Oikeusministeriön hallinnonalalla toteutettiin viime vuonna laaja, kaikki sektorit kattava tiedolla johtamisen kypsyyskartoitus. Kaiku -kehittämisrahalla aiemmin ministeriölle tehty kartoitus saatiin skaalattua koko hallinnonalan laajuiseksi ja samalla tiedolla johtamisen kehittämiseen saatiin toimintaa ohjaava rakenne.
Tiedolla johtaminen käsitteenä on samaan aikaan selkeä ja vaikeasti tartuttava. Tietokiri -hankkeessa tiedolla johtaminen määriteltiin johtamis- ja toimintamalliksi, jossa hyödynnetään ja analysoidaan tietoa ja dataa, tuoden sitä osaksi päätöksentekoprosessia. Tieto voi tulla prosessiin joko syötteenä tai parhaina käytäntöintä määrittämään itse prosessia. Käsitteen käännökset ovat myös kirjavia mikä vaikeuttaa englanninkielisen tutkimuksen seuraamista. Käsitteen kirkastaminen on kuitenkin edellytys sille, että hallinnonalalla käsitys siihen liittyvistä tavoitteista ja mahdollisuuksista selkenee.
Tiedolla johtaminen dataa hyödyntämällä on määritelmänä yksinkertainen, mutta antaa vähän eväitä käytännön tekemiseen. Siksi tiedolla johtaminen linkittyy etenkin johtamisen kehittämiseen. Johtamista tuetaan viitekehyksillä kuten tasapainotettu tuloskortti, LEAN tai Virta -malli ja nämä luovat konkreettisia tarpeita sille, millaista dataa johtamiseen tarvitaan. Parhaimmillaan viitekehykset on räätälöity kunkin hallinnonalan toimintaa tukeviksi ja esimerkiksi tasapainotetusta tuloskortista on jo aiemmin tehty kuntasektorille versio, jossa asiakasnäkökulman korvaa yhteiskunnallisen vaikuttavuuden näkökulma.
Oikeuslaitostyöryhmän havaintoja
Oikeuslaitostyöryhmä on nostanut tiedolla johtamisen teeman yhdeksi keskeisimmäksi läpileikkaavaksi kyvykkyydeksi. Tavoitteena on johtaminen, joka perustuu ajantasaiseen, yhteismitalliseen ja analysoituun tietoon sekä strategiseen ennakointiin. Tämä edellyttää yhtenäisiä tietorakenteita, luotettavia mittareita ja toimivia analytiikkaratkaisuja, joiden avulla voidaan muodostaa kokonaiskuva oikeuslaitoksen toiminnasta yli prosessi- ja organisaatiorajojen. Samalla korostuu tarve tuoda tiedon hyödyntäminen osaksi jokapäiväistä johtamista, eikä ainoastaan raportointia varten tuotettuna tietona.
Oikeuslaitostyöryhmän muistio liittää tiedolla johtamisen tiiviisti digitalisaation, tekoälyn ja yhteisten teknologiaratkaisujen kehittämiseen. Tiedon hyödyntäminen edellyttää, että operatiiviset järjestelmät, tietoalustaratkaisut ja analytiikka muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden, jossa tieto liikkuu sujuvasti ja säilyttää merkityksensä. Tekoälyn ja automaation mahdollisuuksia pidetään merkittävinä erityisesti tietojen käsittelyn tehostamisessa ja päätöksenteon tukemisessa, kuitenkin siten, että lainkäyttö perustuu jatkossakin inhimilliseen harkintaan.
Keskeinen havainto on ollut toiminnan siiloutuneisuus. Useat kehittämishaasteet liittyvät siihen, että prosesseja tarkastellaan yksittäisten organisaatioiden tai toimintojen näkökulmasta eikä kokonaisuutena. Tiedolla johtaminen nähdään keinona ylittää nämä rajat: yhtenäiset tietovirrat, mittarit ja analyysikäytännöt mahdollistavat kokonaisvaltaisemman ohjauksen sekä resurssien kohdentamisen koko oikeudenhoitoketjun tasolla.
Tiedolla johtamisen nykytila
Kaiku-hankkeessa nykytilakartoituksen tekijäksi valittiin Creatido Oy, joka on toteuttanut muillekin hallinnonaloille vastaavia selvityksiä. Kartoitus tehtiin erillisenä kaikille kuudelle hallinnonalan sektorille sekä Oikeusrekisterikeskuksen viranomaistoimintaan. Nykytilakartoitus sisälsi avoimen verkkokyselyn, avainhenkilöiden syvähaastattelun sekä asiantuntijan tekemän auditoinnin, joka käytiin läpi kunkin sektorin kanssa erikseen työpajassa. Verkkokyselyyn saatiin kaikkiaan 754 vastausta ja haastatteluja järjestettiin 32.
Sektorikohtaiseen selvitykseen päädyttiin niiden erilaisten luonteiden takia. Toisaalta haluttiin myös antaa jokaiselle sektorille räätälöityä tilannekuvaa siitä, mihin jatkokehittämistä kannattaisi suunnata. Vastaavia selvityksiä tehdään monesti koko hallinnonalan yhteisinä, mutta tällä kertaa katsottiin, että tämä tapa voisi jättää pimentoon kehittämisen kannalta olennaisia havaintoja.
Creatidon viitekehyksessä tiedolla johtamisen nykytila määrittyy seitsemän teeman ja 14 osa-alueen kautta. Kaikkiaan 75 mittaria kuvaa kutakin osa-aluetta eri tarkastelukulmista. Mikäli selvitys toistetaan säännöllisin välein, mukaan tulee uusi mittari kuvaamaan muutosvaikutusta.
Ensimmäisellä analyysikerralla oikeusministeriön hallinnonalan sektorit saivat kypsyyden kokonaistasosta arvoja 2,62 – 3,33 välillä koko valtionhallinnon keskiarvon ollessa 3,04. Lähtötaso asettui siis jo valtionhallinnon keskitasolle ja tätä voidaan pitää hyvänä lähtökohtana systemaattisen kehittämistoiminnan käynnistymiselle.
Mittarien antamat tulokset muodostavat kokonaisindeksin, joka seuraavassa kaaviossa on esitetty osa-alueittain:
Matalimmat arviot osa-alueista on saanut tiedolla johtamisen systemaattisuus, siihen kohdistuvat kehittämispanostukset, raportointi ja analytiikka kyvykkyytenä, tiedon johtaminen, tiedolla johtamisen kulttuuri, sen rooli organisaation johtamisessa ja tiedolla johtamisen prosessi kokonaisuudessaan.
Merkittävä havainto analyysissa on ollut myös se, että kysely ja auditointi ovat tuottaneet selkeästi erilaisia tuloksia, kun teemana on ollut esimerkiksi tiedon hyödyntämisen käytännöt ja kyvykkyys. Kyselyvastaukset ovat nähneet näiden teemojen tilan selkeästi parempana kuin auditointi.
Kartoituksen loppuraportissa esitetään kehityskohteita johtamisrakenteisiin, tiedolla johtamisen asemaan ja systemaattiseen kehittämiseen. Monessa asiassa käytäntö saattaa olla ihan toimiva, vaikka siihen liittyviä prosesseja ja toimintatapoja ei olisikaan erikseen kuvattu. Esiin nostetaan myös se, että silloinkin kun seuranta tukee johtamisen tarpeita, se on luonteeltaan etupäässä määrällistä eikä laadullista tai vaikuttavuutta kuvaavaa tietoa juurikaan ole.
Seuraavat askeleet
Nykytilakartoituksessa käytetty teemojen, osa-alueiden ja mittarien muodostama viitekehys on nähty hyödyllisenä jatkokehityksessä. Nykytilakartoitus tuotti myös eväitä tulosohjaukseen ja kaikki sektorit tarttuivat haasteeseen kullekin sopivimmalla tavalla: tiedolla johtamisen kyvykkyyttä kehitetään nyt sektorikohtaisilla kehittämistiekartoilla sekä luomalla organisaatioihin uusia rooleja. Nykytilakartoitus on tarkoitus uusia keväällä 2028 jolloin saadaan suoraa palautetta nyt käynnissä olevien toimenpiteiden vaikuttavuudesta.
Oikeusministeriön hallinnonalalla tiedolla johtamisen kehittämistä on koordinoitu yhteistyöryhmässä, jonka toimikausi päättyy kuluvan vuoden lopussa. Yhteistyöryhmä on muodostanut foorumin yhteiskehittelylle, parhaiden käytäntöjen jakamiselle ja läpileikkaavien prosessien ja raportoinnin pilotoinnille. Yhteistyöryhmälle ei kuitenkaan asetettu varsinaista rahoitusta eikä se siksi perustanut työryhmiä tai projekteja, mutta sen toiminnan luonne tuki hyvin koko hallinnonalan yhteisen kehittämisen alkuvaihetta.
Oikeusrekisterikeskuksessa valmistellaan parhaillaan tiedolla johtamisen kehitysohjelmaa. Sen sisällöksi on kaavailtu mm. asiantuntijapalveluiden yhteishankintaa, avainrooleihin liittyviä verkostoja, menetelmien pilotointia, osaamisen kehittämisen uusia muotoja sekä teknisten kyvykkyyksien kuten datakatalogin ja tietoturvallisen käyttöympäristön pilotointia. Yhteiskehittelyn ja vertaisoppimisen roolia ei voi kylliksi korostaa. Tiedolla johtamisen hankkeissa erityisenä riskinä on lähestyä niitä teknologisina hankkeina, esimerkiksi ajatellen, että uusi data-alusta tai raportointikyvykkyys automaattisesti nostaa koko tiedolla johtamisen tasoa.
Ohjelman määräajan aikanaan päättyessä hallinnonalalla odotetaan olevan pysyvät rakenteet tiedolla johtamisen tukemiseen paitsi sektorien omien kyvykkyyksien, myös Oikeusrekisterikeskuksen palvelukeskustoiminnan kautta. Kaiku -hankkeessa käyttöönotettu arviointikehys tukee tätä kehitystä antamalla sille muodon ja sisällön.
Kirjoittaja: Timo Ruohomäki, Oikeusrekisterikeskus