Julkisen hallinnon uudistamisen strategian mukaan yksi hallinnon toiminnalle 2030-luvulla asetetuista päämääristä liittyy rakenteiden uudistamiseen ja uusiin tapoihin toteuttaa hallinnon tehtäviä. OKM:n hallinnonalan virastot eivät nykyisellään muodosta valtiovarainministeriön virastosuosituksen mukaista selkeää rakenteellista ja toiminnallista kokonaisuutta.
OKM käynnisti 13.10.2021 koko hallinnonalan virastot kattavan konsernin kehittämishankkeen, jonka tavoitteena on varmistaa sivistyshallinnon toiminnan vaikuttavuus, laatu ja palvelukyky tulevaisuudessa. Hankkeen pohjalta käynnistyneessä Sivistyshallinto 2030 -uudistushankkeessa sivistyshallinnon rakenteita uudistetaan siten, että sivistyshallinto muodostuisi 1.1.2026 alkaen ministeriön lisäksi viidestä virastosta.
Virastorakenteen uudistamisen lisäksi Sivistyshallinto 2030 -uudistushankkeella on myös digitalisaatioon, ohjaukseen, palvelutoimintoihin ja sivistyshallinnon rahoitukseen liittyviä tavoitteita. Niiden toteutuminen edellyttää sivistyshallinnon yhteisen johtamiskulttuurin rakentamista ja toiminnan organisoitumisen kehittämistä siten, että samanaikaisesti varmistetaan työyhteisöjen toimivuus ja edellytykset hyvälle työntekijäkokemukselle muutoksen keskellä.
Toiminnan organisoitumista ja työyhteisöjen toimivuutta koskevat tavoitteet kytkeytyvät julkisen hallinnon strategian lisäksi valtion yhteiseen henkilöstöstrategiaan. Hallinnon toimintaa on organisoitava sen mukaan, miten arvioidaan saatavan suurin vaikuttavuus. Toimintojen uudistamisessa suositaan systeemistä ajattelua, joustavia ja ketteriä toimintatapoja sekä strategisia käytännön kokeiluja. Työn murroksessa on tärkeää lisätä ymmärrystä yhteisöllisyydestä.
Sivistyshallintohankkeesta Suomen Akatemialle tulevien vaikutusten lisäksi, Akatemian oman toiminnan tarpeesta lähtevät uudistus- ja kehittämistoimet ovat olleet käynnissä 2023 alkaen Akatemian uuden strategian valmistuttua ja organisaatiouudistuksen myötä. Akatemian uusi organisaatio käynnistyy 1.9.2024. Viraston rakenteen, toiminnan ja prosessien kehittämistarve nousee erityisesti siitä, että TKI-rahoituksen määrä kasvaa lähivuosina ja myös Akatemian korkealaatuiselle tutkimukselle myöntämä myöntövaltuus (vuonna 2024 n. 543 miljoonaa €) tulee kasvamaan. Viraston henkilöstömäärä (130) vastaavasti ei ole nousemassa. Tämä lähtökohta luo tarvetta kehittää viraston yhteisiä prosesseja ja toimintatapoja tutkimusrahoituksen myöntämisessä yhä sujuvammaksi ja tehokkaammaksi.
Hankkeen tavoitteena on toiminnan organisoitumisen kehittäminen ja työyhteistöjen toimivuuden ja työntekijäkokemuksen edistäminen. Menetelminä käytetään: Tiimivalmennus (9 x 0,5 pv / HAUS), yhteiskehittäminen, välitehtävät, tehtävien esittelyt muille tiimeille, alustukset, tietoiskut, organisaatiomuotoilu (2 x 0,5 pv / HAUS), ketterät menetelmät (jatkuva parantaminen, lean).
Hankkeen tulokset
Hanke tuki Suomen Akatemian uuden organisaation käynnistymisvaiheessa koko viraston yhteisten toimintatapojen kehittymistä konkreettisella tavalla. Keskittyminen prosessien kehittämiseen auttoi tunnistamaan mahdollisuuksia ja haastekohtia koko viraston sekä uusien yksiköiden toiminnassa.
Organisaation yhteinen prosessiajattelu vahvistui merkittävästi. Henkilöstön kyvykkyys prosessien kehittämiseen parani, ja eri yksiköiden välinen ymmärrys ja vuorovaikutus lisääntyi, mikä tuki uuden organisaation toimintatapojen ja yhteistyömuotojen vahvistumista.
Suomen Akatemian kolmen ydinprosessin (tutkimusrahoitusprosessi, toiminnanohjausprosessi sekä vaikuttavuusprosessi) kuvaaminen saatiin käyntiin yhteisesti sovituilla työkaluilla. Tämä selkeytys tukee viraston strategista johtamista sekä toiminnan tehokkuutta jatkossa.
Lisäksi hankkeessa syntyi konkreettisia prosessikuvauksia ja jatkokehittämisen askelmerkkejä (kuten SIPOC-malli toiminnanohjaukselle). Luotiin myös pohja prosessien jatkuvalle parantamiselle ja prosessinomistajuuden kehittämiselle.
Yhteiskehittäminen koko viraston tasolla lisää yhteistä ymmärrystä ja sitoutumista. Uuden organisaation käynnistymisvaiheessa yhteiskehittäminen konkreettisen aiheen parissa tukee keskinäistä oppimista, yhteistyön vahvistamista sekä uusien toimintatapojen juurruttamista.
Prosessien kuvaaminen kannattaa aloittaa kevyillä työkaluilla ennen laajempia kuvauksia. Johdon aktiivinen osallistuminen on avain prosessien kehittämisen onnistumiselle. Ulkopuolinen valmennus tuo ryhtiä ja puolueettomuutta kehittämiseen ja prosessikeskusteluihin sekä uusia näkemyksiä. On tärkeä kuulla ulkopuolisen valmentajan kautta, mitä muualla aiheeseen liittyen on tehty ja millaisia tuloksia saatu aikaan.
Lean-ajattelu toimii hyvin myös asiantuntijaorganisaatioissa, kun sitä sovelletaan sopivalla tasolla. Leania voi soveltaa ajattelutapana ja yhteisen ymmärryksen rakentajana. Se tarjoaa työkaluja haasteellisten asioiden, kuten prosessin pullonkaulojen, läpinäkyväksi tekemiseen. Lean-ajattelu auttaa keskittymään ydinkysymyksiin ja keskustelemaan prosesseista ilman että niistä tehdään ylisäädeltyjä.