Statens rekryteringsprocess upplevs som smidig

865 nya arbetstagare som började hos staten i höstas svarade på en enkät som genomfördes av Statskontorets analystjänster. Syftet var att ta reda på hur smidigt det gick att börja arbeta. Av svaren framgick att arbetagarna i allmänhet är nöjda med statens rekryteringsprocess, introduktion och arbetsredskap. Även distansarbetet till följd av undantagssituationen har i regel förlöpt väl.

Som en del av utvecklingen av de gemensamma stödtjänsterna genomförde Statskontorets analystjänster i fjol en enkät för nya arbetstagare. Enkäten skickades ut till cirka 1 600 personer, varav 865 svarade. Målet var att utveckla processen så att nya arbetstagare hos staten ska ha fungerande passerkort, utrustning och redskap samt behörigheter till de olika systemen från dag ett.

I år ville man följa upp om det har skett någon utveckling avseende hur smidigt nya arbetstagare kommer igång med arbetet. Man tittade också på hur distansarbete påverkade saken.

Ta del av rapporten via denna länk! (på finska)

Rekryteringsprocessen

Respondenterna är i regel nöjda med statens rekryteringsprocess, även om det också finns mycket att förbättra. De ansåg att det var enkelt att lämna en ansökan och att rekryteringssystemet Valtiolle.fi fungerar bra, även om det upplevdes onödigt besvärligt att fylla i blanketter i tjänsten.

Kritiken handlade mest om den långsamma rekryteringsprocessen och bristen på information. Dessutom efterlyste man en utförligare arbetsbeskrivning i platsannonsen eller senast under intervjun.

Att ha intervjuerna på distans ansågs ha fungerat väl, och respondenterna var nöjda med dem.

Arbetsredskapen

Enligt enkäten hade över hälften av dem som svarade på enkäten tillgång till IT-utrustning och en arbetstelefon direkt från första dagen. Förbättringen jämfört med året innan är tydlig, vilket kan förklaras med distansarbete, där betydelsen av arbetsredskap framhävs; utan dem kan man knappt göra någonting på distans. Av enkätresultaten framgår dock att det finns önskemål om förbättringar i användarrättigheterna till systemen och programmen.

Respondenterna var heller inte särskilt nöjda med tillgången till ergonomisk utrustning på hemkontoret. Svaren antyder dock att det kan handla om en kommunikationsbrist, eftersom många inte visste om att arbetsgivaren erbjuder ergonomisk utrustning.

Introduktionen

År 2020 innebar utmaningar för introduktionen, eftersom den i första hand skulle skötas på distans. Trots undantagssituationen var respondenterna relativt nöjda med introduktionen. De uppskattade framför allt stödet från kollegorna samt introduktionens omfattning och introduktionsplanerna.

Även om respondenterna var tämligen nöjda med introduktionen framgick det av enkätsvaren att många var oklara över sin konkreta arbetsbeskrivning. Man önskade också att statsförvaltningens allmänna introduktion skulle ge mer information om de övergripande anställningsfrågorna.

Distansarbete i undantagssituationen

I årets enkät ville man också lyfta fram vad distansarbete har för betydelse när man ska börja på ett nytt jobb. När det kommer till arbetsredskapen har saker och ting i huvudsak fungerat bra, men själva introduktionen i distansarbetet kan helt klart förbättras. Under introduktionen hade man kunnat lägga mer fokus på arbetspraxisen vid distansarbete samt en mångsidigare introduktion i IT-verktygen och systemen.

De nya arbetstagarna upplever att distansarbetet i viss mån gjort det svårare att börja ett nytt jobb och att särskilt avsaknaden av gemenskap och svårigheten att bekanta sig med kollegor har besvärat många. Integrationen i arbetsgemenskapen upplevdes som svår, och här önskade man en förbättring.

Respondenterna har också upplevt det svårare att be om hjälp, eftersom man inte snabbt kan vända sig till en kollega som sitter bredvid, utan måste boka möten för detta. Då känns det som att man besvärar en kollega i onödan, vilket gör tröskeln att fråga någon högre när det gäller små frågor och problem.

Förändring jämfört med fjolåret

Problemen som framkom i enkäten var för det mesta av samma slag som i fjol. Av resultaten framgår dock att nöjdheten med arbetsredskapen har ökat. Detta kan förklaras med att en ny arbetstagare måste ha tillgång till arbetsredskapen direkt för att kunna delta i introduktionen och börja med sina arbetsuppgifter från och med den första arbetsdagen.