumista ja yhteistä ymmärrystä. - Ajatelkaa systeemisesti, toimikaa paikallisesti
On tärkeää katsoa ja hahmottaa kokonaisuutta ja sen osien välisiä suhteita samalla kun toimitaan paikallisesti. - Jakakaa valtaa lähelle haasteita
Ne, jotka kohtaavat haasteet arjessa, ovat parhaita tekemään niihin liittyviä päätöksiä. - Haastakaa tarpeetonta hierarkiaa ja ylittäkää rajoja
Rakentakaa yhteistyötä yli tiimi- ja ammattirajojen – moniäänisyys tuo uusia ratkaisuja. - Hyödyntäkää vahvuuksia
Muutos onnistuu parhaiten, kun rakennamme olemassa olevien vahvuuksien varaan. - Arvostakaa huomiotta jääneitä näkökulmia
.Edistetään ajattelun moninäkökulmaisuutta uusien mahdollisuuksien lähteenä - Tehkää jännitteiden käsittelystä arkea
Pienet, toistuvat käytännöt jännitteiden käsittelyyn rakentavat resilienssiä pitkäjänteisesti.
Työpajaprosessi jännitteiden tarkasteluun
Fasilitoijan ohjeet
Valmistelupaja
Työpajat:
Työpaja 1 – Jännitteiden tunnistaminen
Työpaja 2 – Jännitteistä muutosvoimaa
Työpaja 3 – Toimintavaihtoehtojen luominen