Ulosoton organisaatio uudistui täysin, kun aiemmista 22 ulosottovirastosta syntyi yksi valtakunnallinen Ulosottolaitos. Muutos oli lähtölaukaus jatkuvalle kehittämiselle. Kaiku-työelämähanke herätti jopa yllättävän suuren uudistumishalun ja -innon, joten työ jatkuu.
Ulosottolaitos organisoitui joulukuusta 2020 alkaen yhdeksi valtakunnalliseksi virastoksi. Muutoksen myötä moni muuttui: toimintoja siirtyi yksiköiden välillä, tiimi- ja esimiesrakenteet muuttuivat, uusia palveluja, rooleja ja tehtäviä syntyi. Samalla perustettiin valtakunnallinen Yhteiset palvelut -toimintayksikkö ja startattiin sen toiminnan käynnistämiseen liittyvät massarekrytoinnit.
”Rakenneuudistus johti siihen, että syntyi tarve kehittää toimintoja ja työnkulkuja sekä kuvata niitä. Oli erittäin hyödyllistä, että Kaiku-hanke kulki toiminnan organisoitumisen ja työtapojen kehittämisen tukena erityisesti Ulosottolaitoksen Yhteiset palvelut -toimintayksikössä, mutta myös toimintayksiköt ylittävissä prosesseissa koko vuoden 2021 ajan”, palvelujohtaja, projektijohtaja Minna Mattila sanoo.
Muutos entisen ja nykyisen välillä on Mattilan mukaan jättiläismäinen. ”Aiemmin Ulosottolaitoksen itsenäisillä virastoilla oli omat eriytyneet tapansa toimia, mutta muutos toi kaikki ja noin 450 Yhteiset palvelut -toimintayksikköön sijoittunutta henkilöä äkkiä yhteen. Olimme uuden äärellä, jossa työntekemisen tavat piti uudistaa ja yhtenäistää.”
”Toimme yhteen eri toimintayksiköitä ja haastoimme uudenlaiseen ajatteluun”
Yhteisiä palveluja ammattiylpeydellä, yhdessä rakentavasti ja suunnitelmallisesti -hankkeen tavoitteena oli kehittää ja sujuvoittaa uudistuneen Ulosottolaitoksen sisäistä yhteistyötä. Yksi keskeisistä asioista oli konkreettisten prosessikuvausten ja -kaavioiden toteuttaminen.
”Prosessien kehittämistyötä ja kaavioiden kuvaamista tehtiin yhteiskehittämisen menetelmin osallistamalla työpajatyöskentelyyn sekä palvelumuotoilun keinoja käyttäen. Henkilöstö sai mahdollisuuden osallistua omien työskentelytapojensa kehittämiseen”, projektikoordinaattori Essi Äijälä kertoo.
Prosessikaavioita työstäessä tuotiin yhteen eri toimintayksiköitä, haastettiin uudenlaiseen ajatteluun ja uudistettiin toimintakulttuuria. Visualisointi tuli vahvasti esiin myös työstettäessä erilaisia käsikirjoja ja manuaaleja, joissa hyödynnettiin viraston graafista ohjeistusta.
Esimerkiksi realisoinnin erilaisia toimintatapoja läpikäymällä, niitä kehittämällä ja yhtenäistämällä sekä huomioimalla eri täytäntöönpanolinjat, alueet ja yksiköt, saatiin vähitellen luotua valtakunnallisia prosessikaavioita. Tästä syntyi myös realisoinnin sähköinen käsikirja, jonka merkitys työkaluna on nyt suuri.
”Yllätysprojektina esiin nousi tekoälyn käyttömahdollisuuksien kartoittaminen”
Yhtenä osa-alueena Kaiku-hankkeessa oli mittareiden ja indikaattoreiden kehittämisen edistäminen Yhteiset palvelut -toimintayksikössä. Koordinaattori Hetaliisa Nurmen luotsaamassa mittarityöskentelyssä hyödynnettiin muun muassa työryhmätyöskentelyä ja osallistavia yhteispalavereista.
Työntekijäkokemuksen parantamiseen tähdättiin muun muassa työhyvinvointiteemaisin ja osallistavin henkilöstötilaisuuksin. Teemoihin kuuluivat mielen joustavuus muutostilanteissa, itsensä johtamisen taidot, tiimityöskentely ja työyhteisötaidot. Kuhunkin tilaisuuteen saatiin noin 200 osallistujaa.
Hankkeen aikana tuli esiin uusia yllätysprojektejakin, kuten tekoälyn käyttömahdollisuuksien kartoittaminen kirjaamotoiminnoissa. ”Tämä koettiin innostavana ja uuteen ajatteluun henkilöstöä haastavana. Kirjaamon kehittäminen kartoittamiemme tekoälyn ja järjestelmäkehityksen menetelmin jatkuu keskushallinnon ja Yhteisten palvelujen yhteistyönä”, Äijälä sanoo.
Paljon muutakin saatettiin vuoden aikana alulle. Yllättävä tuloksena esiin nousi esimerkiksi innostus Lean-ajatteluun sekä prosessien kehittämiseen Leanin avulla. Tämän seurauksena Yhteiset palvelut päätyi kouluttamaan kolme osastosihteeriä muutosohjaajiksi eli Lean-parannusprojektien vetäjiksi.
”Kyse ei ole muutoksesta vaan jatkuvasta kehittämisestä”
Keväällä 2022 Ulosottolaitoksella on puolentoista vuoden kokemus yhdestä valtakunnallisesta virastosta. Miltä uudessa Ulosottolaitoksessa nyt näyttää?
”Uudet työntekemisen tavat ovat lähteneet sujumaan. Olemme onnistuneet poistamaan päällekkäisiä tehtäviä ja asettuneet uuteen toimintakulttuuriin. Huomaamme koko ajan uusia kehityskohteita, joten työ jatkuu. Kaiku-hanke oli ikään kuin lähtölaukaus jatkuvalle kehittämiselle”, Mattila tuumii.
”Vielä on vähän vanhasta irtautumisen taakkaa ja päivittäin kohtaamme uusia haasteita, mutta eteenpäin mennään. Jos ennen sammuttelimme arjen tuhansia tulipaloja, nyt olemme nousseet paniikkinappulan päältä ja opimme koko ajan uutta. Vanhaan malliin ei ole kaipuuta”, Pohjois-Suomen toimistopäällikkö Tero Rojola kuvailee.
Innostus kehittämiseen ja uudistumiseen sai lisäpotkua Kaiku-hankkeen saadessa jatkorahoitusta. Tänä vuonna saatuja oppeja jalostetaan eteenpäin Yhteisten palveluiden tietojohtamisen ja uudistumiskyvyn edistämiseen.
”Kaiku-hanke oli lähtölaukaus jatkuvalle kehittämiselle”, Minna Mattila sanoo.
Tärkeimmät opit – TOP 7
- Herääminen jatkuvaan muutokseen.
- Koko henkilöstön osallistaminen.
- Yhteistyön merkitys.
- Yhteisöllisyyden merkitys.
- Uudistumiskyvyn herääminen.
- Keskeneräisyyden sietäminen.
- Usko siihen, että itse voi vaikuttaa.
Ulosottolaitos lyhyesti
Ulosottolaitos on oikeusministeriön alainen virasto, joka hoitaa ulosottotoimelle laissa säädetyt tehtävät itsenäisesti ja riippumattomasti. Ulosotto panee hakemuksesta täytäntöön tuomioistuimien antamia tuomioita sekä perii suoraan ulosottokelpoisia saatavia, kuten sakkoja, veroja ja vakuutusmaksuja. Ulosottolaitoksen 64 toimipaikan verkosto kattaa koko Suomen.
