Kun fasilitoija – tai mieluusti fasilitoijat – on valittu, nimetään prosessille tukiryhmä. Valmistelutyöpajassa tukiryhmä kiteyttää vastauksen seuraaviin kysymyksiin: Miksi resilienssi, muutosjoustavuus, on meille tärkeää? Miksi erityisesti jännitteiden rakentava käsittely organisaation toimintatavoissa voisi olla nyt tärkeää?
Fasilitoija auttaa ryhmää myös vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:
1. Mikä on työpajasarjan tarkoitus? Millainen ajankohtainen toimintaympäristön ja/tai oman toiminnan muuttumiseen liittyvä kysymys tai teema organisaatiossamme on tunnistettavissa?
Tunnistakaa ongelma tai teema, johon liittyy jännitteitä. Nimetkää se alustavasti kysymysmuodossa. Kysymys luo kontekstin eli näkökulman jännitteiden havainnointiin. Kysymyksenne todennäköisesti kehittyy ja muotoutuu prosessin aikana.
2. Miten tarve resilienssille, muutosjoustavuudelle, näyttäytyy tällä hetkellä visiossamme ja strategiassamme?
3. Millaisia jännitteitä toimintakulttuurissamme ilmenee?
Osallistujat tekevät työpajojen käynnistymistä helpottavia alustavia havaintoja joistain jännitteistä tai jännitepareista. Koosteen on hyvä olla hyvin alustava eli vain kutsua työpajaan osallistuvia jakamaan omia havaintojaan.
4. Kuinka työpajat käytännössä toteutetaan? Keitä niihin osallistuu, missä ne pidetään ja kuka ja miten ne fasilitoi?
Muistakaa riittävä moninaisuus erilaisten näkökulmien esiinsaamiseksi.
5. Kuka kutsuu osallistujat prosessiin? Miten kutsussa ilmaistaan vastaukset kysymyksiin 1–3?
6. Miten osallistujat viritetään prosessiin? Katsokaa esimerkiksi oheinen tallenne.
Fasilitoijen tehtävänä on tukea ja rohkaista keskusteluja pysymään jännitteiden omakohtaisessa kokemuksellisessa havainnoinnissa. Nyt ei ole aika etsiä ratkaisuvaihtoehtoja tai pitäytyä ”virallisessa mikä on oikein” -puheessa.