Oikeusministeriön hallinnonalan sisäisessä, kansalaisille näkyvässä sekä hallinnonalarajat ylittävässä viranomaistoiminnassa on paljon digitalisoinnin ja yhdessä kehittämisen mahdollisuuksia. Tässä hankehakemuksessa keskitymme yhteistyöhön, jolla hallinnonalamme sähköistä asiointia voidaan kehittää koordinoidusti yhdessä. Hankkeen tavoitteena on hallinnonalan sähköisen asioinnin kehittäjäverkoston toimintamallin muodostaminen. Muutosmyönteisyyden ja yhteisen ymmärryksen rakentaminen yhdessä kehittäjäverkoston ja muodostettavan toimintamallin kanssa konkretisoituu yhtenäisenä, tehokkaana ja tuottavana digitaalisena asiointiprosessina. Kehittäjäverkoston jäsenten rooli parhaimmillaan on toimia muutosagentteina omilla sektoreillaan, jolloin yhdessä edistämme muutosmyönteisyyttä.
Oikeusrekisterikeskus (ORK) toimii oikeusministeriön hallinnonalan digipalvelukeskuksena. ORK:n tehtävänä on kehittää, hankkia ja ylläpitää ja digipalveluja koko hallinnonalalle. Hallinnonalan virastot ja organisaatiot tilaavat ICT-palvelunsa ORK:n kautta. Oikeusrekisterikeskus on hallinnonalan ensisijainen yhteystaho kaikissa tietohallintoasioissa, jotka liittyvät ICT-palveluiden hankintaan ja kehitykseen. Oikeusministeriön hallinnonala on kuvattu tarkemmin täällä https://oikeusministerio.fi/hallinnonala. Hallinnonalan laajuus luo mahdollisuuden mutta toisaalta myös haasteen yhteiselle kehittämiselle. Tällä hetkellä oikeudenhoitoon liittyviä palveluita kehitetään hallinnonalamme eri virastoissa yksittäin ja pistemäisesti toisistaan irrallisesti. Kansalaisen sähköisen asioinnin kehittämisohjelmassa, mihin tämä hankehakemus liittyy on tavoitteena muodostaa kansalaisella näkyvä, yksi yhteinen elämäntapahtumiin perustuva asiointipaikka oikeusasioiden hoitoon liittyen. Oikeudenhoidollisissa prosesseissa voi usein olla elämäntapahtumalähtöinen pidempi ja useampaa viranomaista ja hallinnonalaa koskeva kaari. Esimerkiksi rikosprosessiin liittyy monia oikeusministeriön hallinnonalan sektoreita (mm. syyttäjät, tuomioistuimet, rikosseuraamuslaitos, minkä lisäksi kyseisiin elämäntapahtumiin voi kytkeytyä ulosotto, talous- ja velkaneuvonta). Tämän lisäksi prosessi alkaa Poliisilta, joka on eri hallinnonalaan kuuluva. Saumaton, sujuva yhteistyö ja tiedon turvallinen käsittely ovat keskeisiä taustatekijöitä asiointiprosessissa.
Virkailijan näkökulmasta tällaisen elämäntapahtumalähtöisen, yhteisen asioinnin kehittämispotentiaalin ymmärtäminen on arvokasta. Mitä paremmin hahmotamme laajan kokonaisuuden ja ymmärrämme asioinnin tarpeet, sitä paremmin ja tehokkaammin voimme muotoilla kansalaisen sähköisen asioinnin polun. Tämä kehittämisteema on tärkeä, koska toimiva asiointipolku on digitaalinen, tehokas ja se lisää tuottavuutta. Toimintaa digitalisoimalla, prosesseja automatisoimalla, yhteisiä ratkaisuja tuottamalla sekä päällekkäisyyksiä purkamalla löydetään moderneja, mielekkäitä ja tuottavia työn tekemisen muotoja.
Hallinnonalalla asioinnin tekniseen kehittämiseen ja käyttäjälähtöisten ja käytettävien asiointipalveluiden yhdenmukaistamiseen on oma kehittämisohjelmansa ”Kansalaisen sähköinen asiointi (KSA). Sitä johtaa Oikeusrekisterikeskus (ORK).
Hankkeen tavoitteet
Hankkeen tavoitteena on luoda oikeusministeriön hallinnonalalla asioinnin kehittämisen ja muutosjohtamisen toimintamalli sekä maaperä yhteistyölle, joka lopulta mahdollistaa digitaalisten, sujuvien oikeudenhoidon asiointipalveluiden toteuttamisen.
Hallinnonalan toimintaympäristö on hyvin laaja. Siihen kuuluu Tuomioistuinlaitos, Syyttäjälaitos, Ulosotto, Rikosseuraamuslaitos, Oikeusapu, talous- ja velkaneuvonta sekä yleinen edunvalvonta sekä joukko pienempiä virastoja. Edellä kuvatut sektorit ovat monin osin edistäneet virastokohtaisia sähköisen asioinnin palveluita. Tässä hankkeessa erityisenä tavoitteena on luoda yhteinen toimintamalli, jotta edellytykset yhdessä tekemiselle ja hallinnonalan yhteisen sähköisen asioinnin, ns. OmaOikeus-konseptin, toteuttamiselle mahdollistuu.
Kehittäjäverkoston toimintamallin muodostaminen substanssiasiatuntijoiden kanssa luo pohjan, luottamuksen ja pysyvän rakenteen (yli)hallinnonalan laajuiseen sähköisen asioinnin kehittämiseen. Asioinnin kehittäminen hallinnonalalla nojaa VM:n Digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuuteen sekä VM:n Elämäntapahtumalähtöisen asioinnin edistämisohjelmaan.
Hankkeen tulokset
KSA‑kehittäjäryhmän toimintamalli luotiin tukemaan oikeushallinnon sähköisen asioinnin yhtenäistä, suunnitelmallista ja asiakaslähtöistä kehittämistä. Hankkeen tavoitteena oli perustaa pysyvä, hallinnonalan
laajuinen kehittäjäverkosto sekä luoda sille selkeä toimintamalli, joka tukee yhteisten linjausten muodostamista ja sektorirajat ylittävää yhteistyötä.
Toimintamalli rakentuu kahdesta toisiaan täydentävästä tasosta:
- asiakaskokemuksen taso, jossa tarkastellaan palvelupolkuja, käyttäjäymmärrystä ja palveluiden kokonaisuutta yli sektorirajojen, sekä
- määrittelytaso, määrittelytaso, jossa yhteisesti suunnitellaan sähköisten asiointipalvelujen tekniset, toiminnalliset ja käyttöliittymälliset ratkaisut.
Nämä tasot kytkeytyvät toisiinsa muodostaen rakenteen, joka huomioi sekä strategisen suunnan että konkreettisen toteutustyön.
Käytännön työskentely käynnistyi alkuvuodesta 2025, jolloin muodostettiin sektorirajat ylittävä kehittäjäryhmä. Työ eteni työpajojen, välitehtävien ja etätapaamisten kautta, ja kevään tuotoksina syntyivät sähköisen asioinnin tilannekuva, sidosryhmäkartta ja kuvaus nykyisistä päätöksentekokäytännöistä.
Työskentely vahvisti sektorirajojen ylittävää ymmärrystä ja loi tärkeän foorumin tiedonvaihdolle. Yhteinen työskentely nosti esiin myös jatkokehitettäviä kohteita, joiden perusteella ryhmä korosti jatkossa selkeämmän rakenteen, ennakoivan suunnittelun, dokumentoinnin ja roolituksen merkitystä.
Kokonaisuutena KSA‑kehittäjäryhmä loi hallinnonalalle yhteistyörakenteen, joka mahdollistaa yhtenäisen digitaalisen asioinnin kehittämisen, tukee asiakaslähtöisiä ratkaisuja ja kokoaa sektorien osaamisen yhteiseen työskentelyyn. Malli toimii pohjana pitkäjänteiselle kehittämiselle ja yhteisten linjausten muodostamiselle.
Poikkihallinnollinen yhteistyö on edellytys hallinnonalan yhteisen digitaalisen tavoitetilan syntymiselle. Työskentely myös vahvisti käsitystä siitä, että strateginen yhteensuuntaaminen tarvitsee rakenteen.
Poikkihallinnollinen foorumi mahdollisti sen, että eri kehitysvaiheissa olevat sektorit pystyivät löytämään yhteisiä prioriteetteja ja vaikuttavimpia kehityskohteita. Näin syntynyt jaettu näkemys ohjaa koko hallinnonalaa kohti yhtenäistä ja asiakaslähtöistä digitaalista asiointia.