Julkisen hallinnon uudistamisen strategian mukaan yksi hallinnon toiminnalle 2030-luvulla asetetuista päämääristä liittyy rakenteiden uudistamiseen ja uusiin tapoihin toteuttaa hallinnon tehtäviä. OKM:n hallinnonalan virastot eivät nykyisellään muodosta valtiovarainministeriön virastosuosituksen mukaista selkeää rakenteellista ja toiminnallista kokonaisuutta.
OKM käynnisti 13.10.2021 koko hallinnonalan virastot kattavan konsernin kehittämishankkeen, jonka tavoitteena on varmistaa sivistyshallinnon toiminnan vaikuttavuus, laatu ja palvelukyky tulevaisuudessa. Hankkeen pohjalta käynnistyneessä Sivistyshallinto 2030 -uudistushankkeessa sivistyshallinon rakenteita uudistetaan siten, että sivistyshallinto muodostuisi 1.1.2026 alkaen ministeriön lisäksi viidestä virastosta.
Virastorakenteen uudistamisen lisäksi Sivistyshallinto 2030 -uudistushankkeella on myös digitalisaatioon, ohjaukseen, palvelutoimintoihin ja sivistyshallinnon rahoitukseen liittyviä tavoitteita. Niiden toteutuminen edellyttää sivistyshallinnon yhteisen johtamiskulttuurin rakentamista ja toiminnan organisoitumisen kehittämistä siten, että samanaikaisesti varmistetaan työyhteisöjen toimivuus ja edellytykset hyvälle työntekijäkokemukselle muutoksen keskellä.
Toiminnan organisoitumista ja työyhteisöjen toimivuutta koskevat tavoitteet kytkeytyvät julkisen hallinnon strategian lisäksi valtion yhteiseen henkilöstöstrategiaan. Hallinnon toimintaa on organisoitava sen mukaan, miten arvioidaan saatavan suurin vaikuttavuus. Toimintojen uudistamisessa suositaan systeemistä ajattelua, joustavia ja ketteriä toimintatapoja sekä strategisia käytännön kokeiluja. Työn murroksessa on tärkeää lisätä ymmärrystä yhteisöllisyydestä.
Hankkeen tavoitteet ovat toiminnan organisoitumisen kehittäminen ja työyhteisöjen toimivuuden ja työntekijäkokemuksen edistäminen.
Menetelminä käytetään: kyselyt ja osallistavat työpajat (Resilienssi-kysely OKM:n toimesta, tulosten purkamiseen ja jatkotyöstämiseen haemme Kaiku-rahoitusta). Webinaarit/asiantuntijaluennot (osa yhdessä tulevan arkisto- ja kirjastoviraston kanssa, osa itse järjestäen, osaan haemme Kaiku-rahoitusta), yhteiset tilaisuudet (viraston omakustannuksella, esim. yhteiset virkistystapahtumat), johtoryhmätyöskentelyn (sis. OPH, Karvi, YTL, Jotpa, Kotus) tukeminen ulkopuolisten asiantuntijoiden avustuksella (mahdollisesti coaching).
Hankkeen tulokset
Hankkeen aikana meille vahvistui käsityksemme siitä, että henkilöstölle kannattaa tarjota mahdollisuuksia osallistua virastofuusion valmisteluun mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Työpajojen ja johdon valmennusten avulla saatiin edistettyä useita konkreettisia asioita liittyen syksyllä 2024 toteutetun muutoskyselyn tulosten perusteella valioituihin teemoihin, joita käsiteltiin henkilön työpajoissa. Näitä teemoja olivat johtaminen ja viestintä, luottamukseen perustuva toimintakulttuuri sekä työympäristöön liittyvät toimintatavat ja käytänteet.
Virastofuusion valmistelussa yhteiseen johtamiskulttuurin kehittämiseen ja avoimeen keskusteluun henkilöstön kanssa pitäisi pystyä varaamaan riittävästi aikaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Myös arjen vuorovaikutukseen pitäisi pystyä varamaan riittävästi aikaa. Henkilöstöllä pitäisi olla mahdollisuus tutustua toisiinsa matalalla kynnyksellä. Avoimuus toiminnan reflektoimiseen ja kehittämiseen olisi tärkeää säilyttää jotta saadaan yhdessä rakennettua parhaat mahdolliset käytännöt toisiltamme oppien. Muutos vaatii johtamiselta yhteistä tahtotilaa ja merkittävästi aikaa siihen panostamiseen. Olisi tärkeää pystyä järjestämään yhteisiä tilaisuuksia, joissa kaikkia näitä voisi oikeasti toteuttaa.