Havaintoja valtiolta: Ajatuksia luovasta työstä ja yhteiskehittämisestä

Olen työskennellyt reilut kolme vuotta valtion osaamisen kehittämisen ja oppimisen in-house yhtiössä, HAUS kehittämiskeskuksessa, oppimismuotoilijana sekä palvelu- ja oppimismuotoilun johtavana asiantuntijana. Työssäni olen päässyt tapaamaan satoja valtionhallinnon työntekijöitä. 

Olen vetänyt erilaisia poikkihallinnollisia oppimis- ja palvelumuotoiluprojekteja, kuten Uuden ajan työ valtiolla, Tiedolla johtamisen palvelumuotoiluprojekti, Asiointipisteiden kehittäminen ja AuroraAI:n oppimismuotoilu. Lisäksi olen saanut olla kehittämässä mm. Etelä-Suomen aluehallintoviraston, Veron, Valtion taloudellisen tutkimuskeskuksen, Eduskunnan, Hanselin ja Väyläviraston toimintaa muotoilun menetelmin.

Kolmessa vuodessa eOppiva kasvoi muutamasta tuhannesta kirjautuneesta käyttäjästä 56 000 valtionhallinnon työntekijän oppimisalustaksi. Oppimismuotoiluun ja yhteiskehittämiseen perustuvalla digikoulutusten tuotantomallilla on toteutettu jo yli sata koulutusta, ja lisää tehdään koko ajan. 

Avaan tässä kirjoituksessa omia kokemuksiani luovasta työstä ja yhteiskehittämisestä valtiolla. En esitä näitä yleisinä totuuksina, ainoastaan omina havaintoinani ja muotoilijan pohdintoina siitä, mitä voisi olla. 


Hierarkiat. Niitähän riittää.

Valtiolla on paljon hierarkioita, jotka haittaavat luovaa työtä ja yhteiskehittämistä. Hierarkioiden olemassaolo on ymmärrettävää historiallisistakin syistä. Mutta se mitä on ollut, ei pitäisi määrittää nykyhetkeä ja tulevaisuutta. 

Hierarkiat heijastuvat kaikkeen tekemiseen, erityisesti poikkihallinnolliseen yhteiskehittämiseen. Usein ne luovat esteitä työn etenemiselle. Aika usein olen kuullut, kuinka sitä tai tätä asiaa ei oikeastaan voi tai kannata tehdä, ellei se, tuo tai joku muu ole paikalla tai tee asiaan liittyvää päätöstä. 

Hierarkioista luopuminen olisi iso kulttuurinmuutos, joka ei tapahdu nopeasti eikä helposti. Mutta se olisi ihan tehtävissä, jos tahtoa löytyisi. Mutta löytyykö? En ole ihan varma. Joskus olen pohtinut, että ylläpidetäänkö hierarkioita tarkoituksella. Auttavatko ne perinteistä virkahenkilön työtä? Tuovatko ne jatkuvuuden ja turvallisuuden tunnetta tai tekevät työarjesta helpommin jäsenneltävää?

Luovaan työhön ja yhteiskehittämiseen hierarkiat kuitenkin muodostavat esteitä. Pönötys, pokkurointi ja hierarkkinen päätöksenteko eivät luo kovin hyviä lähtökohtia avoimuuteen, yhdenvertaisuuteen ja luottamukseen pohjautuvalle yhteiskehittämiselle. Hierarkiattomuuden edut luovassa työssä ovat kiistattomia. Ehkä ne pitäisi kuitenkin perustella ja tuoda esille selkeämmin, jotta muutostarve olisi helpommin nähtävissä myös muuttuvassa virkahenkilön työssä?  

Nopea ja hidas työ. Kumpaakin tarvitaan.

Sekä digikoulutusten tekeminen että monet meidän muotoiluprojekteista perustuvat intensiiviseen aikarajattuun työskentelyjaksoon. Sprintti voi kestää muutamia päiviä, viikon tai kaksi viikkoa. Useimmiten ideana kuitenkin on, että kun mennään, niin mennään eikä meinata. Melko usein nopea ja intensiivinen tahti herättää osallistujissa vastustusta ja jopa ahdistusta. Moni tuntuu ajattelevan, että lisäaika automaattisesti parantaa laatua. Omista kokemuksistani niin ei ole juuri koskaan tapahtunut. Siirtämällä deadlineja tai laajentamalla aikaikkunaa, merkittävää parannusta lopputulokseen ei ole useimmiten tullut.

En ajattele, että kaikki asiat pitäisi tehdä nopeasti, intensiivisesti ja sprinttimäisesti. Kumpaakin tarvitaan: sekä nopeaa että hidasta työtä. Työryhmiin pohjautuvassa pitkäjänteisessä, kuukausia tai vuosia kestävässä työskentelyssä valtiolla ollaan varmastikin tosi hyviä. 

Kannustaisin kuitenkin kaikkia tiimejä ja työyhteisöjä kokeilemaan joskus myös intensiivistä, intuitioon pohjautuvaa nopeaa työskentelytapaa esimerkiksi kehittämissprintin parissa. Moni osallistuja on yllättynyt siitä, miten paljon vaikkapa kolmessa päivässä voi saada aikaan ja miten konkreettisia asioita muotoilun menetelmin on mahdollista nopeasti toteuttaa. Kollegani Tuire kirjoitti juuri oppejamme sprinttityöskentelystä AuroraAI-ohjelman parissa.
  

Kieli. No onhan se aika jäätävää kapulaa. Ja herättää tunteita.

Kieli ja kielenkäyttö on merkittävä vallankäytön väline. Hallinto toimii kielen varassa, kuten Hyvä virkakieli -koulutuksessa kerrotaan. Kuitenkin aika iso osa valtionhallinnossa tuotetusta tekstistä on edelleen kapulakielistä, melko vaikeasti ymmärrettävää ja tulkinnanvaraista. Isoja, maailmoja syleileviä sanoja, aika vähän konkretiaa. Paljon lyhenteitä ja erilaisia kirjainyhdistelmiä.

Erityisen paljon tunteita näyttää vuodesta toiseen herättävän sukupuolineutraali kielenkäyttö ja ammattinimikkeet. Suomen kielen lautakunta on jo vuonna 2007 tehnyt suosituksen sukupuolineutraalin kielenkäytön edistämiseksi sekä tehtävänimikkeiden muuttamisesta sukupuoleen viittaamattomiksi. Tämä on konkreettinen esimerkki muutoksen hitaudesta; 14 vuotta myöhemmin edelleen pidetään vahvasti kiinni virkamiehestä ja esimiehestä. Miksi? Maailma on täynnä vaikeita ja monimutkaisia asioita, ja sitten olisi tällaisia hyvin helposti muutettavia. 

Jokaisella ihmisellä on mahdollisuus omalla toiminnallaan suoraan vaikuttaa siihen, millaista kieltä käytämme, millaista kieltä haluamme lapsillemme välittää, ja millaista yhteiskuntaa kielen avulla rakennamme. Jos esihenkilö tai virkahenkilö aluksi tuntuu oudolta, niin mitä enemmän sitä käyttää, sen nopeammin siihen tottuu. Omaan korvaani esimies kuulostaa jo todella vanhanaikaiselta.

Poikkihallinnollisuus. Helppo sanoa, mutta ei niin helppo toteuttaa.

Kaikilla lienee yhteinen tahtotila poikkihallinnollisen työn lisäämiseen sekä valtion sisällä että ulospäin. Juhlapuheista on kuitenkin pitkä matka käytännön tekemiseen. Olemassa olevia rakenteita poikkihallinnollisen työn tukemiseen on vähän, tai ne ovat ainakin hyvin piilossa. Kuukausipalkalla työskentelevän on helppo kutsua koko muu yhteiskunta mukaan kehittämiseen kehittämisen ilosta. “Rakkaudesta lajiin” -ajattelulla saadaan kuitenkin mukaan vain jo valmiiksi yhteiskunnallisten asioiden kehittämisestä kiinnostuneet ihmiset.

Valtion sisällä poikkihallinnollinen kehittäminen näyttäytyy monelle työarjesta irrallisina projekteina. Eräässä työpajassa yksi osallistuja totesi: “Kuule kehittäjät kehittää, me tavikset tehdään töitä”. Olen palannut siihen ajatuksissani monta kertaa. Vaikka se oli ehkä ironisesti heitetty kommentti, kiteytyy siihen minusta jotain oleellista valtionhallinnon kulttuurista.

Valtiolla työskentelee todella kovan luokan substanssiammattilaisia, korkeasti koulutettuja ja fiksuja ihmisiä, joiden kanssa on mahtava tehdä töitä. Moni valtiolla työskentelevä kokee työnsä “kutsumusammattina”, ja melkein kaikkia yhdistää halu vaikuttaa yhteiskuntaan. Ihmiset tekevät pitkiä työuria, puhuvat “valtionhallintoa” ja uivat sujuvasti systeemissä. Rekrytoinneissa painotetaan valtionhallinnon työkokemusta. Valtionhallinto saattaa siten tuntua myös melko sisäänpäin lämpiävältä.   

Mitäpä jos kaikkien valtiolla työskentelevien olisi pakko mennä työkiertoon viiden vuoden välein? Mukana olisi ministeriöiden ja virastojen lisäksi valtion in-house yhtiöt ja koko muu julkinen sektori. Miksei yksityinenkin. Uskon, että kaikille pakollisella työkierrolla voitaisiin välttää kuplautumista, siiloutumista ja omaan substanssiin sokeasti rakastumista. Samalla se avaisi mielenkiintoisia kehittymismahdollisuuksia myös pitkään valtiolla työskennelleille ilman pelkoa siitä, että jos välillä lähtee muualle, menettää asemansa.

Ihmiskeskeisyys. Siihen on vielä matkaa.

Ihmiskeskeisyys on valtiolla viime vuosien aikana noussut esille eri yhteyksissä. Teema on vahvasti esillä myös Julkisen hallinnon uudistamisen strategiassa. Mutta mitä sillä oikeastaan tarkoitetaan? Miten käytännössä suunnitellaan ja toteutetaan ihmiskeskeisiä julkisia palveluja? Asia on erityisen ajankohtainen digitalisaation ja tekoälyn yhteydessä. Algoritmit voivat pahimmillaan olla syrjiviä ja epätasa-arvoistavia, ja digitalisaatio poissulkevaa. Mm. näitä asioita pohdimme Näkökulmia ihmiskeskeisyyteen -koulutuksessa, jota suosittelen lämpimästi kaikille.

Kaupungit ja kunnat ovat kehittäneet hienoja kaupunkilaisten osallistumismahdollisuuksia. Myös valtiolla yksittäiset virastot ovat tehneet paljon työtä esimerkiksi palkkaamalla palvelumuotoilijoita parantamaan palveluita erityisesti kansalaisten suuntaan. Valtiolla tehdään kuitenkin edelleen paljon päätöksiä valtionhallinnon omassa kuplassa.

Mitäpä jos valtiolla olisikin yhteinen “kansalaispooli”, alusta ja toimintatapa, jossa kaikki päätökset  testattaisiin niillä, joiden elämää päätökset ensisijaisesti koskettavat. Tai entäpä jos kaikki palvelut suunniteltaisiin yhdessä niiden todellisten käyttäjien kanssa? Kyse ei olisi pelkästä digitaalisesta alustasta, vaan ennen kaikkea ajattelutavan muuttamisesta. Voisiko vaikkapa johtajien koulutukseen arpoa satunnaisotoksella mukaan kansalaisia ideoimaan heitä koskevia päätöksiä ja toimenpiteitä? 

Ihmiset. Ihan mielettömiä!

Valtiolla on töissä todella sitoutuneita, korkeasti koulutettuja ja hauskoja tyyppejä. Parasta työssäni onkin ollut tutustua erilaisiin ihmisiin ja kumota myös omia ennakkoluulojani. Jostain syytä kuvittelin, että data-analyytikot olisivat melko kuivakkoja tyyppejä. Mutta päinvastoin, he ovatkin osoittautuneet huumorintajuisiksi ja rennoiksi asiantuntijoiksi, joiden kanssa olen päässyt pohtimaan datan ja designin välistä suhdetta monessa mahtavassa keskustelussa. 

Entäpä sitten juristit. No, juristien ja muotoilijoiden lähestymistapa asiaan kuin asiaan on usein melko erilainen, eri tulokulmista. Uskon kuitenkin oppineeni ymmärtämään vähän myös juristeja. Kumpaakin tarvitaan: sekä juristin että muotoilijan ajattelua. Määrällisesti mitattuna juristeja taitaa valtiolla olla aika paljon enemmän, mutta onneksi meidän muotoilijoidenkin määrä koko ajan kasvaa.

Ihan parhaita hetkiä ovat olleet ne, kun virkahenkilön virkaolemuksen takaa on kuoriutunut oikea persoona ja ihminen, jonka kanssa on muodostunut aitoja ja koskettavia kohtaamisia. Suuret kiitokset kaikille valtiolla työskenteleville, jotka ovat olleet mukana meidän projekteissa ja avanneet ovia sekä heittäytyneet mukaan kokeilemaan ja tekemään. 

Isoin kiitos aivan mahtavalle HAUSin porukalle, joiden kanssa ollaan naurettu, kokeiltu, kehitetty, kohellettu, onnistuttu ja otettu harha-askelia. Työyhteisöltä ja kollegoiltani olen saanut apua, tukea, empatiaa, sympatiaa, tsemppiä ja ennen kaikkea rohkeutta olla oma itseni.

Kohti uusia tuulia

Intohimo yhteiskunnalliseen muutokseen, oppimiseen ja muotoiluun jatkuu. Siirryn kesälomien jälkeen Sitraan yhteiskunnallisen koulutuksen johtavaksi asiantuntijaksi. Yhteistyö monen valtion toimijan ja erityisesti HAUSin kanssa säilyy toivottavasti tiiviinä. Oppimis- ja palvelumuotoilu jatkuu HAUSissa uusien projektien parissa, lisätietoja HAUSin verkkosivuilta.

Leppoista kesää kaikille!
Ollaan yhteyksissä jatkossakin. 

Saara Saarinen
johtava asiantuntija, oppimis- ja palvelumuotoilu
LinkedIn
Twitter