Kunta-valtio –jalostamossa muotoiltiin ongelmia, löydettiin ratkaisuja ja oivallettiin uutta

Kaikkien aikojen ensimmäinen kunta-valtio –jalostamo huipentui tiimien tuotosten, oppien ja oivallusten esittämiseen 5.10. pidetyssä loppukaronkassa. Kuntaliiton ja valtiovarainministeriön yhteinen prosessi käynnistyi keväällä 2020, kun päätimme yhdistää valtionhallinnon Kokeilukiihdyttämön ja kuntasektorin Kokeilujalostamon opit ja kokemukset. Samalla otettiin selkeämmin askel kohti palvelumuotoiluosaamista hyödyntävää asioiden valmistelua.

Ajatuksena oli, että Työ 2.0 Lab olisi tarjonnut puitteet jalostamolle – myös fyysisesti. Toisin kuitenkin kävi ja koko jalostamo-prosessi toteutettiin virtuaalisesti. Jalostamon fasilitoijaksi valittiin kilpailutuksen jälkeen Silverplanet, jonka palvelumuotoilijat hoitivatkin homman ammattitaitolla.

Henkisesti jalostamo-konsepti sujahti Työ 2.0 Labin filosofiaan mainiosti: erilaista osaamista ja kokemusta sekä valtionhallinnosta että kuntasektorilta yhdistävät tiimit etsivät ratkaisuja yhdessä tunnistettuihin ongelmiin. Jalostamo edisti omalta osaltaan myös hallitusohjelmaan kirjattuja lupauksia – erityisesti lupausta hallinnon jatkuvasta oppimisesta ja lupausta uudenlaisesta vuorovaikutuksesta.

Kuusi tiimiä, neljä työpajaa, rajojen ylittämistä ja siltojen rakentamista

Mukana prosessissa oli 6 tiimiä, joiden työstämät teemat olivat hyvin moninaisia, kattaen mm. asiakasmaksujen ja toimeentulotuen yhteensovittamista, ulkomaalaisen yrityksen perustamisen sujuvoittamista, ympäristölupaprosessiin liittyvien viranomaisten yhteistyön lisäämistä sekä valtion ja kuntien toimijoiden yhteisen asiakaspalvelu- ja toimitilakonseptin muotoilua. Työpajoja oli yhteensä neljä ja ne ajoittuivat ajalle toukokuun loppu – syyskuun loppu. Yhteistä kaikille tiimeille oli, että niissä pyrittiin saamaan jotakin asiaa asiakkaalle helpommaksi digitaalista ratkaisua hyödyntäen. Toinen yhdistävä tekijä oli, että ratkaisun löytyminen edellyttää moniammatillista yhteistyötä. Monelle tiimille tyypillistä oli myös se, että työn alla oleva teema tai ilmiö ei suoraan osu mihinkään olemassa olevaan hallinnolliseen rakenteeseen tai organisaatioon, vaan edellyttää uudenlaista, verkostomaista yhteistyötä, sitoutumista yhteiseen tavoitteeseen ja yhdessä sovittua työnjakoa.

Tervettä kyseenalaistamista

Työpajoissa käytiin aktiivista keskustelua esteistä, pullonkauloista ja yhteistyön paikoista. Jalostamon aikana tiimeille kirkastui, mitä tehdä seuraavaksi. Tekemällä näkyväksi eri toimijoiden prosesseja lisättiin ymmärrystä erilaisista toimintatavoista ja päästiin pureutumaan paremmin yhteen toimiviin palvelukokonaisuuksiin. Tiimeissä kyseenalaistettiin myös terveellä tavalla nykyisiä toimintatapoja ja ajattelua sekä pohdittiin, mitä tarvitaan, jotta asiakkaan pompottelu luukulta toiselle saadaan loppumaan. Yksi tiimeistä päätyi siihen, että asiaa koskeva voimassa oleva monimutkainen lainsäädäntö täytyy uudistaa.

Kipukohtien tunnistamista ja näkyväksi tekemistä

Mahdollista uutta kunta-valtio –jalostamoa silmällä pitäen kysyimme myös osallistujien terveisiä toetukseen. Vaikka parannettavaakin jäi, oli palautteen antajista lähes 90 % oli sitä mieltä, että jalostamo oli heidän työnsä etenemisen kannalta onnistunut. Tässä muutamia saamiamme palautteita:

Parasta oli yhteisen vuoropuhelun syntyminen. Alkuun kaikki puhuivat omaa kieltään, lopussa oli yhteinen tavoite”.

”Työpajoissa käydyt keskustelut vahvistivat aiempia käsityksiämme monella tapaa ja samalla myös näkemystä siitä, että enemmän tarvitaan tekemistä puheen sijaan”.

”Keskustelua käytiin hyvin avoimesti ja siinä ilmeni hyvin organisaatiokohtaisten ratkaisujenkeskinäinen toimimattomuus. Kipukohdat löydettiin”.

”Lisää tällaista poikkihallinnollista yhteiskeskustelua, se on erittäin hyödyllistä ja todella jalostaa näkemyksiä siitä, miten päästään yhteisesti optimaaliseen tulokseen”.

”Kunta-valtio jalostamo on todella hieno tapa kehittää asioita yhdessä, yhteisvoimin ja yhteiseen tavoitteeseen pyrkien. Olen kiitollinen, että sain olla mukana ja tulen mielelläni uudelleen, kun osaamisestani on hyötyä.”

Virpi Einola-Pekkinen

Kirjoittaja toimii kehittämispäällikkönä valtiovarainministeriössä