Retrospektiiviä julkisista keskisuurista hankinnoista työryhmävetoisesti

Olen soveltanut julkisten hankintojen lainsäädäntöä vuodesta 2004 alkaen kymmeniä kertoja tietojärjestelmien osalta. Viimeisin hankintaprosessi on juuri saatu onnistuneesti päätökseen.

Tämä oli kolmas kerta, kun kilpailutan saman kokonaisuuden, hankinnan pääasiallinen kohde oli työsuojeluvalvonnan operatiivinen järjestelmä Vera. Lisäksi samaan kilpailutukseen on järkevää liittää muita soveltuvia tietojärjestelmätehtäviä ja selvitystehtäviä. Hankinnan arvioitu arvo on n. 2,5 milj. euroa, joka on yli 10 % työsuojeluhallinnon budjetista.

Koko hankintahistoriani olen tehnyt organisaatioissa, joissa ei ole organisoitua hankintaryhmää, joka tarjoaisi valmiit asiakirjamallit ja sopimuspohjat, jotka soveltuisivat hankittavaan kohteeseen. Paljon tehdään siis itse, vaikka tarpeet ovat yleisiä. Keskikokoisia operatiivisia tietojärjestelmiä on julkisessa hallinnossa paljon. Koen myös, että olemme hiljainen vähemmistö, jonka ääni jää usein kuulumattomiin.

Näin hankintaprosessin jälkeen jäin miettimään sitä, kuinka tarkoituksenmukaista näiden moneen kertaan kilpailutettujen elinkaaressa keski-iässä olevien mutta tekniikaltaan edelleen ajantasaisten tietojärjestelmien kilpailuttaminen on, voisiko ensi kerralla kilpailuttaa tietojärjestelmän pidemmäksi aikaa kuin viideksi vuodeksi? Onko näiden keski-ikäisten tietojärjestelmien ylläpitämiseen ja kehittämiseen oikeasti markkinoita?

Kun oma hankintaorganisaatio puuttuu, voisiko hankinnan työmäärälle tehdä jotain?

Tässä kirjoituksessa on käyty läpi hankintaprosessia hankintayksikön näkökulmasta. Se millainen työmäärä on toimittajalla, jää nyt tämän kirjoituksen ulkopuolelle. Myös se on mittava.

Työmäärä on hankintayksikölle suuri. Hankintalaki on myös armoton, jos olet huolimaton tai unohdat jotain, menee hankintaprosessi uusiksi. Pahimmillaan kyse voi olla yksittäisestä sanasta, pyydätkö tarjouksen täydennystä vai täsmennystä.

Pohdin tässä kirjoituksessa, mm. mikä onkaan se saavutettava hyöty, näissä tilanteissa, kun kilpailutetaan yli kymmenen vuotta vanhoja tietojärjestelmiä? Mitä etua organisaatiot, joilla on pienet omat hankintaresurssit, saa DPS-menettelystä? Ne organisaatiot, kun ovat juuri niitä, jotka tarvitsevat tukea ja apua. Kokemukseni mukaan tällaisille organisaatioille puitesopimus oli toimivampi vaihtoehto.

Lopputulos oli kuitenkin hyvä, yhteistyötä tehdään hyvän toimittajan kanssa seuraavat viisi vuotta.

Lähtökohtia hankinnalle tällä kertaa

Nykyisissä tehtävissäni en juuri tee muita hankintoja, kuin tämän yhden EU-kilpailutuksen rajan ylittävän hankinnan kerran viidessä vuodessa. Työpäiväni täyttyvät muun ajan muissa asioissa ja mm. tuomioistuinratkaisujen seuranta on satunnaista. Käytännössä hankintaosaaminen on päivitettävä joka kerta, kun valmistelu käynnistetään.

Työpaikallani hankintatukea on jonkin verran saatavissa, mutta käytännössä asiantuntijana joudun vetämään hankintaprosessin läpi. Tilanteeseen sopivia asiakirjamalleja ei omassa organisaatiossa ole. Hankintaprosessin ohjeistusta löytyy runsaasti, pelkästään sen kunnolliseen läpikäymiseen menee useita päiviä. Keskisuuren tietojärjestelmän osalta hankintaprosessi tarkoittaa lähes vuoden mittaista prosessia, työryhmän käynnistämisestä sopimukseen ja jälki-ilmoitukseen. Tämä on sellainen sopiva hölkkävauhti.

Hankinnan aikataulua ei kannata kiirehtiä, koska matkassa on paljon mietittäviä asioita ja yksityiskohtia, jotka vaativat aikaa. Liiallisessa kiireessä voi valmistelu jäädä puutteelliseksi. No, puutteitahan jää aina…Toiveena tietysti, että niitä jäisi mahdollisimman vähän.

Viime vuonna laatimani aikataulu on tällä:
https://api.hankeikkuna.fi/asiakirjat/d521fb16-f437-42f2-87b0-4e02b795dfbc/d31848fc-1d19-45b8-ae84-babc6beb64b4/KIRJE_20200618091209.DOC

Työryhmä jakamaan työtä ja tuomaan ideoita sekä osaamista

Keskisuuren tietojärjestelmän kilpailutuksessa olen käyttänyt tukena työryhmää. Työryhmään saadaan koottua niin toiminnan asiantuntijoita, hankinta-asiantuntijoita sekä tietojärjestelmäasiantuntijoita. Vetäjällä olisi hyvä olla prosessiosaamista 🙂 Näiden kaikkien asiantuntijoiden osaamista tarvitaan onnistuneen hankinnan läpivientiin.

Tämän kertaisessa hankintaryhmässä asiantuntijat työskentelevät Rovaniemeltä Tampereen kautta Helsinkiin, jolloin etäkokoukset olivat luonteva tapa tehdä valmistelua. Kokoustimme säännöllisesti kahden viikon välein. Kokousten välille työryhmälle annettiin valmistelutehtäviä seuraavaa kokousta varten. Työryhmä piti yhteensä 22 kokousta. Kesäkuussa kokoonnumme vielä kerran kokoamaan ajatuksiamme hankinnasta, missä onnistuimme, missä emme.

Hankinnan valmistelu kannattaa ajoittaa niin, että keskelle osuus kesä, jolloin monesti on tavallisissa töissä rauhallista ja aikaa voidaan käyttää tarjouspyyntöaineistojen päivittämiseen. Sellaisia ovat mm. prosessikuvaukset ja käyttötapaukset, asiakkaan ohjeistus tulevalle toimittajille ja tulevaisuuden näkymiä, mitä seuraavina vuosina on nähtävissä toiminnan painopisteenä ym.

Tällaista aineistoa tarjouspyynnön liitteenä on ns. mapillinen. Toiminnan asiantuntijoilla ja tietojärjestelmäasiantuntijoilla on tässä vaiheessa merkittävä rooli. Kiitos Jorma, Antti, Pirjo ja Camilla työstänne.

Mikä hankinta-tapa sopii tilanteeseen?

Hankintaprosessissa on monta vaihetta ja tehtävää, mm. hankinta-tapa-analyysi: kannattaako kilpailuttaa itse avoimella kilpailutuksella vai soveltuisiko joku Hanselin DPS tilanteeseen?

Olen aiemmin kilpailuttanut saman kokonaisuuden sekä avoimena kilpailutuksena että Hanselin puitesopimuksen minikilpailutuksena. Puitesopimuksen minikilpailutus tuntui sopivan kaltaisellemme organisaatiolle hyvin, puitesopimus oli valmis ja tarvitsimme siihen vain n. kymmensivuisen asiakaskohtaisen sopimuksen. Myös muut asiakirjamallit olivat käyttökelpoisia ja tilanteeseen soveltuvia. Samoin hankintaprosessi soveltui kaltaisellemme organisaatiolle, joka tekee tällaisen ison hankinnan kerran viidessä vuodessa. Hankinnan työmäärä pysyy kohtuullisena ja asiantuntijan ei tarvitse liikaa mennä osaamisalueensa ulkopuolelle.

Positiivisen puitesopimus-kokemuksen perusteella päädyimme työryhmässä siihen, että käytämme Hanselin DPS-menettelyä hankinnassamme ja ajattelimme, että asiakirjamallituki olisi yhtä hyvä kuin puitesopimuksessa.

Suitsait sopimus kasaan – ko?

Olen pitänyt hyvänä käytäntönä laittaa sopimusluonnoksen mukaan tarjouspyyntöön. Tässä suhteessa DPS-menettely tuotti työmäärässä yllätyksen. Käytännössä sopimusluonnos oli rakennettava alusta alkaen, sopimusta laadittaessa oli tarve verrata mm. mitä onkaan jo julkisissa sopimusehdoissa? Onko tässä sopimuksessa tarpeen sopia eri tavalla asiasta? Minkä JIT-sopimuksen kirjaus soveltuu tähän sopimukseen? Onko tarve rajata JIT-ehtojen soveltamista? Onko jotain asioita, joista pitäisi itse osata lisätä sopimukseen?

Käytännössä sopimusluonnoksen laatimista varten täytyi käydä läpi kymmenen muuta sopimusta ja miettiä monet yksityiskohdat ao. tilanteeseen soveltuvaksi. Onneksi tässä oli apuna aiempien kilpailutuskierrosten sopimukset, mutta paljon mietittävää sopimusluonnoksen osalta oli. Erikoista oli myös se, että joutui itse määrittelemään minkä perustella hintaa voisi korottaa, onko se joku tietty indeksi vai mikä. Tässä vaiheessa kyllä asiantuntijan sormi meni suuhun. Sopimusluonnos tuli laittaa Hanselin kommentoitavaksi, yllätys oli, että he kommentoivat myös sopimuspohjassa olleita omia tekstejään. Sitä en kyllä osannut odottaa…

Tämä vaihe osui tietysti syyslomakaudelle, jolloin sopimusluonnosta kasasin kolmen asiantuntijan avustamana, vaikka näkemyksiä olisi voinut kysyä koko työryhmältä.  Kiitos Leena, Marjo ja Ville 🙂 Omien kiireidenne keskellä sain teiltä korvaamatonta apua. Jotta pysyimme aikataulussa, tämä tarkoitti osaltani 12 tuntisia päiviä parin viikon aikana. En siis osannut ottaa aikataulussa huomioon syysloman ajankohtaa ja vaikutuksia.

Lue miten tarina jatkuu: Tarjouspyynnön valintakriteerit – juurihoitoa virkakunnalle?