Innovaatiopäivä toi esiin hyviä HR-käytäntöjä – Katso tallenteet!

Henkilöstöjohtamisen uudistusohjelma järjesti perjantaina 21.8. avoimen tilaisuuden, jossa jaettiin parhaita käytäntöjä henkilöstöhallintoon, henkilöstön ja toiminnan kehittämiseen liittyen.

Osallistuitko tapahtumaan tai katsoitko tallenteet?
Vastaa palautekyselyyn.

Tilaisuudessa esitellyt hyvät käytännöt on kerätty henkilöstöjohdon foorumista, joka on valtionhallinnon virastojen henkilöstöasioista vastaavien päälliköiden verkosto. Asiantuntijaverkostoon lukeutuu edustaja valtion jokaisesta virastosta.

Katso tallenne:
Tervetuloa HR-innovaatiopäivään
Mari Näätsaari, valtiovarainministeriö

Roboteista neroihin vartissa

Jokainen esitys kesti noin kymmenen minuuttia. Esitystahti oli siis rivakka. Ensimmäisenä vuorossa oli Aino Tuovinen sisäministeriöstä, joka esitteli HR-henkilöstöön erikoistuneen Heebo-botin. Työteliäs työkaveri vastaa asiakkaidensa kysymyksiin noin kuukauden taustatyön pohjalta. Heebo-botin käytöstä kertynyt data lisää myös HR-henkilöstön asiakasymmärrystä, kun henkilöstö oppii botille esitetyistä kysymyksistä. Heebosta on julkaistu keväällä artikkeli Virtuaalinen virkamies hoitaa rutiinitehtävät.

Esitysdiat: Virtuaalivirkamies Heebo

Katso tallenne:
Virtuaalivirkamies Heebo
Aino Tuovinen, sisäministeriö

Eero Mikkola otti astetta inhimillisemmän otteen asiantuntemukseen kertoessaan, kuinka Luonnonvarakeskus vuokraa asiantuntijoita raamisopimuksella ja mahdollisimman joustavasti. Jokainen tapaus räätälöidään asiakkaan tilanteeseen sopivaksi.

Esitysdiat: Vuokraa Nero!

Katso tallenne:
Vuokraa nero!
Eero Mikkola, Luonnonvarakeskus 

Varttikin riittää, kunhan se on tehokas ja kunhan sitä toteutetaan säännöllisesti. Näin kertoi Outi Arvola, joka esitteli, kuinka Valtorissa käydään jatkuvaa keskustelua perinteisten kehityskeskustelujen rinnalla tai jopa sijasta.

Esitysdiat: Vartti-keskustelut

Katso tallenne:
Vartti-keskustelut
Outi Arvola, Valtori​

VTV:ssä nautitaan pitkien työurien kääntöpuoleen: Yli 50 vuoden keski-ikä yhdistettynä työn vahvaan muutokseen esimerkiksi data-analytiikan suuntaan ja siirtyminen projektityöorganisaatioon olivat taustalla ohjelman perustamiselle. 150 hakijan helmestä seulottiin neljä helmeä: kaksi ekonomistia, yksi uskontotieteilijä ja yksi yhteiskuntatieteilijä eli Samu Kälkäjä, joka tuli kertomaan VTV:n harjoittelijaohjelmasta.

Esitysdiat: Nuoret asiantuntijat, VTV

Katso tallenne:
VTV nuoret asiantuntijat
Samu Kälkäjä, VTV​

Kuuntele myös harjoittelijoiden Intona-podcast, joka kertoo nuorten innokkaiden työntekijöiden kautta, millaista on työskennellä valtiolla.

Seuraavaksi esittelyssä oli perehdytyssovellus, jossa tekninen osaaminen on vedetty minimiin ja samaa alustaa sovelletaan yli hallinnonalojen. Perehdytyssovelluksen on suunnitellut Maiju Lovio verohallinnosta, joka tarjoaa aktiivisesti apuaan työkavereilleen ympäri valtionhallintoa. Sama malli toimii myös valtionhallintoon perehdytykseen ja yksittäisissä virastoissa esimerkiksi Suomenlinnan hoitokunnassa ja valtiovarainministeriössä, josta sovellusta esitteli Pilvi Pellikka.

Katso tallenne:
Perehdytysappi VM:n käyttöön ​

Pilvi Pellikka, VM sekä Maiju Lovio, Vero​

Ennen perehdytystä pitää toki ensin rekrytoida. Suvuvan mallin siihen esitteli Maija Räsänen valtioneuvoston kansliasta. Maija muistutti, että kun rekrytoinnin suunnittelee hyvin, prosessi etenee kuin juna. Tällöin on parempi kyvykkyys reagoida myös muutoksiin ja prosessit eivät veny turhan pitkiksi, kun ne muutenkin tuppaavat julkisella puolella pitkittymään.

Esitysdiat: Videohaastattelut rekrytoinnissa

Katso tallenne:
Videohaastattelut rekrytoinnissa

Maija Räsänen, VNK

Valtionhallinnon osaamisen kehittämisen keskiössä toimii verkkokoulutuksen ammattimainen asiantuntijajoukko eOppiva. Kati Kivistö Tuomioistuinvirastosta kertoi innostavasti eOppivan käyttöönotosta ja erityisesti sen tukemisesta käytännöllisesti ja johdonmukaisesti. Tämä osio kannattaa jokaisen verkkokoulutuksia markkinoivan asiantuntijan katsoa.

Allekirjoittaneelle jäi mieleen erityisesti ajatusmalli ja Katin saama kannustus loppuasiakkaalta: ”Palkitse itsesi verkkokurssilla, jos työpäivä on mennyt niin hyvin, että on jäänyt esimerkiksi puoli tuntia aikaa perehtyä itsensä kehittämiseen.”

Esitysdiat: eOppivan hyödyntäminen

Katso tallenne:
eOppivan hyödyntäminen: osa osaamisen kehittämistä ja tuomioistuinlaitoksen koulutustoimintaan integroitua toimintaa​

Kati Kivistö, Tuomioistuinvirasto​

Monipaikkaisuus ja paikkariippumaton työ olivat painopisteitä myös Henkilöstöjohtamisen uudistusohjelmassa, ja kerroimme projektista keväällä sivustolla artikkelissa Kohti tulevaisuuden henkilöstöjohtamista. Sini Molin Ruokavirastosta jatkoi nyt teeman parissa ja kertoi etätyön ja joustotyön vaikutuksista työn ja vapaa-ajan yhteensovittamiseen julkishallinnon monipaikkaisessa maailmassa.

Ruokaviraston selvityksestä ilmeni, että paikkariippumattoman ja osin aikariippumattoman työn kulttuuri on otettu vastaan erittäin positiivisesti. Sinin esityksessä tuli ilmi hyviä käytäntöjä esimerkiksi mikrotaukojen järjestämiseen etätyössä.

Esitysdiat: Monipaikkaisuuteen matkalla

Katso tallenne:
Monipaikkaisuuteen matkalla: joustotyö ja virtuaaliyhteistyö Ruokavirastossa

Sini Molin​, Ruokavirasto

Viimeinen julkishallinnon case-esimerkki koski Verohallinnon nimitysmuistiorobottia, jonka esitteli meille Outi Kavén. Valtiolla jokaisesta haastateltavasta tehdään nimitysmuistio, jossa ilmenee haetun tehtävän lisäksi hakijan kielitaito, koulutustiedot ja tehtävään liittyvä kokemus. Verohallinnossa kehitetty robotti nopeuttaa rekrytointiammattilaisten työtä huomattavasti, kun rutiininomainen osuus on annettu robotin harteille.

Outin esityksessä viitattu malliesimerkki robotin tekemästä nimitysmuistiosta on saatavissa Outilta sähköpostitse @vero.fi.

Esitysdiat: Nimitysmuistiorobotti

Katso tallenne:
Nimitysmuistiorobotti

Outi Kavén Vero​

Pari esimerkkiä yksityiseltä sektorilta

Julkishallinnon työ tehdään sujuvassa yhteistyössä mm. yksityisen sektorin kanssa, näin myös henkilöstöhallinnossa. Tilaisuudessa esiteltiinkin kaksi yksityisen puolen esimerkkiä toimivista HR-malleista. Ensimmäisenä Elina Haapasaari kertoi viremittauksesta A-Insinöörit Oy:ssä.

Esitysdiat: Viremittauksen tavoitteet ja hyödyntäminen

Katso tallenne:
Case A-Insinöörit: Viremittauksen tavoitteet ja hyödyntäminen ​

henkilöstöjohtaja Elina Haapasaari, A-Insinöörit Oy​

Päivän viimeisen casen esitteli Outi Sivonen Solitalta, joka kertoi kiinnostavasti digikulttuurin ilmentymistä ketterässä ympäristössä. Mieleemme jäi erityisesti kannustus janota uusia näkökulmia. Tämä ajatus tiivisti hienosti periaatteen hyvien käytäntöjen jakamisen taustalla.

Esitysdiat: Kuplista yhteisöön

Katso tallenne:
Case Solita: Kuplista yhteisöön​

Outi Sivonen, Director, culture and Employee experience, Solita ​

Päivän viimeisen puheenvuoron piti allekirjoittanut Valtiolla.fi-sivuston päätoimittajana. Myös Valtiolla.fi on osa Henkilöstön uudistusohjelman toimintaa. Sivuston perimmäisenä tarkoituksena on kertoa, millaista on olla #töissävaltiolla ja siten osaltaan uudistaa valtion työntanajakuvaa ja osallistua valtion kilpailukykyyn työnantajana.

Esitysdiat: Valtiolla.fi

Katso tallenne:
Valtiolla.fi – Millaista on #töissävaltiolla? ​​

Hani Olsson, Valtiokonttori ​

Kiitos kaikille esiintyjille! 

Osallistuitko tapahtumaan tai katsoitko tallenteet?
Vastaa palautekyselyyn.

Kysymyksiä ja vastauksia

Päivän tiiviin aikataulun vuoksi kysymyksiin ei vastattu tilaisuuden aikana. Luvatun mukaisesti päivitämme vastaukset tälle sivulle. Puuttuvat vastaukset täydennetään lähiaikoina.

Virtuaalivirkamies Heebo: Aino Tuovinen, SM

Saisiko tuon Heebon suoraan kaikkien virastojen käyttöön?
V: Keskustelemme asiasta Palkeiden kanssa ja palaamme asiaan henkilöstöjohdon foorumissa. Olemme myös yhteydessä Migriin Jouko Saloseen, joka oli kiinnostunut yhteiskehittämisestä /Mari VM

Minkälainen kustannus Heebon rakentamisesta syntyi?
V: Sisäministeriön chatbotin vuosikustannukset ovat noin 10 000 euroa. Bottia rakennettiin nel-jän virkamiehen voimin noin kuukauden ajan niin, että rakentamiseen meni kuutisen tuntia vii-kossa. Botin ylläpitoon menee yhdeltä virkamieheltä keskimäärin pari tuntia viikossa.

Oliko mukana ulkopuolinen toimittaja, mikä yritys?
V: Sisäministeriön chatbotin on toimittanut GetJenny.

Varttikeskustelut: Outi Arvola, Valtori:

Varttikeskustelussa kiinnostaisi, onko aiheita jaettu jotenkin yhteisesti (nyt käydään työhyvin-vointivartit tms.) vai ovatko aiheet työntekijäkohtaisia eli sen mukaan, kenen kanssa kulloinkin tarvitsee keskustella työn tavoitteista ja niiden seurannasta, kenellä työhyvinvointi korostuu mil-loinkin, kenellä osaaminen jne.
V: Esimies ja työntekijä keskenään päättävät sen, mihin aiheeseen keskustelu milloinkin keskittyy, molempien tarpeet huomioiden. Asialista on ehdotus siitä, mitkä ainakin on sopivassa tilanteessa hyvä ottaa keskusteluun eli niille on sillä tavoin annettu tila ja paikka. Asialista myös muistuttaa, mitä molempien on ikään kuin lupa ottaa esille, että niiden käsittely sujuisi luontevasti kaikkien arkipäivän muiden operatiivisten asioiden lisäksi.

Varttikeskustelu kuulostaa tosi hyvältä. Minkälaisilla rakenteilla tuo toimii, montako alaista yhdellä esihenkilöllä on, ja kuinka usein per työntekijä vartteja käydään?
V: Meillä esimiehillä voi olla yli 20 työntekijää (emme käytä lainkaan sanaa ”alainen”). Kun työn-tekijöitä on paljon, esimies järjestelee ja sopii työntekijöiden kanssa sopivan rytmin eli se on va-paasti valittavissa jokaisen työntekijän ja esimiehen arvioiman tilanteen mukaan: Toisille riittää 15 min kerran kuukaudessa, toisille tarvitaan tunti joka viikko.

Valtorin vartit kuulostaa oikein hyvältä uudistukselta jossa käsitellään oikeita asioita. Miten henki-löstö ja esimiehet ovat ottaneet toimintamallin vastaan? Tuleeko henkilöstöltä esim. ajatuksia osaamisensa kehittämiseen?
V: Henkilöstö on ottanut vartti-käytännön erittäin myönteisesti vastaan. Erityisesti ne ovat hyö-dyllisiä, kun molemmat ovat eri paikkakunnilla. Me emme Henkilöstöpalveluissa tiedä, mitä asioita milläkin tasolla keskusteluissa käsitellään, mutta uskomme, että osaamisen tarpeet on luonnollis-ta ottaa esille juuri silloin.

Käytetäänkö Valtorissa varttien yhteydessä Osaavaa?
V: Valtorissa on osassa organisaatiota otettu Osaava käyttöön viime keväänä, eli käyttö on vasta alussa. Tarkoitus on, että keskusteluiden yhteydessä hyödynnetään kaikkia Osaavan osioita. Esi-merkiksi Jatkuva keskustelu – osiota voidaan käyttää vartti-keskusteluiden dokumentointiin.

Videohaastattelut rekrytoinnissa: Maija Räsänen, VNK

Onko pohdittu haastatteluvideoiden julkisuutta? Saavatko hakijat tallenteen pyytäessään?
V: Henkilötietolaissa (523/1999) on yleisiä kansalaisten yksityisyyden suojaamista koskevia sään-nöksiä. Lakia yksityisyyden suojasta työelämässä sovelletaan ensisijaisena ja täydentävästi henki-lötietolakiin nähden. Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia sovelletaan, kun hen-kilötietoja luovutetaan viranomaisen henkilörekisteristä. Yleensä haastattelu sisältää arkaluonteisia ja yksityisyyden suojaan liittyviä kysymyksiä ja kyseessä on käytännössä henkilöarviointi. Haastattelu voi olla tilanteesta ja sisällöstä riippuen korkeintaan asianosaisjulkista.

Kati Kivistö, Tuomioistuinvirasto

Miten eOppivan verkostoon pääsee mukaan?
V: https://www.eoppiva.fi/verkostot

Sini Molin, Ruokavirasto:

Miten Ruokaviraston joustotyömalli suhteutuu työaikalain joustotyöaikaan (mm. sopimisen osalta)? Sovitaanko siis joustotyömallista jotenkin tt:n ja ta:n välillä?
V: Ruokaviraston työaikapolitiikka ei ole työaikalain tarkoittamaa joustotyötä vaan VES:n mukaista liukuvan työajan mallia jota vain on modifioitu meillä VES:ä joustavammaksi. Työaikalain mukainen joustotyöhän ei mahdollista saldojen kertymistä vaan työajan on lain mukaan tasoituttava seurantajakson aikana. Joustotyöstä on myös tehtävä työaikalain mukainen erillinen sopimus henkilöiden kanssa, eikä sitä voi ottaa suoraan koko henkilöstölle käyttöön vaan sen käyttö tulisi arvioida aina tehtäväkohtaisesti. Ruokaviraston joustotyössä ei ole kyse työaikalain mukaisesta joustotyöstä vaan tuo nimitys on otettu käyttöön ennen uutta työaikalakia, jolloin se voi ymmärrettävästi aiheuttaa hieman väärinkäsityksiä. Virasto on aikeissa harmonisoida tarvittaessa terminologiaa, mutta henkilöstön tuntiessa kohtuullisen hyvin nämä virastokohtaiset lähtökohdat, siihen ei nähdä aivan akuuttia tarvetta.

Minusta työaikalain joustotyöajassa työaikaa ei kuuluisi seurata (leimata) eikä saldoja kertyisi. Onko tässä joku muu malli käytössä?
V: Ks. edellisestä.

Kiitos Sini, oletteko hyödyntäneet koulutusta #eoppiva?
V: Kyllä, eOppivaa pyritään aina markkinoimaan ja hyödyntämään Ruokavirastossa tässä ja muissakin teemoissa.