Vaasan hallinto-oikeus ei ole aiemmin tehnyt omaa, erillistä strategiaa, vaan tuomioistuinlaitoksen
strategiakartan toimeenpanosuunnitelmia. Viimeisin on tehty vuosiille 2017-2020.
Tarve omalle strategialle osana johtamisjärjestelmää on ilmeinen ja tämän hankkeen tavoitteena on
luoda Vaasan hallinto-oikeudelle strategia, joka tukee paitsi Tuomioistuinviraston strategiaa ja sen tavoitteita, myös Vaasan hallinto-oikeuden johtamista ja toiminnan kehittämistä.
Toimintaympäristössä ja henkilöstössä on tapahtunut paljon muutoksia, jotka tulee uudessa
strategiassa huomioida. Henkilöstön osallistaminen ja sitouttaminen strategian valmisteluun sekä
tavoitteiden mittarointiin on ainut tapa saada strategian tavoitteet toteutumaan arjessa.
Yhdessä luodut strategiset tavoitteet konkretisoivat numeeristen tulostavoitteiden merkitystä
henkilöstölle ja ohjaavat johtamista. Työn merkityksellisyyden kokemukset vahvistuvat ja koko
organisaation toimivuuden tärkeys korostuu toiminnan kehittämisessä.
Tulevaisuuden tavoitteiden mittaroinnissa tulee huomioida hallinto-oikeuden erilaiset työtehtävät ja
henkilöstöryhmät. Jokaisen työtehtävän ja henkilöstöryhmän merkitys kokonaistavoitteiden
saavuttamisessa on syytä kirkastaa. Osastojen, henkilöstöryhmien ja yksilöiden välinen avoin
vuorovaikutus lisääntyvät luontevasti hankkeen aikana. Osana hankkeen toimintaa selkeytetään
työn arviointikriteereitä, jotta henkilöstöllä on selkeä kuva siitä, millaista ammattitaitoa ja työn laatua
heiltä edellytetään ja millainen taso on tulosten saavuttamisnäkökulmasta riittävää.
Luodaan uusi toimintatapa tulevaisuuden tavoitteiden asettamiselle ja tavoitteiden mittaroinnille
yhdessä henkilöstön kanssa. Toimeenpanon seurannan tueksi määritellään strategiset mittarit sekä
yhteinen seurantamalli. Valituille mittareille vastuutetaan seurantavastuuhenkilöt. Tuloksena on
joustava ja päivittyvä strategia, joka ohjaa ja tukee arkipäivän työskentelyä.
Hankkeen tavoitteet
- Laaditaan ja konkretisoidaan Vaasan hallinto-oikeuden strategia vuosille 2025 – 2030.
(strategiakonsultti ja henkilöstö) - Rakennetaan uusi toimintatapa tulevaisuuden tavoitteiden asettamiselle ja tavoitteiden mittaroinnille
(strategiakonsultti ja henkilöstö) - Laaditaan strategian pohjalta osastoille konkreettiset toimenpiteet. (strategiakonsultti ja henkilöstö)
- Työn arviointikriteereitä selkeytetään, jotta henkilöstöllä on selkeä kuva siitä, millaista ammattitaitoa
ja työn laatua heiltä edellytetään ja millainen taso on tulosten saavuttamisnäkökulmasta
riittävää.(johtoryhmä)
Menetelminä käytetään: Sisäiset työpajat, johtoryhmän, osastojen ja tiimien työpajat sekä talon yhteiset palaverit + infotilaisuudet (ulkopuolisen fasilitaattorin / strategiakonsultin avulla). Erityyppisten kokoonpanojen tavoitteena on henkilöstön mahdollisimman laaja kuuleminen ja osallistaminen prosessiin. Hallinto-oikeuden informaatikko toteuttaa sisäisen viestinnän hankkeen ajalla.
Hankkeen tulokset
Hankkeen aikana luotiin Vaasan hallinto-oikeudelle visio, strategia, strategian toteuttamista tukevat osastotasoiset toimenpiteet sekä seuranta- ja mittarijärjestelmä tukemaan Vaasan hallinto-oikeuden toiminnan ohjaamista ja kehittämistä.
Yhteinen tulevaisuuskuva, sovitut tavoitteet sen toteutumiseksi sekä selkeät seurannan työkalut vahvistavat työn merkityksellisyyden tuntua ja luovat ymmärrystä eri henkilöstöryhmien vaikutuksesta yhteisten tavoitteiden saavuttamiseen. Työn arviointi muutoinkin kuin juttumäärien kautta koetaan tärkeäksi. Erityisesti kanslian työn esiin nostaminen työn tavoitteellisuus ja sen mittaaminen osana hallinto-oikeuden ydintehtäviä on uusi lähestymistapa tarkastella tukipalveluja ja arvioida sen toimintaa. Henkilöstön osallistaminen loi vahvan pohjan strategian jalkauttamiselle. Selkeät tavoitteet ja mittarit tukevat johtamista ja luovat sille ennakoitavuutta.
Työpajoissa nousi esiin myös kehittämistoimia, joita on jo toteutettu. Esimerkkinä kanslian henkilöstön niin sanotut varttikeskustelut ja koko tukipalveluhenkilöstön yhteispalaverit sekä osastojen teemapohjaiset etätilaisuudet.
Henkilöstön aito osallistaminen vaatii aikaa ja johdon sitoutumista. Arjen keskellä strategiatyöhön käytetty aika voi aluksi kohdata vastustusta. Jotta johto voi sitoutua, heillä tulee olla selkeä käsitys siitä, mitä strategiatyöllä tavoitellaan ja toisaalta ymmärrys myös siitä, että strategian kaikki tavoitteet eivät kohdistu kaikkiin henkilöstöryhmiin samalla tavalla.
Strategiatyössä nousee esiin monenlaisia toiveita ja näkemyksiä organisaation kehitystarpeista. Nämä kaikki eivät muotoudu tavoitteiksi, mutta niiden eteenpäin vienti voi olla mahdollista toisenlaisia kanavia pitkin. Tämä hanke saavutti tavoitteensa, mutta se on vain alku tulevaisuustyölle. Joitakin epävarmuuksia jäi esimerkiksi joidenkin tavoitteiden ja mittareiden toimivuuteen, mutta strateginen työ jatkuu ja näihin voidaan palata, kun saadaan jatkossa kokemuksia arviointityöstä.
Tavoitteita mahdollisimman konkreettisesti mittaavat mittarit, joihin tarvittava taustatieto on saatavissa käytettävissä olevista järjestelmistä, tulee vaatimaan jatkossakin kehittämistä.