Tietokiri avaa uusia mahdollisuuksia tiedolla johtamiseen

Tietojohtaminen, tiedon johtaminen ja tiedolla johtaminen. Vaikkei heti uskoisi, nämä kolme käsitettä merkitsevät eri asioita, ja erojen tunnistaminen on keskeistä, mikäli haluaa päästä sisälle Tietokirin maailmaan. Tietokirin hankepäällikkö Olli Ahosen mukaan Tietokiri koostuu nimittäin kaikista kolmesta. 

Tietojohtaminen on kattokäsite, joka jakautuu tiedon johtamiseen ja tiedolla johtamiseen. Tiedon johtamisella tarkoitetaan informaationhallintaa ja tiedolla johtamisella puolestaan tiedon hyödyntämistä. 

”Hankkeen tavoitteena on ennen kaikkea tietojohtamisen kehittäminen. Tiedon johtamisella hallitsemme kerättyä dataa ja hyödynnämme sitä esimerkiksi tuottamalla analysointi- ja raportointipalveluita. Ohessa on kuitenkin muotoutumassa muutakin palveluntuotantoa”, Ahonen avaa.

Tietokirillä tavoitellaan mutkatonta pääsyä tietovarantoihin

Vaikka yksityiskohtiin paneutumalla Tietokiri saattaakin vaikuttaa monimutkaiselta data-analyysiin perustuvalta hankkeelta, on sen tarkoitus kuitenkin päinvastainen. Tietokirin tavoitteena on nimenomaan valtionhallinnon eri tietovarantojen yhdistäminen yhdelle tietoalustalle, jonka rajapinnassa tiedot olisivat kaikkien saatavilla ja helposti hyödynnettävissä. 

Tietokiri onkin julkishallinnon analysointi- ja raportointipalveluiden kehittämishanke, jonka ylätason tavoitteena on saattaa julkishallinto tiedolla johtamisen edelläkävijäksi. 

”Analysoidun tiedon kautta syntyy parempia päätöksiä, ja sillä edistetään myös avoimempaa johtamiskulttuuria”, Ahonen tarkentaa.

Yhteisistä palveluntuottajista hankkeessa ovat mukana Valtiokonttori, valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet, valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori,

 Hansel Oy, Haus kehittämiskeskus Oy, Senaatti-kiinteistöt sekä Digi- ja väestötietovirasto. 

Haasteiden ylittäminen

Tietokirin verkosto on hyvin monitahoinen, mikä aiheuttaa omat haasteensa.

”Näin monesta palveluntuottajasta koostuvan verkoston johtaminen on toki haasteellista. Kullakin konsernipalvelun tuottajalla on omat lakisääteiset tehtävät, jolloin yhteisten tavoitteiden ja päämäärien jakaminen vaatii vielä kehittämistä.”

Toisena suurena haasteena Ahonen mainitsee sen, että valtionhallinnossa ei ole vielä tahoa, jolla olisi oikeus hyödyntää näitä tietovarantoja laajasti. Tämän takia Tietokirin ensimmäisessä vaiheessa (20172019) käynnistettiin lakimuutoksen valmistelu, jonka seurauksena Valtiokonttorin sekä talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeiden tehtäväksi tulee analysointi- ja raportointipalveluiden tuottaminen. Lakimuutoksen on tarkoitus astua voimaan syksyllä 2020. 

”Ilman lakisääteistä tehtävää, emme pääse henkilötietoihin käsiksi. Henkilöiden tietosuojan varmistamiseksi ennen tietojen tiedon analysointia henkilötiedot pseudonymisoidaan, eli tunnisteellinen henkilötieto muutetaan koodeiksi. Ennen analyysin tulosten julkaisua tiedot anonymisoidaan, siten ettei analyysissä käytettäviä henkilötietoja voida tämän jälkeen enää yhdistää kehenkään tiettyyn ihmiseen.” 

Lisäksi ensimmäisessä vaiheessa Valtiokonttoriin palkattiin neljä data-analyytikkoa, jotka tuottivat noin 100 case-kuvausta koottujen tietovarantojen pohjalta. Analyysejä syntyi niin sairauspoissaoloista kuin valtion virastojen välisestä vaihtuvuudestakin.

”Analytiikkacaset tehdään asiakaskohtaisesti, mutta kun tulee riittävän kiinnostava aihe, yhteen tapaukseen tuotettua analytiikkaa olisi tarkoitus skaalata laajemminkin hyödynnettäväksi”, Ahonen painottaa.

Tietokiri jatkuu

Alkuvuodesta käynnistyneen Tietokirin toisen vaiheen tavoitteena onkin kehittää eteenpäin ensimmäisessä vaiheessa havaittuja asiakokonaisuuksia. Esimerkiksi Tietokirin sisäisiä projekteja pyritään toisessa vaiheessa hallitsemaan ketterämmin, jotta jokaisen toimijan rooli olisi kokonaiskuvassa selkeämpi.  

Toisessa vaiheessa kehitetty Tutkihallintoa.fi -sivusto palvelee sekä valtion- että kuntatalouden tarpeita tarjoamalla koottua visuaalista dataa valtiovarainministeriön tarpeisiin. Samalla sivuston olisi kuitenkin tarkoitus tehdä tiedolla johtamista tutuksi virkamiestasolla ja tarjota julkista tietoa myös kansalaisille. 

”Vaikka perusfokus on valtionhallinnon sisäinen kehittäminen, samalla syntyy paljon julkista tietoa, jonka saatavuutta edistetään yhtä lailla”, Ahonen toteaa.

Tiedolla johtaminen osaksi jokaisen virkamiehen työtä

Yksi Tietokirin keskeisimmistä tavoitteista on lisäksi tiedon hyödyntämiseen perustuvan julkisen johtamisen mallin kehittäminen.

”Jotta tiedolla johtaminen saadaan lyötyä kunnolla läpi, on tapahduttava muutos toimintakulttuurissa ja johtamisen käytännöissä. Keskeisenä tehtävänä on selvittää se, miten päätöksentekoa voidaan kehittää siten, että se tukeutuisi yhä systemaattisemmin tutkittuun tietoon.”

Vaikka hanke ei vielä kaikilta osin palvele yksittäisen virkamiehen tarpeita, toivoo Ahonen, että tiedolla johtaminen juurtuu myös virkamieskuntaan. Valtiokonttori toteutti esimerkiksi valtionhallinnon sisäisen koulutus- ja kehittämiskeskus Hausin ja Tampereen yliopiston kanssa eOppiva -kurssin tiedolla johtamisesta. Tiedosta tekoihin -kurssin on käynyt tähän mennessä noin 300 henkilöä. Ahonen toivookin, että tiedolla johtamisesta tulisi osa jokaisen virkamiehen perusosaamista.

”Etenkin analysointitoiminta on saanut erinomaisen vastaanoton, ja se on koettu todella tarpeelliseksi”, Ahonen iloitsee. 

Tietokiri toimiikin sekä teknisen, että kulttuurillisen muutoksen asialla. Ahosen mukaan tiedon analysoiminen ja kokoaminen palvelee suurempaa tarvetta systemaattiselle tiedon hyödyntämiselle päätöksenteossa. Päätöksenteon kulttuurin tulee siis nyt ja aina tukeutua tutkittuun tietoon.

Tutustu hankkeeseen: Tietokiri.fi