Nykyisen hallitusohjelman mukaisesti ELY-keskukset tullaan lakkauttamaan ja ELYjen toiminta siirtyy kymmeneen elinvoimakeskukseen (Pohjois-Pohjanmaa ja Kainuu muodostanevat näistä yhden elinvoimakeskuksen) sekä valtakunnalliseen lupa- ja valvontavirastoon. Elinkeinovastuualueen, liikennevastuualueen, rahoitusyksikön sekä maksatus- ja tarkastusyksikön henkilöstö siirtyy lähes kokonaisuudessaan tulevaan elinvoimakeskukseen, mutta ympäristövastuualueen henkilöstö jakautuu sekä elinvoimakeskuksiin että lupa- ja valvontavirastoon. Muutama henkilö siirtyy myös Traficomiin. Tavoiteaikataulu organisaatiomuutoksille on se, että uudet organisaatiot käynnistävät toimintansa vuoden 2026 alusta. Valtioneuvosto on lisäksi asettanut merkittävät säästötavoitteet julkiselle sektorille sekä hallitusohjelmassa että tämän vuoden budjettiriihessä. Nämä säästöt kohdistuvat myös ELY-keskuksiin jo vuodesta 2025 alkaen.
Uusien organisaatioiden perustaminen ja lisäsäästötavoitteet tuovat haasteellisen lähtökohdan muutokselle. Yhtäaikainen säästötavoitteiden toteuttaminen ja uusien organisaatioiden rakentaminen on haasteellinen muutoskokonaisuus. Samalla aikaa haetaan rakenteellista muutosta, henkilöstön siirtoja ja mahdollisia irtisanomisia sekä kulttuurimuutosta organisaation uudella kokoonpanolla. Nämä vaikeuttavat henkilöstön ja johdon valmistautumista ja sitoutumista tuleviin muutoksiin sekä aiheuttavat ristiriitaisia tunteita ja odotuksia henkilöstön keskuudessa.
Elinvoimakeskuksen perustaminen kahden nykyisen ELY-keskuksen pohjalta luo uuden tilanteen kahden työkulttuurin yhteensovitukselle, uuden työkulttuurin luomiselle ja uusien toimintatapojen synnyttämiselle. Tarvitaan uutta ajattelua asiakaspalveluun ja toimintamalleihin. Tarvitaan uutta yhteenkuuluvuutta. Uuden valtakunnallisen lupaviraston perustaminen muuttaa niin ikään työkulttuuria ja toimintamalleja siirryttäessä alueellisesta toiminnasta valtakunnalliseen yhden viraston toimintakulttuuriin.
Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskuksen henkilöstä on tällä hetkellä useassa toimipaikassa mm. Oulussa, Rovaniemellä, Kajaanissa, Kemissä, Ylivieskassa ja Tampereella. Lisäksi POPELYn ilmastoyksikkö toimii kokonaan monipaikkaisesti ympäri Suomea. Monipaikkainen työskentely luo omat haasteensa muutoksissa tarvittavaan tukeen ja työhyvinvoinnin säilymiseen.
Henkilöstön ja johdon työhyvinvointi, jaksaminen ja muutosresilienssi vaativat erityistoimenpiteitä keskellä suuria muutoksia. Pohjois-Pohjanmaan muutostukihanke pyrkii varmistamaan henkilökunnan työhyvinvointia ja vahvistamaan muutoksessa tarvittavia voimavaroja ja osaamista sekä lisäämään yhteenkuuluvuutta ja luottamusta tulevaan.
Hankkeen tavoitteet
Muutoshankkeen keskeisinä tavoitteina on tukea ja osallistaa Pohjois-Pohjanmaan henkilöstöä ja johtoa merkittävässä muutostilanteessa sekä vahvistaa henkilöstön muutosresilienssiä. Tavoitteena on myös tukea henkilöstöä siirryttäessä valtakunnalliseen lupa- ja valvontavirastoon. Elinvoimakeskuksen valmistelussa hankkeessa tavoitellaan lisäksi uuden toimintakulttuurin muodostumista.
Tavoitteena on osallistaa henkilöstöä ja johtoa vuorovaikutukseen muutoksessa. Hankkeessa keskitytään tukemaan henkilöstön hyvinvointia ja jaksamista lisäämällä ymmärrystä muutoksesta sekä vuorovaikutuksen ja tunteiden merkityksestä tällaisissa tilanteissa. Hankkeessa kehitetään ja toteutetaan aktiivista viestintää eli viestimme riittävästi ja avoimesti asioista muutokseen liittyen.
Tavoitteena on myös lisätä ja parantaa muutosjohtamisen osaamista sekä johdon jaksamista.
Menetelminä käytetään omana työnä tehtäviä webropol-kyselyitä ja niiden koonnoksia henkilöstölle osallistamisen, suunnittelun ja seurannan tueksi. Omana työnä myös viestintäsuunnittelua ja sen toimeenpanoa. Fasilitoituja ostopalveluita käytetään esihenkilövalmennukseen ja henkilöstön muutostyötyöpajoihin, joiden tarkat menetelmät ja sisällöt tarkentuvat palvelujen kilpailutuksen jälkeen.
Hankkeen tulokset
Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskuksen Poppi kaikuu -hanke rohkaisi kokeilemaan uusia toimintatapoja ja tarjosi tilaisuuden pysähtyä aluehallinnon uudistuksen äärelle työstämään asiaa työkavereiden kanssa. Valmennukset tarjosivat tilaisuuden jakaa kokemuksia ja tuntemuksia muutoksesta, testata uusia työtapoja ja lisätä yhteistyötä yli yksikkörajojen. Yhteisöllisyyden rakentaminen, kokeilukulttuuri, yhteistyön tärkeys ja avoin suhtautuminen muutokseen nousivat keskeisiksi teemoiksi.
Matalan kynnyksen kokeilut, kuten työparin vaihto ja digityökalujen testaus, koettiin hyödyllisiksi ja lisäsivät innostusta kehittää työyhteisön toimintaa. Opittiin, että työyhteisö syntyy aidoissa kohtaamisissa, ei vain kokouksissa. Monipaikkainen työ ja hyvin fasilitoidut etätilaisuudet koettiin yhdenvertaisuutta edistäviksi. Henkilöstö oivalsi, että uudistuksessa on mahdollisuus kehittää toimintatapoja parempaan suuntaan.
Hankkeen myötä muutosresilienssi vahvistui ja yhteisöllisyys lisääntyi. Työpajojen ja valmennusten kautta henkilöstö oppi tunnistamaan omia vahvuuksiaan, jakamaan kokemuksia ja rakentamaan luottamusta. Tämä lisäsi valmiuksia kohdata uusia työkulttuureja ja loi pohjaa avoimemmalle vuorovaikutukselle. Yhteiset tilaisuudet auttoivat tutustumaan työkavereihin yli yksikkörajojen ja vahvistivat me-henkeä, mikä tukee työyhteisön hyvinvointia ja asiakaslähtöistä toimintaa myös jatkossa. Johto sai arvokasta tietoa henkilöstön toiveista ja huolista, mikä huomioitiin muutosvalmisteluissa.
Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskuksen Poppi Kaikuu -hankkeessa opimme, että keskustelu ja pienet kokeilut vahvistavat työyhteisön muutoskykyä. Työpajat tarjosivat tilaisuuden jakaa ajatuksia, oppia toisilta ja kehittää uusia toimintatapoja. Monipaikkainen työ ja digitaaliset ratkaisut tukevat yhdenvertaisuutta ja yhteistyötä, mutta yhteisöllisyyden rakentaminen vaatii tietoista panostusta. Kannustamme muita virastoja tarjoamaan henkilöstölle tilaisuuksia pysähtyä muutoksen äärelle ja kokeilla yhdessä – se lisää ymmärrystä ja luo pohjaa uudelle kulttuurille.
Hankkeessa hyödynnettiin monipuolisia keinoja: tilaisuudet, joissa koko työyhteisö pääsi keskustelemaan yhdessä, pienryhmätilaisuudet henkilöstölle sekä omia tilaisuuksia johdolle ja esihenkilöille sekä työelämätutkimustietoa. Periaate ’jokaiselle jotakin’ varmisti osallistumisen ja huomioi erilaiset tarpeet, mikä teki osallistumisesta houkuttelevaa ja vahvisti hankkeen onnistumista ja vaikutuksia.