Aluehallintovirastot yhdistyvät v. 2026 alussa yhdeksi Lupa- ja valvontavirastoksi. Tällöin myös alueellisesti toimineet varhaiskasvatuksen ylitarkastajat alkavat toimia yhtenä tiiminä valtakunnallisesti. Tämä muutos edellyttää uudenlaisia työmenetelmien ja -tapojen oppimista. Uudessa työtilanteessa tiimin yhteisen työjonon hallinta korostuu.
Hankkeen tavoitteet
1. Rakentaa yhtenäinen, valtakunnallinen tiimi, jolla on yhteiset työskentelytavat.
2. Hallita ja jakaa työjonoa tasapuolisesti, reilusti ja läpinäkyvästi
3. Juurruttaa ketterän yhteistyön tavat ja rytmi luomalla sitä tukeva, ketterä sekä jatkuvasti kehittyvä työkulttuuri ja rakenne
4. Vahvistaa itseohjautuvuutta ja vastuuta jatkuvan oppimisen periaatteella
Hankkeessa käytetään Scrum-työtapaa, jossa tiimi työskentelee lyhyissä, toistuvissa jaksoissa (sprintit) ja pyrkii jatkuvaan parantamiseen. Hankkeen jäsenet, eli varhaiskasvatuksen ylitarkastajat toimivat kompleksisissa toimintaympäristöissä, joten on tärkeää, että työjonoa on mahdollista muokata jatkuvasti erilaisten tapausten kiireellisyyden mukaan. Keskeinen ajatus on työskennellä tiiminä mahdollisimman tehokkaasti: sopia työrupeaman (sprintin) tehtävät yhdessä, seurata niiden edistymistä, kommunikoida aktiivisesti ja lopulta arvioida, miten sprintti sujui, mitä saatiin aikaiseksi ja miten työskentelyä voidaan parantaa. Tavoitteena on soveltaa scrum-ajattelua varhaiskasvatuksen ryhmään sopivaksi ja kehittää siitä oma toimiva versio.
Hankkeen tulokset
Hankkeeseen osallistunut varhaiskasvatuksen tiimi on sisäistänyt erinomaisesti varhaiskasvatuksen tehtäviin mukaillun SCRUM-mallin idean. Yhteisen valtakunnallisen työjonon hallinta on hankkeen aikana vakiintunut osaksi arkipäivän työtä ja malli on valmis sovellettavaksi uudessa Lupa- ja valvontavirastossa.
Varhaiskasvatuksen tiimissä on SCRUM-mallin mukainen viikoittaisten kokousten rytmi (Planning, Weekly, Retro) vakiintunut työtavaksi hankkeen aikana. Noin kolmen viikon välein arvioidaan (Sprint Review) omaa ja ryhmän toimintaa; mitä voidaan parantaa, mitä vähentää tai mitä uutta voidaan kokeilla.
Hankkeen tuloksena ja hyötynä on ollut myös yhteisen ja jatkuvan kehittämisen idean vahvistuminen ja toiminnan tehokkuuden tarkastelu. Työkuorman jakaminen yhteisesti on parantanut jaksamista, mutta myös osaltaan nopeuttanut asioiden käsittelyä ja asioiden päättämistä. Tiimi on oppinut suunnittelemaan ja jakamaan työtä itseohjautuvasti.
Kanban työskentelyssä käytetään apuna Planner-työkalua. Plannerin tarkoitus on kuvata työn määrää ja sen edistymistä. Kanbanin käyttö työskentelyssä osoitti myös työjonossa olevia pullonkauloja, ja siten edesauttoi tiimiä ratkaisemaa, miten niihin voidaan vaikuttaa, esimerkiksi käsittelijän vaihtamisella. Yhteinen työjono on lisäksi myös keskeinen työkalu yhtenäisen tilannekuvan rakentamisessa meneillään olevasta työtilanteesta. Työjonon kautta tiimiläiset voivat käydä jatkuvaa työtä kehittävää dialogia, mikä on toimivan tiimityön ja luottamuksen perusta ja jolla on myös positiivisia vaikutuksia työnimuun.
Yhteisen työjonon hallintaan ja työnjakamiseen SCRUM-menetelmä sopii hyvin. Ennen yhteisen työjonon käyttöönottoa olisi tärkeää, että tiimillä on yhteinen käsitys työtehtäviin liittyvistä prosesseista ja vaiheista, jotta yhteisen Kanban-työskentelyalustan perustaminen onnistuu ja ettei prosessissa tulisi vaiheita, jotka viivyttäisivät asioiden käsittelyä. Tärkeää on myös sopia tiimin yhteisistä pelisäännöistä. Jos tiimissä käsiteltävien asioiden määrä on suuri, on hyvä myös miettiä tiimin jakamista esim. pienenpiin ryhmiin. Yhteinen tiimi jakaa työtehtävät ryhmille ja ryhmä voi päättää, miten tehtävät ryhmässä jaetaan.