Fimea siirtyy monitilakonseptiin Helsingin toimitilan myötä

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimealla otettiin vuoden 2020 alussa käyttöön uusi monitilakonsepti. Keskuksella on toimipisteet Helsingissä, Kuopiossa, Tampereella, Turussa ja Oulussa, joten monipaikkaisuus on konkreettisesti toiminnan kehittämisen ytimessä.

Monitilakonsepti on muutakin kuin toimisto

Monitilakonsepti kattaa paitsi uudistetun, monitilaisen fyysisen työskentely-ympäristön, myös etätyöskentelyn ja digitaaliset työvälineet. Toimitiloilla tuetaan konseptin muita osa-alueita. Sari Kujala, Fimean sisäisten palveluiden johtaja kertoo, että monitilauudistuksen käynnisti Helsingin toimipisteen tilahanke, jossa siirryttiin erillisistä työtiloista monitilaan Senaatin strategiaa mukaillen.

Nyt on vuorossa konseptin monistaminen
muihin toimipisteisiin.

Digitaalisuus on oleellinen osa muutosprosessia ja Fimeassa onkin listattu ne tietojärjestelmät ja ohjelmat, joiden käyttö kaikkien työntekijöiden tulee hallita. Ne ovat osa perehdytystä ja niihin liittyviä koulutuksia on tarjolla kaikille. Henkilöstölle on tarjottu koulutuksia myös asiantuntijatyön muutokseen, yhteistyön lisäämiseen, vuorovaikutuksen eri tasoihin ja etätyöskentelyyn liittyen.

”Meillä kaikilla on ollut paljon opittavaa ja etenkin esimiestyön onnistuminen etäjohtamisessa edellyttää virtuaalisten välineiden sujuvaa käyttöä. Halusimme tukea esimiehiä kouluttamalla ja valmentamalla”, Fimean ylijohtaja Eija Pelkonen kertoo.

”Tunnistimme jo varhaisessa vaiheessa järjestelmäosaamisen ja sähköisten välineiden käyttämisen tärkeyden”, Kujala lisää.

Uusien toimintatapojen kypsyttelylle on annettava aikaa

Monitilakonseptin käyttöönotto on ollut laaja ja haasteellinen projekti, joka jatkuu edelleen. Uudenlaiseen työskentely-ympäristöön ja -tapaan tottuminen vie aina aikansa, ja henkilöstöltä vaaditaan harjoittelua, ennen kuin uusista työtavoista tulee normaali käytäntö. Usein hyödytkin tulevat vasta ajan myötä esille.

Sekä Kujala että Pelkonen painottavat viestinnän merkitystä muutosprosessissa: ”Monipaikkaisessa organisaatiossa viestinnän on oltava avointa, ajantasaista ja runsasta. Muuten huhut ja epätietoisuus aiheuttavat hämmennystä.”

Kujala myöntää, että kehityshankkeen aikana on välillä otettu kaksi askelta eteen- ja yksi taaksepäin, ja että suhtautumista on ollut monenlaista: ”Olemme hyväksyneet, että reagoimme muutoksiin eri tavoilla. Siksi olemme panostaneet asian rauhalliseen kypsyttämiseen.”

”Onhan se suuri muutos, kun kenelläkään ei ole
omaa huonetta tai pysyvää työpistettä.”

Eija Pelkonen kertoo yhteisestä pohdinnasta: ”Olemme miettineet paljon sitä, kuinka paljon tarvitaan hiljaisen työskentelyn tiloja verrattuja vuorovaikutustilojen määrään. Onneksi tilojen käyttötarkoitusta on konseptissa suhteellisen helppo muuttaa.” Hän jatkaa:

”Korona-aika laittoi meidät tekemään etätyötä, mikä helpotti uudenlaisen toimitilakonseptin hyvien puolien näkemistä. Etätyö voi olla ratkaisu silloin, jos kaipaa työrauhaa, vaikka se pyritään toki takaamaan myös toimistoissa.”

Osallistaminen antaa mahdollisuuden vaikuttaa

Monitilakonseptin käyttöönotto on ollut Pelkosen ja Kujalan mukaan yhteiskehittämistä parhaimmillaan.

”Olemme olleet mukana erilaisissa kehittämisfoorumeissa ja hallinnon alan työryhmissä ja seuranneet tarkasti, mitä muualla on tehty toimitilahankkeeseen liittyen. Projektiryhmä on hakenut perspektiiviä vierailemalla erilaisissa toimitiloissa ja kokeilemalla muualla käytössä olevia työpisteitä”, Kujala täsmentää ja jatkaa:

Lopuksi olemme fimeoineet tekemisemme eli maustaneet lopputuloksen
sopivasti Fimean makuiseksi”.

Yhteishenki on ollut pääsääntöisesti hyvä ja kokemuksia on jaettu avoimesti, jolloin on myös opittu toisilta. Osallistamista on mahdollistettu hankkeessa monin tavoin, ja henkilöstö onkin osallistunut aktiivisesti työryhmiin. Erilaisten vaihtoehtojen miettiminen tarjosi mainion mahdollisuuden testata myös omaa ajattelua monitilatoimistosta työskentely-ympäristönä.

Pelkonen summaa opittua: ”Ymmärsimme, miten valtavan arvokasta osallistaminen on, ja aivan jokaiselle on haluttu antaa aito mahdollisuus vaikuttaa.

Olemme myös keskustelleet avoimesti siitä, mikä on ollut näennäisvaikuttamista.

Merkityksellistä onkin juuri se, että tällaista keskustelua todella käydään. Kerralla ei tarvitse tulla valmista, vaan tehdään välipäätös, sitten toimenpiteitä ja jatketaan keskustelua. Pelkkä keskustelu ei synnytä muutosta, mutta sen avulla prosessi etenee ja ilmapiiri pysyy avoimena.”

Asiantuntijoilla on kyky uudistua

Pelkosen mielestä on ollut ilahduttavaa huomata, että Fimean asiantuntijoilla on kyky uudistua ja nähdä tulevaisuuteen. ”Olemme päässeet paljon eteenpäin, vaikka välillä tuntuu, että ottamamme askeleet ovat pieniä ja eteneminen hidasta”, hän hymyilee.

Korona-kriisin alkuvaiheessa suurin osa työntekijöistä siirtyi lyhyessä ajassa hyvin joustavasti etätyöhön, mikä toi aiempien vuosien ponnisteluiden hedelmiä näkyviin. Johtajien mukaan tämä kertoo sinnikkäästä ja johdonmukaisesta kehittämistyöstä ja halutun suunnan säilyttämisen tärkeydestä. Ihmiset puhalsivat yhteen hiileen fyysisestä etäisyydestä huolimatta, ja ajantasaisten työkalujen ja järjestelmien ansiosta voitiin olla virtuaalisesti samassa paikassa ja tehdä asioita joustavasti uudella tavalla.

Kujala painottaa, että johdon sitoutuminen yhteiskehittämiseen, osallistamiseen ja monitilaprojektiin on ollut olennaista. Pelkonen vahvistaa, että hanke on ollut vakioaihe johtoryhmän agendalla: ”Työskentelykulttuurin muutosprosessi on käyty johtoryhmässä huolellisesti läpi ja se on nivoutunut yhteen toimitilahankkeen kanssa.

Katson, että olemme antaneet muutokselle kasvot.

Siksi olemme pystyneet ennakoimaan ja nopeasti reagoimaan niihin asioihin, jotka ovat vaatineet johdon näkemystä.”

Pelkonen lisää: ”Toimitilamuutos on konkreettinen ajuri, jolla kehitystä on viety eteenpäin. Meillä on jo pidempään ollut tarve työprosessien uudistamiselle ja digitalisoinnille, ja niiden myötä arvokasta tietoa voidaan nyt hyödyntää myös Fimean ulkopuolella. Paperittomuus vaatii järjestelmien uudistamista ja kun nämä rakenteiden tukielementit tukevat toisiaan, voimme luoda muutosta yhdessä.”

Fimealla tarvitaan asiantuntijoita ympäri Suomea

Fimealla työkulttuurin muutos on ulotettu rekrytointiin asti ja työntekijöiksi halutaan alan huippuosaajia. Pelkonen tähdentää, että lääkealan erityisasiantuntijoita on Suomen kokoisessa maassa rajallisesti ja siksi rekrytoimme eri puolelta Suomea. Toimintaympäristöä on jatkuvasti kehitettävä monipaikkaisuuden tarpeita vastaavaksi.

”Se, että meillä on toimipisteitä eri puolilla Suomea, on rekrytointivaltti. Työntekijä voi valita sopivimman sijainnin, sillä kaikilla paikkakunnilla on kattavasti eri toimintoja ja niiden asiantuntijoita.”

Raiteet rakennettu ja riittävästi konduktöörejä töihin

Johtajien mukaan monipaikkaisuus, monitilakonsepti ja yhteiskehittäminen eivät kuulu enää erityisiin muutosteemoihin Fimealla. On siirrytty vaiheeseen, jossa työkulttuuria, järjestelmiä, työkaluja ja tiloja kehitetään jatkuvasti uuden tavan mukaisesti.

”Juna puksuttaa eteenpäin ja on huolehdittava, että kuulutukset pelaavat! Meillä on riittävästi ammattimaisia konduktöörejä, jotka pitävät matkustajista huolta ja kertovat, miten matka etenee. Näillä uusilla raiteilla edetään kaikessa toiminnassamme”, Eija Pelkonen kiteyttää ja lisää: ”Edelläkävijyys on yksi arvoistamme ja siihen tähtäävien asioiden eteen halutaan tehdä töitä niin, että jokainen tunnistaisi sen tavassamme toimia.”