Oppeja, ideoita ja protoja tiedolla johtamisesta

Tiedolla johtamisen palvelumuotoiluprojektissa ideoitiin tapoja, joilla tiedolla johtamisesta tulisi luonnollinen osa kaikkien valtiolla työskentelevien työtä. Lopputuloksena esiteltiin viisi protoa: Osaamis- ja motivaatiobotti RaiMo, Osaamislupaus, Vierihoitopalvelu, Valtion tiedolla johtamisen strategia ja Tietopesä. Lisäksi työskentelyssä nousi esille monia muita ajatuksia ja ideoita asian ympärillä.

Mihin kaikkeen muotoiluprosessi taipuu?

Tiedolla johtamisen palvelumuotoiluprojektissa kokeiltiin käytännössä “lähetti-konseptia”, jossa 20 asiasta innostunutta valtionhallinnon asiantuntijaa valmennettiin palvelumuotoiluun. Sen jälkeen he lähtivät tiimeissä etenemään tuplatimanttimallin mukaisesti asiakasymmärrys-vaiheesta aina protoiluun asti. Me palvelumuotoilun asiantuntijat puolestaan autoimme ja sparrailimme parhaamme mukaan sekä johdimme työskentelyn etenemistä.

Pääsimme testaamaan muotoiluprojektin taipumista ensinnäkin haastavaan ja melko abstraktiin aiheeseen, toisekseen lähetti-konseptin toimimista käytännössä ja kolmanneksi koko homman vetämistä täysin digitaalisesti. Ja kyllä se taipui. Ei ihan helpolla joka vaiheessa (eihän se koskaan?), mutta lopputulokseen olemme kuitenkin todella tyytyväisiä.

Toisilta oppimista, epävarmuuden sietämistä ja massiivinen digiloikka

Muotoiluprosessiin kuuluu lähes aina epävarmuutta ja “hähmäisyyttä” etenkin sen alkupäässä. Silloin meinaa usein usko loppua. Niin tälläkin kertaa. Henkilökohtaisesti nostan hattua jokaiselle tiedolla johtamisen lähetille, jotka uskalsivat hypätä mukaan, ja luottaa siihen, että prosessi kantaa. Erästä osallistujaa lainatakseni: “Viime metreillä palaset alkoivat loksahdella paikoilleen ja homma kirkastua.” 

Omat haasteensa työskentelyyn toi digitaalinen yhteiskehittäminen tuve-sektori mukaanlukien. Monelle osallistujalle kaikki työskentelyssä käyttämämme työvälineet: Teams, Miro, GoogleSlidet ja Slack olivat ensimmäistä kertaa käytössä. Palautekeskustelussamme nousikin esille, että itse asian lisäksi projektissa tapahtui osallistujien osalta myös massiivinen digiloikka.   

Parasta organisaatiorajat ylittävässä työskentelyssä on muihin ihmisiin tutustuminen ja aito yhdessä tekeminen. Ja ennen kaikkea: muilta oppiminen. Uudenlainen, organisaatiorajat ylittävä työ syntyy vain tekemällä, yhteisten projektien ja tavoitteiden kautta. Silloin se ei jää omasta työstä irralliseksi kehittämiseksi tai verkostoissa piipahtamiseksi, vaan jokainen pääsee todella käärimään hihansa ja laittamaan kädet saveen.

Halu johtaa tiedolla on kova, mutta toteutus on vielä työn alla

Päällimmäisenä asiakasymmäryksestä nousi esille monia huolia aiheeseen liittyen. Ei oikein tiedetä mitä tiedolla johtaminen tarkoittaa, tieto on pirstaloitunut ja yhteiset alustat puuttuvat. Myös tiedon laadun varmistaminen ja oikeellisuus mietityttivät. Moni nosti esille myös sen, että tiedolla johtamisen valtio-tasoiset yhteiset käytännöt, prosessit ja kulttuuri puuttuvat. Lisäksi ilmeni huolia hiljaisen tiedo hyödyntämättömyydestä.

Huolien lisäksi asiakasymmärryksestä nousi myös innostusta ja motivaatiota asiaan. Halu tiedolla johtamiselle valtionhallinnossa on kova, mutta toteutustavat ovat vielä vähän hukassa. 

Ideoista jalostui protoja

Proto-vaiheessa tiimit valitsivat mielestään toteutuskelpoisimman idean ja lähtivät jalostamaan siitä konkreettisempia protoja. Lopputuloksena syntyi viisi erilaista tiedolla johtamisen protoa:

  • Osaamis- ja motivaatiobotti RaiMo automatisoi osaamiskartoituksen ja tarjoaa personoituja oppimispolkuja.
  • Osaamislupaus haastaa koko valtion henkilöstön oppimaan tiedolla johtamisen perusasiat ja ottamaan ne käyttöön.
  • Vierihoitopalvelu antaa eväitä parempiin ja tehokkaampiin tiedolla johtamisen työskentelytapoihin ammattilaisen opastuksella.
  • Valtion tiedolla johtamisen strategiassa määritellään isot linjaukset, joita yksittäiset virastot omassa työssään toimeenpanevat.
  • Tietopesä on reaaliaikainen ja kaikkien käyttäjien päivitettävissä oleva tietopankki tiedolla johtamisen soveltamiseen.

Yhteishankkeen 20 lähettilästä

Tiedolla johtamisen palvelumuotoiluprojekti oli Valtiokonttorin, valtiovarainministeriön ja HAUS kehittämiskeskuksen yhteinen hanke.

Tiedolla johtamisen lähetit:

  • Tiimi 1: Katja Hilska-Keinänen, Teija Palko, Mika Mustikkamäki & Mari Siimar
  • Tiimi 2: Antti Puhakka, Lea Pitkänen,Jussi Päivinen & Leena Kononen
  • Tiimi 3: Heljä Franssila, Jani Heikkinen, Henni Purtonen & Jukka Ihanus
  • Tiimi 4: Marja Eerikäinen, Carita Ylipelkonen, Olli Syrjä & Sanna Pohjola
  • Tiimi 5: Merja Jämsä, Nicola Brun, Raija Haurinen & Marita Risku

Lisäksi projektin kick-off -tilaisuuteen ja asiakasymmärrystyöpajoihin osallistui iso joukko valtionhallinnon henkilöstöä eri virastoista ja organisaatioista. Lämmin kiitos kaikille osallistuneille. Projektin käytännön toteutuksesta vastasivat Saara Saarinen, Tuire Suihkonen & Aura Korhonen / HAUS kehittämiskeskus.

Tutustu työskentelyn yhteenvetoon ja protoihin