Lean lisää tehoa, tuottavuutta ja työhyvinvointia

Kun hakemuksen käsittelyaika laskettiin PRH:ssa aiemmin kuukausissa ja nykyään päivissä, pitkäjänteinen kehitystyö on osoittanut kyntensä. Lisävauhtia tarjoilee Lean-kehittämistyö, josta on kasvanut organisaation arkinen toimintamalli.

Patentti- ja rekisterihallituksessa (PRH) toiminnan tehokkuuden ja tuottavuuden kehittäminen on ollut pitkään keskeinen tavoite. Asiakkaita – yrityksiä ja yhteisöjä – halutaan palvella mahdollisimman joustavasti, nopeasti ja laadukkaasti. Samalla halutaan kehittää organisaatiota hyvänä työnantajana.

”Olemme kehittäneet tuottavuutta ja tehokkuutta järjestelmällisesti viimeisen kymmenen vuoden ajan. Lean on tuonut toimintaan lisää hyviä työkaluja ja toimintamalleja”, PRH:n ylijohtaja Eero Mantere sanoo.

”Lean-toiminta tuli mukaan kuvaan noin seitsemän vuotta sitten ja ensimmäiset pilottihankkeet toteutettiin henkilöstöä osallistaen ulkopuolisen konsultin avulla. Lean-kehittäminen sai tästä hyvän startin, mikä on tuonut merkittävän lisän muun jatkuvan kehittämistyön rinnalle”, ylijohtaja kertoo.

Vähemmän hukkaa, enemmän arvoa

Yksi ensimmäisistä Lean-piloteista liittyi yhdistysrekisterin toimintaan, jossa käsittelyajat olivat huomattavan pitkät. Parin viikon tutkimustyön tuloksena prosessista löydettiin paljon hukkaa ja toisaalta varsin vähän arvoa tuottavaa aikaa.

”Ilmoittamis- ja rekisteröintiasioissa käsittelyaika oli aiemmin yli kolme kuukautta. Kun lähdimme yhdessä tarkastelemaan prosessia, löysimme nopeasti muutoskohteita, joiden avulla prosessi lyheni alle kuukauteen. Tämä on hyvä esimerkki siitä, miten kehitystyö tuottaa tuloksia ilman, että tietojärjestelmiin oli tarpeen tehdä muutoksia.”, Mantere toteaa.

Innostus Lean-kehittämiseen kasvoi, joten PRH:ssä käynnistettiin Lean Master -tuotekehitystyön erikoisammattitutkinnot asiasta kiinnostuneille työntekijöille oppisopimuskoulutuksina 2018 ja 2019 yhdessä Maanmittauslaitoksen kanssa. Myös PRH:n johto on koulutettu Lean-kehittämisajattelun mukaan.

Pienparantamisesta osa arkea

Lean Master on käytännön työkalu järjestelmälliselle ja osallistavalle kehitystyölle. Tavoitteena on kasvattaa sisäisiä kehittäjiä palvelumuotoilun ja lean-työkalujen avulla.

Tavoitteena on kehittää organisaation toimintaa ja parantaa työhyvinvointia sekä rakentaa jatkuvasti kehittyvää ja muutosmyönteistä organisaatiokulttuuria.

”Tässä on onnistuttu hyvin. Koulutuksessa olleet ovat tehneet opintojen aikana työhönsä liittyviä kehityshankkeita ja saaneet hyvät valmiudet nähdä asioita uudella tavalla. Jatkuvan kehittämisen kulttuurista ja pienparantamisesta on tullut arkipäivää: prosesseja ja osaprosesseja kehitetään koko ajan”, Mantere kertoo.

Yksi viimeisimmistä kehityshankkeista liittyy asiakaskäyntien tarkasteluun. PRH:ssä käy vuosittain 20 000–30 000 asiakasta, joten palvelun kannalta on oleellista lyhentää odotusaikoja eli hukka-aikaa ja kasvattaa arvoa tuottavaa aikaa. Vastaavia kehityshankkeita on vireillä koko ajan.

Lyhyemmät jonot, parempi palvelu

Mantereen mukaan kehittämisen tulee olla paitsi innostavaa, myös suunnitelmallista ja tavoitteellista toimeenpanoa ajatellen. Usein prosesseja penkoessa iskee runsaudenpula, koska parannuskohteita saattaa löytyä paljon. On varauduttava myös mahdolliseen muutosvastarintaan.

”Olemme tehneet pitkään kehittämistyötä ja toteuttaneet erilaisia muutoksia, joten kehittämisen tuloksia ei voida kaataa vain yhteen laariin”, Mantere muistuttaa. ”Yhteistä kaikelle kehitystyölle on se, että saamme esimerkiksi purettua tehokkaasti käsittelyjonoja ja tuotettua parempaa asiakaspalvelua.”

Otetaan vielä talon sisäinen Lean-esimerkki: Työtunnit saattoivat viipyä PRH:n järjestelmässä aiemmin kirjauksesta hyväksyntään viikkokausia. Kun prosessia tutkittiin, arvoa tuottavaa aikaa löytyi jälleen vähän. Kehitystyön ansiosta viiveet saatiin pois ja prosessi muuttui huomattavasti sujuvammaksi.

Mahtava ja motivoiva metodi

Ylijohtajan assistentti Mari Suhonen osallistui Lean Master -koulutukseen vuonna 2018. Suhonen on kiinnostunut työn ja itsensä kehittämisestä, joten oppisopimuskoulutus osui kohdilleen.

”Lean on mahtava ja motivoiva metodi. On hienoa päästä tutustumaan toimintatapoihin syvemmin sekä nähdä, miten kaikki toimii ja mitä voisi parantaa. Kun kehittäminen lähtee työntekijöistä, muutoksiin solahtaa mukaan ja niihin on helppo sitoutua”, Suhonen kertoo.

Suhonen on ollut mukana monissa kehityshankkeissa, jotka liittyvät mm. HR:ään, GDPR:ään ja hankintoihin. Yhtenä esimerkkinä hän mainitsee uuden henkilön palkkaamiseen liittyvän prosessin, joka saatiin virtaamaan entistä sujuvammaksi.

Kun pullonkauloja löydettiin, prosessi nopeutui ja hyväksyntäaika lyheni.

”Pahimmillaan prosessi kesti yli 50 päivää, mutta nyt voidaan päästä 1,5 päivään. Ja jos hyväksyntään kului aiemmin 42 päivää, kehitystyön tuloksena sama työ voidaan tehdä jopa puolessa tunnissa. Olen kehittämisestä todella innostunut: teemme yhdessä töitä koko organisaation puolesta.”

Kehittäminen alkoi kiinnostaa Mari Suhosta Lean Master -koulutuksessa niin paljon, että hän suoritti myös tradenomin tutkinnon julkishallinnon kehittämisestä. Alan jatko-opinnotkin yliopistossa kiinnostava.