Osallistaminen palkitsi vesiportaaleiden tekijöitä

Osallistaminen palkitsi vesiportaaleiden tekijöitä

Oletko koskaan miettinyt, miten Itämeri on syntynyt tai mikä on sinilevien tilanne merialueilla ja sisävesillä? Heti ei tule ajatelleeksi, kuinka monen tahon yhteistyötä vaatii tuottaa vastaukset näihin kysymyksiin ja etenkin niin, että ne on helppo löytää ja ymmärtää.

Suomen ympäristökeskuksen (SYKE) uudet verkkoportaalit Vesi.fi ja Itämeri.fi julkaistiin keväällä 2020. SYKEn pääjohtaja Lea Kaupin mukaan portaalien tuottaminen on ollut merkittävä yhteiskehittämisen ja osallistamisen ponnistus.

Itämeri.fi -portaalin taustalla on merialojen toimijoita yhdeksästä eri organisaatiosta, joiden
kesken on tehty yhteistyötä jo pitkään.

“Edelleen jatkuva Itämeren rannikon vedenalaisen luonnon kartoitushanke on ollut käynnissä yli 10 vuoden ajan ja siinä on ollut useita organisaatioita tekemässä yhteistyötä. Tiivistyneen yhteistyön myötä totesimme, että yhteisen portaalin tekemiseen on halua ja sille on tarvetta”, Kauppi kertoo ja jatkaa:

”Hankkeen myötä on tuotettu valtavasti uutta Itämereen liittyvää tietoa, ja syntyi tarve koota se muun meritiedon kanssa yhteen paikkaan. Suomen Itämeren alueen strategian ja vuonna 2019 hyväksyttyjen Suomen meripolitiikan linjausten toimeenpano liittyvät olennaisesti portaalin sisältöihin. Palvelussa on myös erilaisia sisääntuloportteja eri käyttäjäryhmille, kuten opettajille ja koululaisille suunniteltu Opi ja Tutki -osio, ja avoimen meridatan palvelut.”

Tavoitteena käyttäjälähtöiset sisällöt

Sekä Itämeri.fi että Vesi.fi portaalien kehitystyön tavoitteina ovat olleet avoimuus, tiedon saatavuus ja saavutettavuus sekä yhteiskehittäminen. Kaikkien intresseissä oli tarjota helposti löydettävää ja kansantajuista tietoa kootusti yhdessä paikassa kenelle tahansa löydettäväksi ja hyödynnettäväksi. Lisäksi erityisesti Vesi.fi:n kohdalla on korostettu sitä, että palvelua pitää pystyä käyttämään myös erilaisilla mobiilipäätelaitteilla.

Molemmissa portaaliprojekteissa käytettiin osallistavia menetelmiä osana yhteiskehittämistä. Uusissa verkkopalveluissa on panostettu käytettävyyteen ja sisältöjen selkeyteen, joihin on päästy osallistamalla loppukäyttäjiä. Käytännössä tämä on tarkoittanut useiden beta-versioiden julkaisemista ja palautteen jatkuvaa keräämistä. Kummallakin sivustolla on edelleen aktiivisena palautekysely, johon vastaaminen on tehty helpoksi.

”Osallistaminen on koko ajan tarkoittanut sekä sisäisten että ulkoisten viiteryhmien aitoa,
konkreettista mukaan ottamista.”

Ymmärrettävyyden parantaminen on kaikkien etu

Aikaisempiin verkkopalveluprojekteihin verrattuna uutta näissä portaaliprojekteissa on ollut juuri läpi prosessin kulkeva, jatkuva testaus ja palautteen kerääminen. ”Tämä on hyvä suuntaus ja mielestäni osallistamista parhaillaan: emme tehneet sisältöjä omista asiantuntijalähtökohdistamme käsin, vaan otimme heti alussa mukaan suunnitteluun ne ryhmät, joille tietoa tuotetaan.”, Kauppi tähdentää.

”Olemme entistä paremmin ymmärtäneet, että samaa tietoa voi lähestyä eri suunnista ja kun sitä muotoilee, se avautuu aivan eri tavalla. Ei auta, että oman alansa asiantuntija ymmärtää julkaistavat sisällöt, vaan niiden on auettava sille, joka ei ole perehtynyt tietoon, mutta tarvitsee sitä. On ollut oleellista ymmärtää, että loppukäyttäjillä on paljon annettavaa!“

Käyttäjiä on kuunneltu aidosti ja heidät on otettu mukaan määrittelemään, millaista tietoa tarvitaan ja missä muodossa. Asiantuntijalla on substanssi hallussa ja loppukäyttäjä tietää, miten se kannattaa muotoilla. ”Olemme myös huomanneet, että sorrumme välillä huomaamattamme käyttämään sisäistä terminologiaa ulkoisessa viestinnässämme. Tässä vaaditaan jatkuvaa oppimista, sillä ymmärrettävyyden parantaminen on kaikkien etu”, Lea Kauppi tiivistää.

“Jos osallistamista ei pystytä tekemään aidosti ja se jää vain muodollisuudeksi,
sitä ei kannata tehdä ollenkaan.”

Portaaleista on saatu myönteistä palautetta käyttäjiltä

Keväällä julkaistuista palveluista saadaan jatkuvasti palautetta ja se on ollut myönteistä. Kauppi myöntää, että koska palveluportaaleiden kehittäminen on ollut valtava hanke, on ollut erityisen mukavaa saada myönteistä palautetta palveluiden käyttäjiltä. Hän uskoo, että syynä on juuri osallistaminen. Kun loppukäyttäjät ovat olleet aidosti mukana luomassa palveluita, ne myös vastaavat heidän tarpeisiinsa. Vesi.fi -sivusto on saanut tutkimuksenkin mukaan kehuja helppokäyttöisyydestä.

Kuten ei kuulukaan, portaalit eivät ole täysin valmiit. Vesi.fi -palvelun ns. ykkösvaihe on julkaistu, mutta sen kehitystyö jatkuu hyvinkin konkreettisesti usean eri tahon yhteistyönä. Portaalin kehittämisestä vastaavan projektipäällikkö Seija Rantosen mukaan syksyllä 2020 käynnistyvä vaihe keskittyy sisältöjen jatkokehittämiseen.

Tavoitteena on kehittää erityisesti Vesitieto-osiota ja lisätä tietosisältöjä.

Lapin viimekeväisten ennätystulvien viestintä sai tuolloin juuri julkaistusta Vesi.fi -palvelusta kattavan tietoareenan kansalaisille ajantasaisine tulvaennusteineen. Palvelu mahdollisti intensiivisen ja monipuolisen tiedottamisen. Toimintamallista onkin saatu erittäin myönteistä palautetta myös yhteistoimijoilta kuten pelastuslaitokselta ja ELY-keskukselta. ”Sanoisin, että tämä on parasta mallia monialayhteistyöstä Suomessa”, Kauppi kiittää.

Ilahduttavaa yhteiskehittämistä yli organisaatiorajojen

Pääjohtaja Kauppi summaa, että uusien verkkopalveluportaalien tuottamisessa ilahduttavinta on ollut juuri se, että on pystytty ylittämään hallinnolliset ja organisaatioiden rajat ja aidosti yhdessä tuottamaan tietoa, jota palveluiden käyttäjät tarvitsevat. ”Olemme tiedostaneet sen inhimillisen kompastuskiven, jossa tuotetaan asiantuntijatietoa viraston sisältä käsin unohtaen, ettei käyttäjää kiinnosta, mikä organisaatio tiedon on tuottanut tai mikä organisaatio siitä vastaa.”

Uudet portaalit ovat ensimmäiset näin laajat kokonaisuudet, joissa osallistaminen ja yhteiskehittäminen ovat olleet tässä laajuudessa käytössä SYKEssä. Näin laajojen sisältökokonaisuuksien hallitseminen ei onnistu ilman toimivaa yhteistyötä toimijoiden kesken.

Onnistunut osallistaminen antaa hyvän pohjan jatkolle, ei vain portaaleiden kehittämisessä vaan koko yhteistyössä.

Osallistaminen ja sitouttaminen varmistavat oppien säilymisen

Miten sitten varmistetaan, että arvokkaat opit säilytetään ja niihin liittyviä asioita kehitetään edelleen?

Itämeri.fi -portaalille ollaan parhaillaan määrittelemässä yhteistyötahojen välistä sopimusta palvelun ylläpidosta ja työn jatkamisesta. Projektirahoitus portaalin rakentamiseen saatiin Euroopan meri- ja kalastusrahastosta, mutta työtä on jatkettava. “Osallistamalla saamme kaikki sitoutumaan yhteisiin tavoitteisiin, ja vielä inspiroitumaan tekemisestä”, kertoo Kauppi ja jatkaa:

”Vesi.fi on sisällöiltään vähän rajatumpi ja toimijoiden yhteistyö liittyy kiinteästi niiden ydintehtäviin. Palautteen kerääminen on pysyvästi leivottu sisään prosessiin, eli voidaan puhua jatkuvasta kehittämisestä.”

SYKEssä päästään jatkamaan ja vahvistamaan hyväksi koettuja käytäntöjä saman tien, sillä siellä on käynnistymässä Suomen ympäristökeskuksen kaikkia verkkopalveluita koskeva uudistus, jonka olennainen osa jo julkaistut uudet portaalit ovat. Lea Kaupin mukaan sekä ympäristöministeriössä että maa- ja metsätalousministeriössä halutaan myös jatkossa entistä vahvemmin tehdä kehitystyötä nimenomaan osallistaen ja yhdessä. Se on hieno ja motivoiva lähtökohta.

Ai niin: mistä se Itämeri saikaan alkunsa… Käyhän kurkkaamassa tarinaa Itämeren synnystä ja jos mielit uimaan, kannattaa katsastaa levätilanteet.