Julkisen hallinnon uudistamisen strategian mukaan yksi hallinnon toiminnalle 2030-luvulla asetetuista päämääristä liittyy rakenteiden uudistamiseen ja uusiin tapoihin toteuttaa hallinnon tehtäviä. OKM:n hallinnonalan virastot eivät nykyisellään muodosta valtiovarainministeriön virastosuosituksen mukaista selkeää rakenteellista ja toiminnallista kokonaisuutta.
OKM käynnisti 13.10.2021 koko hallinnonalan virastot kattavan konsernin kehittämishankkeen, jonka tavoitteena on varmistaa sivistyshallinnon toiminnan vaikuttavuus, laatu ja palvelukyky tulevaisuudessa. Hankkeen pohjalta käynnistyneessä Sivistyshallinto 2030 -uudistushankkeessa sivistyshallinon rakenteita uudistetaan siten, että sivistyshallinto muodostuisi 1.1.2026 alkaen ministeriön lisäksi viidestä virastosta.
Virastorakenteen uudistamisen lisäksi Sivistyshallinto 2030 -uudistushankkeella on myös digitalisaatioon, ohjaukseen, palvelutoimintoihin ja sivistyshallinnon rahoitukseen liittyviä tavoitteita. Niiden toteutuminen edellyttää sivistyshallinnon yhteisen johtamiskulttuurin rakentamista ja toiminnan organisoitumisen kehittämistä siten, että samanaikaisesti varmistetaan työyhteisöjen toimivuus ja edellytykset hyvälle työntekijäkokemukselle muutoksen keskellä.
Toiminnan organisoitumista ja työyhteisöjen toimivuutta koskevat tavoitteet kytkeytyvät julkisen hallinnon strategian lisäksi valtion yhteiseen henkilöstöstrategiaan. Hallinnon toimintaa on organisoitava sen mukaan, miten arvioidaan saatavan suurin vaikuttavuus. Toimintojen uudistamisessa suositaan systeemistä ajattelua, joustavia ja ketteriä toimintatapoja sekä strategisia käytännön kokeiluja. Työn murroksessa on tärkeää lisätä ymmärrystä yhteisöllisyydestä.
Hankkeen tavoitteet ovat toiminnan organisoitumisen kehittäminen ja työyhteisöjen toimivuuden ja työntekijäkokemuksen edistäminen.
Projektin aluksi toteutetaan kaikissa Sivistyshallinto 2030 -kehittämishankkeessa mukana olevissa virastoissa yhtenäinen OKM:n henkilöstökysely. Kysely pohjaa Valtiolla.fi -sivuston resilienssityökalun kvantitatiivisiin kysymyksiin, joita täydennetään johtamiskulttuuria ja kehittämishankekokonaisuutta koskevilla kysymyksillä. Kyselyn tulosten purkaminen virastokokonaisuuskohtaisesti on osa muutostuenprojektia ja kyselyntulokset voivat vaikuttaa myös käytettäviin menetelmiin ja täsmentää muutostukihankkeen tavoitteita. Sama henkilöstökysely toistetaan projektin lopuksi analysoitaessa projektin tuloksia.
Valmennuksen menetelminä käytetään sekä henkilöstöä osallistavia työpajamaisia työtapoja että teoreettista osaamista lisääviä teemaluentoja. Valmennustilaisuuksissa pyritään työmetodien kautta dialogisuuteen ja reflektointiin. Esimerkiksi tulevaa toimintakulttuuria määriteltäessä voidaan työskentelymetodina käyttää tulevaisuustyöpajatyötä, jossa hahmotellaan tulevaa toimintakulttuuria erilaisten tulevaisuusskenaarioiden, aivoriihen ja ryhmätöiden avulla. Monipaikkaisuudesta johtuen tilaisuuksissa pyritään huomioimaan vuorovaikutteisuus ja osallistujien aktivointi. Alustusten ja teoriaosioiden lisäksi henkilöstöä aktivoidaan ennakkotehtävillä, erilaisilla yksilö-/pienryhmäpohdinnoilla ja hyödynnetään sekä tehdään henkilöstölle tutuksi erilaisia Chat/Polls/Mentimeter -työkaluja.
Hankkeen tulokset
Hanke ajoittui keskelle isoa muutosta. Taike ja Kavi yhdistyvät vuodenvaihteessa uudeksi Taide- ja kulttuurivirastoksi ja vuoden 2025 aikana toteutettu koko henkilöstön valmennus oli hyvin ajoitettu tukemaan muutosta. Kaksi neljästä työpajasta pidettiin livenä ja kaksi teamsissa. Ensimmäinen livevalmennus pidettiin Taiken tiloissa ja toinen Kavin tiloissa tuoreeltaan heti sen jälkeen kun Taike oli konkreettisesti muuttanut Kaikukadulle uuden viraston yhteisiin tiloihin.
Konkreettinen hyöty oli se, että valmennuksissa uudet työkaverit ja uuden viraston erilaiset substanssit alkoivat pikkuhiljaa käydä tutuiksi. Ensimmäinen valmentaja ei valitettavasti ollut ollenkaan sopiva valinta ja onneksemme saimmekin vaihdettua valmentajan viimeiselle valmennuskerralle ja pääsimme lopulta rakentamaan yhteistä organisaatiokulttuuria. Viimeisen työpajan aikana julkistettiin myös uuden viraston uuden pääjohtajan nimi.
Hankkeen aikana alkoi konkretisoitua mitä tarkoittaa kun kaksi itsenäistä virastoa muodostavat uuden yhteisen viraston. Hankkeen valmennussisällöissä opimme myös tuntemaan toistemme erilaisia työskentelytapoja ja ajattelemaan millaista on todellisuus monipaikkaista työtä, hybridityötä ja matkatyötä tekevillä. Dialogisuutta harjoiteltiin ja siltoja rakennettiin ja sillä tavalla luotiin hyvää maaperää uuden viraston toimintatapojen rakentumiselle.