Työsuojelu on riskienhallintaa, mutta miten sitä voisi toteuttaa nykyistä vaikuttavammin, tehokkaammin ja sujuvammin? Digi- ja väestötietovirasto, Verohallinto, Väylävirasto, Ulosottolaitos ja Suomen ympäristökeskus lähtivät yhdessä ottamaan asiasta selvää.
Digi- ja väestötietovirasto, Suomen ympäristökeskus, Ulosottolaitos, Verohallinto ja Väylävirasto
osallistuivat Kaiku-palkinto 2024 -hakuun hankkeella
Työsuojelun riskienarvioinnin hyödyntäminen henkilöstöjohtamisessa
Virastoissa tehdään paljon erilaisia kyselyjä, kuten henkilöstökyselyjä, pulssikyselyjä, terveyskyselyjä, työterveyshuollon kyselyjä ja työsuojelun riskienarviointiin liittyviä kyselyjä. Tietoa on saatavilla myös muun muassa sairauspoissaolojen määristä, työajoista, lomista, matkustamisesta, työtapaturmista, läheltä piti -tilanteista, auditoinneista, erilaisista selvityksistä ja kehityskeskusteluista.
Tästä kaikesta isoksi kysymykseksi tiivistyi, miten olemassa olevaa runsasta ja päällekkäistäkin tietoa käytetään ja hyödynnetään. Hankkeen tavoitteeksi asetettiin erilaisten työsuojelun, työturvallisuuden, työterveyshuollon ja työhyvinvoinnin selvitysten, raportointitiedon ja riskienarviointien yhteensovittaminen sekä tiedon hyödyntäminen henkilöstöjohtamisessa ja työsuojelutoiminnassa.
Kokonaiskuvaa ja kaiken tekemisen vaikuttavuutta lähdettiin hakemaan yhdessä Kaiku-hankkeella. Kehittämiskokeilun nimeksi tuli Työsuojelun riskienarvioinnin hyödyntäminen henkilöstöjohtamisessa.
Hanke sai alkunsa pienestä rohkeasta teosta
Peruutetaan ajassa hetkeksi taaksepäin. Digi- ja viestintäviraston (DVV) johtava asiantuntija, työsuojelupäällikkö Anne Oksanen oli jo jonkin aikaa kaivannut kumppaneita pohtimaan työsuojelun riskienarvioinnin hyödyntämistä. Jonkin aikaa asiaa tuumailtuaan, hän päätti lähestyä kollegoja kirjoittamalla sähköpostin.
”Rohkein teko oli painaa enteriä”, Oksanen sanoo hymyillen. Eipä aikaakaan, kun kumppaniviraston olivat jo kartoittamassa nykytilaa ja ideoimassa ratkaisuja yhdessä kehittäen.
”Kehittämiskokeiluun tartuttiin osallistavalla otteella viidessä työpajassa, joihin osallistui työhyvinvoinnin, työsuojelun ja työturvallisuuden asiantuntijoita sekä johdon edustajia eri organisaatioista. Työpajoissa syntyi selkeitä toimenpide-ehdotuksia ja koko valtionhallintoa hyödyntäviä ratkaisua”, työsuojelupäällikkö Vilja Arola Ulosottolaitoksesta kertoo.
”Ymmärsimme yhden keskeisimmistä ajattelutavoista, joka vaikuttaa suoraan siihen, miten työsuojelutietoa hyödynnetään: toimintaa ohjaa laki, pakko ja velvollisuus. Tietoa kerätään, koska pitää, vaikka toiminta voisi perustua työhyvinvoinnin ja työturvallisuuden parantamiseen ja tästä saatavien hyötyjen maksimoiseen”, työsuojelupäällikkö Kimmo Heiskari Väylävirastosta lisää.
”Yhteiskehittäminen aiheen ympärillä oli todella antoisaa ja opettavaista. Yhteiset haasteet oli helppo tunnistaa ja siten ratkaisuehdotuksien pohtiminen innosti”, työsuojelupäällikkö Minna Öster Suomen ympäristökeskuksesta sanoo.
Haaste: samaa pyörää keksitään yhä uudelleen
Työpajoissa syntyi näkemys siitä, millainen työsuojelun tiedolla johtamisen nykytila valtiolla ja valtion eri organisaatioissa on. Kokonaiskuva kertoi siitä, että systemaattista tiedolla johtamista puuttuu, samaa pyörää keksitään yhä uudelleen eri paikoissa, toimenpiteitä ei koordinoida, linkki virastoista valtion tasolle on heikko eikä muutoksen tahdissakaan oikein pysytä.
Kokonaiskuvan perusteella lähdettiin pohtimaan, millaista työsuojelun tiedolla johtamisen tulisi olla tulevaisuuden valtiolla. Uuteen kuvaan yhdistyivät innostus ja kiinnostus, työn vaikuttavuus, selkeät prosessit, työkalut ja toimintatavat, laadukas raportointi, yhteiset tavoitteet sekä yhteistyö yli rajojen.
Työn tuloksena syntyi vaikuttava joukko konkreettisia ratkaisuehdotuksia, joihin kuuluvat muun muassa työpaikan määritelmän laajentaminen, Riskien arviointi työpaikalla -työkirjan ja lomakkeiden päivittäminen sekä VMBaro-kyselyn kehittäminen työsuojelun riskienarviointia tukevaksi ja vuosittain tehtäväksi.
Ehdotukset innostavat seuraamaan työntekijöiden terveydentilaa säännöllisesti, kokoamaan työturvallisuuden ja työterveyden tilannekuvaa yhteisellä prosessilla, selkeyttämään riskien arviointia, uudistamaan työterveyshuollon työpaikkaselvityksen prosessia sekä pitämään huoltoa työsuojelun osaamisesta.
Vaikka hanke on päättynyt, yhteistyö jatkuu
Työryhmän mukaan Kaiku-hankkeen tärkein tavoite toteutui: työsuojelun nykytila ja tavoitteet kirkastuivat. Ratkaisuehdotukset – ja paljon muuta – on julkaistu laajassa loppuraportissa, joka on kaikkien virastojen käytettävissä ja hyödynnettävissä. Vastaanotto on ollut myönteistä: asia koetaan yhteiseksi ja tärkeäksi.
”Olemme päässeet esittelemään hankkeen tuloksia valtiovarainministeriön vetämään Muuttuva työelämä ja työhyvinvointi -työryhmään, ja kutsuja on tulossa jatkossakin. Olemme ajankohtaisen ja tärkeän asian äärellä. Nyt tuntuu siltä, että työ jatkaa elämäänsä ja asiat menevät eteenpäin”, Arola iloitsee.
”Toivottavasti tehty työ jää elämään eikä paperiksi hyllylle. Olemme asian ytimessä. Näin isoa kokonaisuutta voi viedä eteenpäin vain pienin askelin. Se vaatii niin vastaanottokykyä kuin tahtoa kehittää. Pidämme liekkiä palamassa, mutta työn edistäminen ei voi vain olla meidän viiden varassa”, Heiskari sanoo.
”Vaikka hanke on päättynyt, yhteistyö jatkuu. Pyrimme pitämään pari kertaa vuodessa tapaamisen ja ylläpitämään yhteistä aktiivisuutta”, Oksanen sanoo.
”Hanke todisti ainakin sen, että työsuojelussa valtiolla on kehitettävää ja tehostamisenkin varaa. Toivottavasti moni virasto löytää ratkaisuehdotuksista jotain itselle sopivaa toteutettavaksi”, Öster toteaa.
Voisi kysyä, miksi muut virastot eivät ole jo mukana?
Hanke opetti ennen kaikkea yhdessä tekemisen voimasta, jota kautta tekemiseen tulee omaa näkökulmaa laajempi perspektiivi. Viisaus ei asu yhdessä päässä, mutta tarvitaan myös resursseja. Työsuojelu on jokapäiväistä arjen tekemistä, joka on kaikkien vastuulla. Vanhoja malleja voi ja kannattaa haastaa.
”Kannustamme oman kokemuksemme perusteella virastoja tekemään yhteistyötä: hankkeen myötä olemme oppineet toisiltamme, jakaneet kokemuksia ja osaamista, rakentaneet yhteisen ymmärryksen karttaa ja kehittäneet kokonaisvaltaista ajatteluamme”, Heiskari ja Oksanen sanovat.
”Yhdessä voimme tehdä fiksummin ja näemme laajemmalle. Sen sijaan, että valokeila kohdistuu eri kohtiin eri vaiheissa, tarvitsemme isomman valonheittimen, joka valaisee kerralla laajemmalle alueelle ja jota kautta saavutamme kerralla suuremman vaikuttavuuden”, Arola summaa.
”Työsuojelu voi nousta ihan uudelle tasolle, kun ajattelumalli kehittyy perinteisestä, usein muusta kehittämisestä irrallisesta yhteiseen työhyvinvoinnin edistämiseen”, Öster kiteyttää.
Yksi asia on selvää: viiden ydinviraston ohella myös muut virastot on saatava mukaan, sillä yhdessä tehdään parempia päätöksiä, hyödynnetään ja kerätään tietoa paremmin sekä aikaansaadaan sujuvampaa työtä. Ja jotta kehitystä tapahtuu, kannattaa katsoa mieluummin eteenpäin kuin peräpeiliin.
