Case: Analytiikkaa HR-kumppanuuden tueksi

Mitä ongelmaa ratkaistiin ja miksi?

• Useissa valtion virastoissa on käynnistynyt tai käynnistymässä erilaisia HR-kumppanuuteen liittyviä hankkeita.
• Tarkoituksena on tiivistää henkilöstöhallinnon yhteyttä muihin yksiköihin, tuoda päivittäiseen johtamiseen lisää henkilöstöhallinnollista näkökulmaa ja kehittää henkilöstösuunnittelua.
• Tarvitaan entistä enemmän laadukasta ja havainnollisesti esitettyä HR-tietoa sekä analytiikan keinoilla jalostettuja ratkaisuja henkilöstöhallinnon käyttöön.
• Osa tietotarpeista on yhteisiä ja virastorajat ylittäviä, mutta yksilöllisiinkin tarpeisiin voidaan räätälöidä niihin soveltuvia toteutuksia.

Mitä tehtiin?

• Asiakasviraston tietotarpeista ensimmäisenä tarkasteltiin henkilöstörakenne ja henkilöstön poissaolot. Näin saatiin käytettävissä olevan henkilöstön keskimääräinen osuus.
• Henkilöstörakennetta kuvattiin visualisoimalla numeerista Excel-aineistoa.
• Työaikatietojen perusteella lasketussa työssäoloprosentissa kokonaistyöajasta on vähennetty erilaiset lomat, vapaat ja muut palkalliset poissaolot.
• Työssäoloprosentti määriteltiin eri organisaatiotasoille aina henkilöihin asti ja sen seurantaa varten tehtiin visualisointiohjelmalla päivitettävä raporttipohja.
• Sairauspoissaoloista tuotettiin visuaalinen päivitettävä raporttipohja myös varhaisen tuen tarpeen seurantaan.
• Molemmat pohjat on laadittu kerroksittaisiksi ja eri tietokerroksia voidaan hyödyntää tilanteen mukaan: Virastonäkymää esimerkiksi johtoryhmässä ja henkilönäkymää esimiehen ja alaisen välisissä keskusteluissa.

Mitä seuraavaksi?

• Seuraavaksi selvitetään henkilöstön tulevaa poistumaa sekä rekrytointitarpeiden ennakointimahdollisuutta.
• Sairauspoissaoloista voitaisiin vakioida taustatekijät kuten ikä, sukupuoli ja henkilöstöryhmä. Tällöin erityisesti lyhyisiin poissaoloihin jäävä vaihtelu voisi toimia liiallisen työmäärän tai heikon työilmapiirin indikaattorina.
• Myös ylityö- ja tuntisaldotietojen yhdistämisellä sairauspoissaolotietoihin henkilö- ja yksikkötasolla voitaisiin saada ennakoivaakin näkymää työssäjaksamisen tukemiseen.
• Osaamista koskevan tiedon yhdistämismahdollisuus henkilömäärätietoon toisi merkittävän lisän henkilöstösuunnitteluun, erityisesti rekrytointitarpeiden määrittelyyn.

Haluatko kuulla lisää tai keskustella mahdollisesta yhteistyöstä?
Ota meihin yhteyttä:

• analysointipalvelut (at) palkeet.fi