Joulukuun 2020 alussa julkaistussa julkisen hallinnon strategiassa hallinto lupaa rakentaa tulevaisuuden kestävää arkea ja toimivaa ja turvallista yhteiskuntaa. Strategiatyö käynnistyi marraskuussa 2019 Sanna Marinin hallituksen hallitusohjelman hankkeena.
Tavoitteena kestävä hyvinvointi muutosten keskellä
Suomalainen yhteiskunta elää murroksessa, jossa vaikuttavia teemoja ovat mm. väestön ikääntyminen, ilmastokriisi, digitalisaatio ja muuttoliike. Julkiselta hallinnolta odotetaan uudistumista ja toimintaa, joka rakentaa hyvän elämän edellytyksiä ja vahvistaa luottamusta myös tulevaisuudessa, kaikissa tilanteissa.
Strategiahankkeen projektipäällikkö Eeva Kaunismaa valtiovarainministeriöstä kertoo, että koska julkisen hallinnon on kyettävä vastaamaan yhteiskunnassa tapahtuviin muutoksiin, julkiselle hallinnolle ja palveluille tarvittiin yhteinen strategia. Myös hallinnon sisäiset muutokset, kuten virkamiesten eläköityminen, lisäävät luonnollisesti tarvetta uudistua.
Tukea yhteistyölle ja työnjakoon
Kaunismaa linjaa, että uuden strategian tärkein tehtävä on antaa suuntaa seuraaville kymmenelle vuodelle: ohjata ja vahvistaa koko julkisen hallinnon uudistamista 2020-luvulla. Ylätason strategia on laajuudessaan valtava, sillä se kattaa yli 300 kuntaa, yli 70 valtion virastoa ja 500 000 työntekijää – ja lopulta 5,5 miljoonaa kansalaista. Strategialla tuetaan valtion viranomaisten, kuntien ja tulevien hyvinvointialueiden yhteistyötä ja työnjakoa.
Strategia tiivistyi ketterin menetelmin selkeäksi
Rakenteeltaan selkeä strategia on julkaistu verkkosivustona osoitteessa julkisenhallinnonstrategia.fi. Se sisältää kuusi julkisen hallinnon yhteistä päämäärää, seitsemän käytännön tason toimintalinjausta sekä lupauksen yhteiskunnalle. Valtavan kokonaisuuden tiivistäminen suhteellisen lyhyessä ajassa onnistui ketteriä menetelmiä soveltamalla: laajasti osallistaen ja joustavasti ja iteratiivisesti edeten.
Vaikka koronaepidemia laittoikin suunnitelmia uusiksi, se myös taivutti ketteryyden suuntaan.
Kaunismaan mukaan strategiatyöhön oli suunniteltu aluetilaisuuksia, fyysisiä kokoontumisia, jotka peruuntuivat koronan takia. Suunnitelmat muuttuivat niin paljon, että harkittiin jopa hankkeen toteutuksen siirtämistä. Virkamiehillä ja kuntien työntekijöillä oli jo valmiiksi kädet niin täynnä virusepidemiaan liittyviä tehtäviä tavanomaisten töidensä lisäksi, että piti miettiä, onko tarpeen kuormittaa heitä vielä strategiatyöllä.
Päätös jatkaa osoittautui oikeaksi, sillä osallisista tuntui hyvältä irtaantua päivittäisestä virkamiestyöstä, ja he kokivat virkistävänä keskittyä hetkeksi pidemmän aikavälin suunnitteluun. Osallistumismahdollisuuksien tarjoaminen lisäsi sitoutuneisuutta ja kokemusta omista vaikutusmahdollisuuksista sekä työn merkityksellisyydestä.
Avitettu loikka virtuaalityöskentelyyn
Strategian valmisteluprosessi toteutettiin uudella, joustavammalla toimintatavalla – jatkuva keskustelu ja osallistaminen olivat avainkäytäntöjä. Virtuaalitapaamisiin siirtymistä helpotti se, että tietojärjestelmät olivat jo valmiiksi hyvällä mallilla. Strategiatyössä oli tukena ajatushautomo Demos Helsinki, joka rohkaisi uusien työkalujen käyttöön ja digityöpajojen pitämiseen.
”Koronan ansiosta saimme itse asiassa ihanteellisella tavalla osanottajia eri puolilta Suomea mukaan ja avoimiin työpajoihin osallistui henkilöitä yli organisaatiorajojen.”
”Vuorovaikutus onnistui hyvin ilman fyysisiä tapaamisia samoin kuin ideointi kansalaisjärjestön ja kuutoskaupunkien strategiasihteeristön kanssa”, Kaunismaa kuvaa ja antaa kiitosta säännöllisille kokoontumisille, joiden jäsenet veivät asioita järjestelmällisesti eteenpäin.
Noin kymmenhenkinen asiantuntijoista koostunut hanketiimi kokoontui useamman kerran viikossa yhdessä konsultin kanssa ja ministeriöiden ja kuntapuolen edustajien johtoryhmä kerran kuukaudessa. Se linjasi esitysten perusteella, miten jatketaan eteenpäin. Johtoryhmän kokousten väleihin mahtui lisäksi useita erilaisia vuorovaikutustilanteita, joista suodatettiin edelleen käsiteltävää johtoryhmälle.
Rohkeutta ja kykyä sietää epävarmuutta
Ketterät toimintamenetelmät olivat osin tuttuja ja osin uusia. Aivan uutena kokeiltiin mm. tiedesparrausta tiedeneuvonnan kehittämishanke Sofin kanssa. Siinä korostuivat monitieteisyys ja vuorovaikutus. Uudenlaisten toimintatapojen kokeilu vaati rohkeutta ja epävarmuuden sietokykyä.
”Emme itsekään tienneet alussa, millainen strategia tulee olemaan. Se muotoutui aidosti yhteistyön tuloksena ja suuntaa muutettiin ketterästi matkan varrella tarpeen mukaan. Piti vaan uskoa, että hyvä tulee. Tälle oli selkeästi tilausta, ja onnistuimme yhdessä myös siksi, että aika oli kypsä”, Kaunismaa sanoo ja myöntää olevansa lopputuloksesta ylpeä:
”Kokonaisuudesta tuli hieno. On ollut mukavaa saada myönteistä palautetta kohderyhmiltä. Erityisesti verkkosivuston visuaalisuus ja raikkaus sekä sisällön helppo ymmärrettävyys ovat saaneet kiitosta.”
Perinteiselle jalkautukselle ei ole tarvetta
Hankkeen projektipäällikkö Kaunismaa toteaa, ettei tätä strategiaa tarvitse jalkauttaa: sitä ei valuteta perinteiseen tyyliin ylhäältä alaspäin sähköpostin liitetiedostona.
Strategiaa pyrittiin elämään todeksi jo valmisteluvaiheessa, osallistamisen avulla.
Sen tekemiseen osallistui vähintään välillisesti tuhansia ihmisiä, jotka kaikki ovat sitoutuneet hiukan jo oman panoksensa antaessaan. Valmistelutyö sisälsi kymmeniä eri verkostojen ja teemaryhmien virtuaalikokoontumisia, ja pelkästään kansalaisilta saatiin otakantaa.fi-sivuston kautta ennennäkemättömät yli 700 vastausta. Kaikkea saatua materiaalia käytettiin hyväksi strategiatyössä – luonnoksista keskusteltiin ja niitä työstettiin fasilitoimalla ja keskustelua rajaamalla.
Kyse ei ollut pienen porukan valmistelemasta, valmiiksi mietitystä kokonaisuudesta, vaan aidosti yhdessä tehdystä työstä. Eeva Kaunismaa iloitsee: ”Oli todella hienoa, että strategiatyössä kumppanuus oli niin aitoa, ja että löysimme yhteisen, vahvan tahtotilan ja kielen asioiden esittämiseen.”
Strategiaa käydään läpi uudella tavalla
Vaikka ei puhuta perinteisesti jalkautuksesta, strategiaa käydään luonnollisesti läpi eri yhteyksissä ja ympäristöissä. ”Kutsumme itsemme kylään ja virtuaalikeskustelemme siitä, mitä strategia tarkoittaa kunkin kunnan tai viraston arjessa ja toiminnassa, ja miten strategiaa voisi hyödyntää. Emme siis esitä mitään valmista, vaan kyselemme ja kuuntelemme”, Kaunismaa kertoo ja lisää:
”Tavoitteena on sitouttaa ja innostaa aivan kaikkia. Kohtaamme johtoa ja asiantuntijoita kaikilta tasoilta, turhaa hierarkiaa karsien – ihminen ihmiselle.”
Projektipäällikkö myöntää, että uudenlainen tapa viestiä strategiasta vaatii sekin totuttelua. ”Ihmiset eivät ole tottuneet tällaiseen. On oppimisen paikka, ettei tarvitse pelätä, vaan mukana sai olla omana itsenään.”
On tärkeää, että jokainen strategiatilaisuus on omanlaisensa. Niissä on tarkoitus keskittyä eri asioihin tarpeen ja osallistujien mukaan. Voidaan esimerkiksi miettiä, miten voidaan luoda ilmapiiriä, joka mahdollistaa toivotun muutoksen.
Hyvä strategia on helppo soveltaa käytäntöön
Julkisen hallinnon strategia koskettaa niin valtavaa määrää eri tahoja, että toimeenpanoa suunniteltaessa on tehtävä valintoja ja priorisoitava: lähdettävä pienin askelin kokeilemaan, mikä toimii ja vasta sitten skaalaamaan. ”Tämä on verkostojen verkosto, jossa voimme onnistua vain yhdessä. Valtion perushierarkian kautta voimme tietysti viedä strategian toteutusta toimenpidesuunnitelman avulla eteenpäin. Tämä kaikki on vasta alussa. Strategia on vasta suunnitelma ja sen toteuttaminen vaatii ketterää tekemistä yhdessä”, Eeva Kaunismaa huomauttaa.
Julkisen hallinnon strategia itsessään on osoitus ketteryyden toimimisesta virastomaailmassa.
Verkkosivustolla kuvattu hallinnon uudistaminen sujuvoittaa arjen palveluita, turvaa oikeusvarmuuden yhteiskunnassa ja luo uusia mahdollisuuksia yrityksille ja yhteisöille. Hyvän strategian tunnistaa siitä, että sitä on helppo soveltaa käytäntöön. Tästä oivallisena esimerkkinä on kustannustukihanke, jossa strategian seitsemää linjausta jo toteutettiin kauniilla tavalla.
Tutustu julkisen hallinnon strategiaan osoitteessa julkisenhallinnonstrategia.fi
