Tiedon huoltovarmuus voi kuulostaa asialta, joka ratkaistaan kansallisella tasolla lainsäädännöllä, tietojärjestelmillä, varautumisella ja suurilla strategisilla linjauksilla. Todellisuudessa merkittävä osa siitä rakentuu paljon lähempänä, meidän jokapäiväisessä työssämme.
Työpaikoilla tuotetaan, käsitellään, jaetaan ja hyödynnetään valtavia määriä tietoa. Samalla juuri siellä tunnetaan parhaiten oman toiminnan kannalta tärkeä tieto: mitä ilman työmme vaikeutuisi, mikä tieto on välttämätöntä päätöksenteolle ja millaisista tiedollisista riippuvuuksista toimintamme on riippuvainen.
Siksi yksi tiedon huoltovarmuuden tärkeimmistä työkaluista on yllättävän yksinkertainen: oman työyhteisön kanssa keskusteleminen.
Tiedon huoltovarmuudesta yhteiskunnan päätöksenteossa järjestettiin keväällä ja alkusyksystä työpajojen sarja, josta syntyi Tiedon huoltovarmuuden tiekartta sekä myös konkreettinen malli työpaikoilla käytävän keskustelun tueksi.
Ensin pitää tunnistaa, mistä olemme riippuvaisia
Tiedon huoltovarmuutta käsittelevässä työssä on noussut esiin hyvin laaja joukko kysymyksiä. Miten tunnistamme strategisesti tärkeän tiedon? Kuka tiedon omistaa? Missä tieto sijaitsee? Onko tieto laadukasta, dokumentoitua ja ymmärrettävää? Onko se löydettävissä ja käytettävissä silloin, kun sitä todella tarvitaan?
Samalla ongelmat ylittävät helposti organisaatiorajat. Työpajoissa nousivat esiin muun muassa epäselvät vastuut, tiedon saatavuus ja oikea-aikaisuus, datan eheys, tiedonhallinnan siilot sekä tarve ymmärtää tiedon toimitusketjuja kokonaisuutena. Myös esille nostettiin vuoropuhelun tarve tiedon tuottajien ja hyödyntäjien välillä.
Tiedon huoltovarmuutta ei kannata tarkastella vain yhdestä näkökulmasta. Hyödyllistä on käydä moniäänistä keskustelua, jonka avulla voidaan tunnistaa riippuvuuksia, riskejä ja kehittämismahdollisuuksia, jotka muuten saattaisivat jäädä huomaamatta. Siksi keskusteluun kannattaa tuoda mukaan ihmisiä, jotka tarkastelevat tiedon elinkaarta eri kohdista: tiedon hankinnan, tuottamisen, käsittelyn, jakamisen ja hyödyntämisen näkökulmista.
Keskustelussa saattaa esimerkiksi paljastua, että tieto, jota toinen pitää helposti korvattavana, onkin toiselle toiminnolle välttämätöntä. Tai että tietoa kyllä tuotetaan, mutta sen käyttäjät eivät tiedä sen olemassaolosta. Jossain muualla ongelmaksi voi nousta tiedon laatu, vastuun epäselvyys tai se, ettei tärkeää tietoa saada käyttöön silloin, kun sitä tarvitaan.
Juuri tällaisten riippuvuuksien näkyväksi tekeminen on keskustelun arvo.
Mutta mistä keskustelu aloitetaan?
Tiedon huoltovarmuus on niin laaja aihe, että keskustelu voi helposti jäädä yleiselle tasolle. Siksi keskustelun tueksi on laadittu työpaikoille ja viranomaisille tarkoitettu keskustelumalli. Sitä voi käyttää kokonaisen työpajan pohjana tai kevyemmin inspiraationa oman työpaikan keskustelulle. Malli sisältää ehdotuksia keskustelun teemoiksi sekä kysymyksiä, joiden avulla keskustelusta voidaan edetä kohti konkreettisia havaintoja ja tekoja.
Mallissa tunnistettuja keskusteluteemoja ovat muun muassa:
- osaamisen ja kulttuurin kehittäminen
- oman toiminnan kannalta kriittisen tiedon tunnistaminen
- tiedon laadun varmistaminen jo tiedon tuottamisen hetkellä
- ennakointi ja riskienhallinta
- suunnitelmallinen tiedon hallinta, ohjaus, johtaminen ja yhteistyö
- ilmiölähtöinen tiedonhallinta, jossa tietotarpeita tarkastellaan ilmiöiden ja päätöksenteon tarpeiden kautta.
Kaikkia teemoja ei tarvitse ratkaista samalla kertaa. Paljon tärkeämpää on aloittaa. Alkuun pääsee esimerkiksi näillä kysymyksillä:
- Mikä on kaikkein kriittisintä tietoa, jota hankimme, tuotamme tai käytämme?
- Missä tiedon puuttuminen aiheuttaisi meille suurimman riskin?
- Mitä olennaista tietoa meiltä tällä hetkellä puuttuu?
- Mitä voimme yhdessä tehdä tilanteen parantamiseksi ja keiden kanssa meidän pitäisi tehdä yhteistyötä?
Kysymykset vievät keskustelua nopeasti pois abstraktista ”tiedon huoltovarmuudesta” kohti omaa työtä ja oman organisaation todellisuutta.
Keskustelun pitää johtaa tekoihin
Pelkkä hyvä keskustelu ei kuitenkaan vielä vahvista tiedon huoltovarmuutta. Siksi keskustelumalli on rakennettu kaksivaiheiseksi. Ensimmäisessä osassa pohditaan, miksi aihe on tärkeä ja tunnistetaan kysymysten avulla oman organisaation kannalta olennaisia asioita. Toisessa tapaamisessa katse siirretään tekemiseen: miten havaintoja, tarpeita ja ideoita viedään käytäntöön.
Silloin keskustelu muuttuu hyvin konkreettiseksi:
- Mistä aloitetaan?
- Kuka tekee, mitä tekee, kenen kanssa ja milloin?
- Mitä osaamista tai muita resursseja tarvitaan?
- Mitä toimintamalleja pitäisi muuttaa?
- Miten etenemistä seurataan?
Tavoitteena on muodostaa kehittämissuunnitelma, joka vie yhdessä tunnistettuja asioita eteenpäin.
Kaikkea ei tarvitse tietää etukäteen, eikä ensimmäisessä keskustelussa tarvitse löytää ratkaisua kaikkiin kysymyksiin. Hyvä ensimmäinen askel on tunnistaa yhdessä, mikä tieto on meille tärkeää, mistä olemme riippuvaisia ja mitä voimme itse tehdä asian hyväksi.
Tiedon huoltovarmuus ei synny yhdessä hankkeessa eikä yhdellä päätöksellä. Se rakentuu siitä, että tunnemme tietomme, ymmärrämme riippuvuutemme, sovimme vastuista ja kehitämme toimintatapojamme yhdessä.
Aloitetaan siis keskustelu omalla työpaikalla. Mitä me voimme tehdä tiedon huoltovarmuuden hyväksi yhdessä?
Lisätietoa:
