Prosessien kuvaaminen ja kehittäminen sekä niihin liittyen roolien ja vastuiden selkeyttäminen ovat nousseet YM henkilöstöstrategiassa, henkilöstötutkimuksissa sekä viimeaikaisessa YM toiminnan analyysissa keskeisiksi toiminnan kehittämistarpeiksi.
Hankkeen tavoitteet
Hankkeen päätavoite on prosessien kuvaamisen ja kehittämisen sekä niihin liittyvien toimintamallien ja
prosessihallintamallin avulla tukea YM kehittämistä sujuvammin toimivaksi, tehokkaammaksi ja jatkuvasti oppivaksi organisaatioksi ja siten kasvattaa YM tuottavuutta sekä parantaa henkilöstön työhyvinvointia.
Konkreettisina osatavoitteina ovat:
- Muodostaa yhteinen YM prosessipuu/prosessikartta, josta käy ilmi YM avainprosessit ja muut toimintaprosessit sekä niiden väliset suhteet
- Kuvata ja sujuvoittaa YM keskeiset prosessit priorisoidussa järjestyksessä
- Kuvata ja käyttöönottaa prosessien toimintamallit, ml. roolit, vastuut ja toimintatavat
- Integroida edellä mainitut YM toimintaan ja johtamiseen, jotta aikaansaadaan kestäviä muutoksia
Menetelmät
Prosessien ja toimintamallien kuvaaminen sekä kehityskohteiden tunnistaminen tapahtuu fasilitoiduissa
työpajoissa, joissa hyödynnämme digitaalisia yhteistyöalustoja, kuten MS Whiteboard. Prosessikuvausten lopullinen muoto ja hallinnointityökalu tarkentuvat pilotin myötä, mutta alustavasti vaihtoehtoja ovat ainakin Tiimeri, Excel ja Draw.io.
Hankkeen hallinnoinnissa ja toteutuksessa hyödynnetään ketterän kehittämisen metodiikkaa, kuten;
- Jatkuvasti päivittyvä hankkeen tiekartta
- Projektipäällikön ylläpitämä kaikille avoin Planner-työjono
- Sprinttimäinen työskentely
- ”Seremoniat” (mm. lyhyet viikkopalaverit, kvartaalittaiset retrot sekä demot koko henkilöstölle), jotka
mahdollistavat tehokkaan hanketyöskentelyn ja oppien leviämisen