Julkisen hallinnon uudistamisen strategian mukaan yksi hallinnon toiminnalle 2030-luvulla asetetuista päämääristä liittyy rakenteiden uudistamiseen ja uusiin tapoihin toteuttaa hallinnon tehtäviä.
Opetushallituksessa (OPH) tiiminvetäjän rooli on syntynyt aikoinaan käytännön tarpeista, mutta sitä ei ole toteutettu yhdenmukaisella ja ketterällä tavalla. Tämä on johtanut tilanteeseen, jossa tiiminvetäjien roolit, vastuut, valtuudet ja toimintatavat vaihtelevat osastoittain ja yksiköittäin. Tämä puolestaan näkyy tiimien työskentelyn epäselvyyksinä sekä yksikkökohtaisesti vaihdellen kuormituksen kasautumisena henkilöille, joilla ei ole kuitenkaan päätösvaltaa kaikkiin tiimeissä esille tuleviin asioihin. Toiminta saattaa näyttäytyä jopa osin tehottomana.
Tiimien koko ja tiiminvetäjän roolit vaihtelevat. Suurta vaihtelua on myös yksiköiden koossa ts. kunkin esihenkilön alaisuudessa toimivan henkilöstön määrässä. OPH:n työjärjestyksessä on tunnistettu ainoastaan muodolliset esihenkilö- ja johtamistehtäviin liittyvät roolit, ei tiiminvetäjän roolia. Tiiminvetäjillä ei siis ole esihenkilövastuita tai -velvollisuuksia, mutta käytännössä heillä saattaa olla suurikin vastuu operatiivisen toiminnan arjen johtamisesta ja kehittämisestä. Näiden taustalla on ollut mm. virastofuusioita vuonna 2017 ja jälleen vuoden 2026 alussa kun Kotimaisten kielten keskus yhdistyi Opetushallitukseen.
OPH:n työn tekemisen tapaa halutaan kehittää yhä ketterämpään, monialaiseen ja kansainvälistä yhteistyötä korostavaan suuntaan. Moderni asiantuntijaorganisaatio tarvitsee selkeät ja yhdenmukaiset työnjohdolliset roolit, jotta asiantuntijat ja tiimit voivat toimia itseohjautuvasti, laadukkaasti ja kestävän työhyvinvoinnin periaattein.
Nykyisten tiiminvetäjien roolia on tarve tarkastella uudella, innovatiivisella ja nykyaikaisella tavalla, asiantuntijaorganisaation tarpeita palvelevaksi:
- Tiiminvetäjien roolien epäselvyys vaikuttaa suoraan henkilöstön työhyvinvointiin ja motivaatioon (mittareina mm. HenkilöstöBaro: työn ja tavoitteiden selkeys, oikeudenmukaisuus, työhyvinvointi)
- Selkeä, toimiva ja tehokas organisoituminen ja selkeät roolit ja vastuut vähentäisivät rooliristiriitoja, virheitä, pullonkauloja ja viivästynyttä päätöksentekoa organisaatiossa ja mahdollistaisi matalamman hierarkian sekä sujuvan, tehokkaan toiminnan työn arjessa.
Nykyisten tiiminvetäjien roolin selkeyttäminen ja asiantuntijaviraston henkilöstön työroolien modernisointi on kriittinen edellytys tulevaisuuden asiantuntijatyölle, ketterälle toimintamallille ja asiantuntijoiden tehokkaammalle tavalle tehdä työtä. Lisäksi meillä on tarve tukea tiiminvetäjinä toimivia heidän roolissaan, mutta ensin olisi tunnistettava millaista tukea he kaipaavat.
Kaiku-rahoitus soveltuu erinomaisesti tähän, koska kyse on uuden, innovatiivisen toimintamallin suunnittelusta, kokeilemisesta ja jalkauttamisesta, jolla voisi olla vaikutuksia niin kansalliseen kuin kansainväliseen toimintaan Opetushallituksessa.
Toiminnan organisoitumista ja työyhteisöjen toimivuutta koskevat tavoitteet kytkeytyvät julkisen hallinnon strategian lisäksi valtion yhteiseen henkilöstöstrategiaan. Viraston toimintaa on organisoitava sen mukaan, miten arvioidaan saatavan suurin vaikuttavuus. Toimintojen uudstamisessa suositaan systeemistä ajattelua, joustavia ja ketteriä toimintapoja sekä strategisia käytännön kokeiluja.Työn murroksessa on tärkeää lisätä ymmärrystä myös yhteisöllisyydestä.
Hankkeen tavoitteet
Tavoitteena on toiminnan organisoitumisen kehittäminen ja työntekijäkokemuksen edistäminen (esim.
tunnistamalla kehittämis- ja osaamistarpeet sekä tukemalla tiiminvetäjinä toimivia heidän roolissaan).
Tavoitteenamme on tunnistaa, kehittää ja luoda OPH:lle selkeä, nykyaikainen ja toimiva työn tekemisen
toimintamalli, asiantuntijaviraston uudenlaisiin tarpeisiin. Uudenlaisen toimintamallin avulla monenlaista
asiantuntijatyötä tekevä henkilöstömme voisi hyvin, toimisi tarkoituksenmukaisesti, tuottavasti, ketterästi ja motivoituneena työhönsä.
Tunnistamme tarpeen tutkia, miten tiimit voivat toimia tehokkaasti ilman hierarkian lisäämistä:
- Vahvistaa työhyvinvointia ja ennaltaehkäisee kuormitusta
- Parantaa työn ennakoitavuutta ja vähentää tulipalotyöskentelyä
- Tunnistaa rakenteet ja käytännöt, jotka tukevat tehokasta toimintamallia
- Tukee myös OPH:n kansainvälistä toimintaa esim. monikielisessä, monialaisessa ja globaalissa yhteistyössä
Tavoitteena on tunnistaa ja luoda innovatiivinen toimintamalli, joka:
- Selkeyttää asiantuntijatyöhön sekä esihenkilörooliin liittyvät vastuut ja valtuudet
- Purkaa nykyiset epäselvyydet ja mahdolliset eri roolien päällekkäisyydet
- Vahvistaa esihenkilöiden roolia ja ymmärrystä tehtävistä, joita ei voi siirtää muille
- Antaa raamit ja toimii kaikissa OPH:n osastoissa, mutta sallii tarvittaessa myös joustavuuden osastokohtaiset tarpeet huomioiden
- Sisältää myös eskalointipolut ja työn priorisoinnin periaatteet
- Mahdollistaa ketterän ja modernin työskentelymallin ja tarvittaessa hyödyntää ketterän kehittämisen rooleja (esim. product owner, tuotevastuullinen).