Suunnilleen tällaista kysymystä pyöritimme mielessämme yhteisesti eri valtion virastojen kesken. Toteutamme kaikki omalla tavallamme erilaisia työsuojeluun liittyviä riskienarviointeja. Tulisiko noudattaa kaavamaisesti vanhaa ja tuttua niin kutsuttua STM-mallia, kun muutakaan mallia ei ole? Ja mihin tietoon arvioinnit perustuvat? Tietoa nimittäin on.
Teemme lukuisia erilaisia kyselyjä. Henkilöstökyselyjä, pulssikyselyjä, terveyskyselyjä, työterveyshuollon teettämiä kyselyjä, työsuojelun riskienarviointeihin liittyviä kyselyjä. Raportoitavaa valmista tietoa on myös saatavilla runsaasti. Sairauspoissaolomäärät ja syyt, työajat, lomat, matkustaminen, työtapaturmat, poikkeamat, läheltä piti -tilanteet, työpaikkaselvitykset, auditoinnit, tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusselvitykset. Käymme kehityskeskusteluja. Miten käytämme kaikkea tätä tietoa?
Kun työsuojelun tulisi perustua riskienarviointiin, on vaarat tai haitat ensin tunnistettava. Se on työpaikoilla yleensä aika helppoa. Kun sitten tulee arvioida itse riski ja etenkin sen terveydellinen merkitys, kyse ei olekaan enää niin yksinkertaisesta asiasta. Eikä etenkään, kun arvioimme jokaisella työpaikalla esiintyviä työn psykososiaalisia riskejä. Niissä tulee huomioida myös voimavarat. Tässä kohtaa tekeekin mieli oikaista. Riskit kun on oltava arvioituna, ainakin ennen kuin tulee seuraava työpaikkaselvitys. Sen työterveyshuolto tekee noin 3-5 vuoden välein ellei toiminnassa ole tapahtunut merkittäviä muutoksia.
Harvoin ja nopeasti päivitetty riskienarviointi on tietysti omalla tavallaan myös tehokasta. Mutta entä miten vaikuttavia arvioinnit silloin ovat? Tuliko hyödynnettyä oleellinen tieto arvioinnissa? Mihin riskienarvioinnit dokumentoitiin? Tuliko toimenpiteet kirjattua ja jos tuli, muistettiinko seurata niiden toteutumista. Entä oliko sovittu mittarit? Oliko työterveyshuolto mukana?
Riskienarviointi on työnantajan velvollisuus. Sen on oltava ajan tasalla, kaiken aikaa. Sen tulisi olla pohjana koko työsuojelutyölle työpaikalla. Ilman aitoa, tietoon perustuvaa riskienarviointia kaikki, mitä työsuojelun eli työntekijöiden työkyvyn ja työhyvinvoinnin edistämisen eteen tehdään, ei välttämättä kohdistu oikealla tavalla tai ole vaikuttavaa. Ja se kaikki muu myös maksaa. Koulutamme, valmennamme, annamme tukea, reagoimme, korjaamme.
Virastojen yhteinen Kaiku-hanke
Päätimme lähteä etsimään Kaiku-hankkeella ratkaisuja. Osallistavalla tavalla, palvelumuotoilun konseptia hyödyntäen kävimme hankkeen aikana kattavasti läpi työsuojelun riskienhallintaa, tiedonkeruuta, mittareita, hahmotimme tärkeimmät tavoitteet ja niille ratkaisuja, teimme oivalluksia. Saimme kasaan kattavan raportin ja yhteenvedon.
Ratkaisuja esitimme esimerkiksi
- työsuojelun riskienarvioinnin työkirjan kehittämiselle,
- valtion työtyytyväisyyskyselyn (ent. VMBaro, nykyinen tutka) kehittämiselle työsuojelun riskienarviointia paremmin tukevaksi,
- henkilöstön terveydentilan säännölliselle seurannalle,
- riskienarviointien selkeyttämiselle erottamalla työn psykososiaalisten riskien arvioinnit muista työhön liittyvistä työturvallisuusriskeistä sekä
- työterveyshuollon toteuttamille työpaikkaselvityksille ja niihin kytkeytyvälle terveydellisen merkityksen arvioinnille.
Havaitsimme, että eri lähteistä, eri syistä ja eri aikoina kerätyllä tiedolla ei ole aina riittävää yhteyttä viraston johtamiseen ja päätöksentekoon. Miten saamme tiedon ohjaamaan toimintaa entistä paremmin? Päätöksenteon pohjaksi tarvitaan muutakin kuin lakien velvoitteista juontuvia satunnaisia ja tilannekohtaisia tiedon jyviä.
Onneksi työ tekijäänsä opettaa: strategisesti mietityn työsuojelun henkilöstötiedon tilannekuvan muodostaminen ja sen yhdistäminen päätöksenteon vaiheisiin on mahdollista toteuttaa. Organisaation eri tasoilla varmasti opitaan ja totutaan käsittelemään henkilöstöjohtamisen tietoa kokonaisuutena ja opitaan näin myös ymmärtämään asioiden syy-yhteyksiä paremmin. Siten myös ennakointiosaaminen voi vahvistua ja ennaltaehkäisyynhän työturvallisuuslaki meitä ensisijaisesti velvoittaakin.
Tavoitteenamme on jatkaa pala kerrallaan ratkaisujen viemistä eteenpäin omissa organisaatioissamme, mutta myös laajemmin valtiolla. Selkeämpi ja yhdenmukainen ja ehkä jopa ohjatumpi valtion työsuojelun riskienhallinta toisi todennäköisesti valtiolle myös säästöjä. Työsuojelun perimmäisenä tavoitteena kuitenkin on, että ongelmat ehkäistään jo ennalta, sairauspoissaolot pysyvät matalina ja työntekijät pysyvät työkykyisinä ja pystyvät tekemään työtään tehokkaasti ja tuloksellisesti.
Toivomme, että hankkeen yhteenvedosta ja raportistamme on hyötyä jo sellaisenaan mille tahansa virastolle työsuojelun ja tiedolla johtamisen kehittämistyössä.
Kirjoittajat:
Digi- ja väestötietovirasto – työsuojelupäällikkö Anne Oksanen
Suomen ympäristökeskus – työsuojelupäällikkö Minna Öster
Verohallinto- työsuojelupäällikkö Hannele Pohjonen
Väylävirasto – työsuojelupäällikkö Kimmo Heiskari
Ulosottolaitos – työsuojelupäällikkö Vilja Arola