Geologian tutkimuskeskus tuottaa puolueetonta tutkimustietoa yhteiskunnalle ja yrityksille vauhdittamaan siirtymää kestävään, hiilineutraaliin maailmaan. Hallituksen tuottavuusohjelma ja TEM:n hallinnonalalle kohdistuvat säästötarpeet haastavat tutkimusorganisaatioita toimintakulttuurien uudistamiseen ja toiminnan tehostamiseen. Projektitoiminta ja sen kehittäminen muodostavat GTK:n tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden kannalta ratkaisevan tärkeän kokonaisuuden. Projektien tulosten kautta edistämme niin GTK:n strategian ja vaikuttavuustavoitteiden toteutumista, kuin tietopääoman kasvattamista ja osaamisen vahvistumista. Projektijohtamisosaaminen ja -kyvykkyys ovat avaintekijöitä strategian mukaisen rahoituspohjan laajentamisessa ja tulorahoitteisen toiminnan kasvattamisessa. GTK:lla on vahva ja monipuolinen projektisalkku, mutta nykyisessä alati muuttuvassa maailmassa projektien monimuotoisuus ja asiakaslähtöisyys vaativat systemaattista projektijohtamisen kehittämistä ja siitä johtuen projektipäälliköiden rooli ja vastuut nousevat yhä tärkeämpään asemaan. Projektijohtamisen kasvupolun kehitystyöllä ja projektipäälliköiden osaamisen vahvistamisella mahdollistamme sujuvampaa, tehokkaampaa ja menestyksekästä projektien toteutusta sekä tulosten synnyttämää taloudellista kasvua GTK:lle ja ratkaisuja yrityksille liiketoiminnan kasvuun.
Hankkeen tärkein tavoite on projektijohtamisen kyvykkyyden kasvattaminen uudelle tasolle luomalla selkeä projektijohtamisen kasvupolku, joka tukee projektipäälliköiden urakehitystä ja osaamisen kasvua. Lisäksi hankkeen tavoitteena on varmistaa johdon tuki projektipäälliköiden kasvupolulla vahvistamalla erityisesti esihenkilöiden johtamisosaamista projektipäälliköiden arjen työn ja urakehityksen tukemisessa. Projektipäälliköiden kasvupolun kehitystyön olennaisia osia ovat kohdennettujen koulutuksien ja valmennuskokonaisuuksien suunnittelu projektipäällikkökasvupolun eri vaiheissa oleville asiantuntijoille sekä mentorointiohjelman perustaminen.
Projektitoimistolla on tärkeä rooli projektityön toteutuksessa ja kasvupolun kehitystyön yhteydessä tarkastellaan myös projektitoimiston roolin vahvistamista ja käytänteiden sujuvoittamista projektipalveluissa. Projektijohtamisen käytäntöjen yhdenmukaistamisella, roolien ja vastuiden ymmärtämisellä sekä osaamisen kasvulla voidaan saavuttaa projektitoiminnan tehostumista ja hallinnollisen taakan vähentymistä ja resurssien entistä parempaa kohdentumista itse tutkimustoimintaan. Edellä mainitut kehittämistoimenpiteet mahdollistavat vaikuttavuuden ja tuottavuuden kasvua sekä strategian mukaista rahoituspohjan laajenemista.
Kehitystyössä käytämme monipuolisesti erilaisia osallistavia yhteiskehittämisen tapoja esim. fasilitoituja työpajoja, sparrausta ja valmennustilaisuuksia. Projektipäälliköiden ja esihenkilöiden osaamisen vahvistamisessa järjestämme valmennus- ja koulutustilaisuuksia sekä infotilaisuuksia. Valmennuksia ja koulutuksia sekä työpajoja järjestetään sekä kasvotusten että hyödyntäen Teamsia ja virtuaalialustoja. Kasvupolun kehitystyössä ja sen arvioinnissa teemme myös haastatteluja ja kyselyjä. Johtamis- ja toimintakulttuurin muutos vaatii aktiivista viestintää, joten teemme monikanavaista viestintää eri henkilöstöryhmille (johto, esihenkilöt, projektipäälliköt) blogien, uutisten ja videoiden muodossa.
Hankkeen tulokset
Hankkeen keskeiset tuotokset ovat projektipäälliköiden kasvupolku, siihen kytketty valmennuskokonaisuus ja mentorointiohjelma. Rahoituksella tuotettiin kaksi koulutusvideota (FI/EN): GTK:n projektitoiminta sekä Projektipäälliköiden rooli ja vastuut. Samalla rakennettiin kyvykkyys tuottaa opetusvideoita jatkossa itse, jotta perehdytys ja materiaalit pysyvät ajan tasalla.
Nykytilakartoitus ja työpajat loivat yhteisen tilannekuvan projektipäällikkökyvykkyydestä ja kehitystarpeista sekä mahdollistivat hyvien käytänteiden jakamisen ja yhteistyön tiivistämisen TULANET-verkoston kanssa. Työpajatyöskentelyn tuloksia ovat mm. projektitoimiston palvelulupaus ja yhteydenottokanava, esihenkilöiden yhtenäinen näkemys projektipäälliköiden arjen tuesta ja pakollisista valmennuksista sekä tietojohtamisen näkymä projektipäälliköiden määrän, kokemuksen ja osaamisen analysointiin sekä kehityksen seurantaan. Lisäksi johtoryhmän käynnisti sprinttityöskentelyn tuloksena projektitoiminnan kehittämisohjelma vahvistamaan projektisalkun strategista johtamista ja prosessien yhtenäistämistä.
Selkeä kasvupolku ja hankkeessa vahvistunut osaaminen parantavat projektijohtamisen laatua ja lisäävät projektien onnistumista sekä vaikuttavuutta. Esihenkilöiden valmiudet tukea projektipäälliköitä vahvistuvat, ja yhtenäiset käytännöt tekevät projektityöstä sujuvampaa. Kokonaisuus myös tukee osaavien projektipäälliköiden houkuttelua ja sitouttamista, mikä vahvistaa organisaation pitkäjänteistä projektijohtamiskyvykkyyttä.
Hankkeen alussa on tärkeää tehdä nykytilakartoitus sekä muodostaa ja jakaa yhteinen tilannekuva. Tämä helpottaa kehittämisidean työstämistä työpajojen avulla. Kasvokkain toteutettavat työpajat ovat tehokas keino saada pienellä panostuksella eri henkilöstöryhmien näkemykset mukaan kehittämiskokonaisuuteen ja sitouttaa henkilöstö yhteistyöhön. Työpajat suunnitteluun on hyvä panostaa, jotta niistä saadaan haluttu tulos.
Johdon sitoutumisella on erittäin suuri vaikutus sekä hankkeen onnistuneeseen läpivientiin että kehittämiskohteen jalkauttamiseen. Lisäksi verkostoyhteistyö (esim. TULANET) kannattaa hyödyntää, sillä se nopeuttaa hyvien käytäntöjen leviämistä ja vähentää päällekkäistä työtä. TULANET-yhteistyössä huomasimme, että voimme oppia toisiltamme, ja virastojen välillä syntyi hyviä keskusteluja eri osa-alueista. Organisaatioiden välisen yhteistyön käyttäminen kehitystyössä on erittäin suositeltavaa ja sitä pitäisi tehdä enemmän.