Tietosuojavaltuutetun toimisto on viimeisten 5-8 vuoden aikana kehittynyt alle 20 henkilön organisaatiosta nykyisen kokoiseksi virastoksi ja toimiston henkilöstömäärän oletetaan edelleen kasvavan. Organisaation kasvu aiheuttaa sen, että organisaatiorakenne ja johtamisrakenne sekä toimintakulttuuri edellyttävät yhteistä arviointia ja kehittämistä. Kehittämishanke on projektoitu kahdeksi toisiaan tukevaksi projektiksi.
Osaprojekti I: organisaatio- ja johtamisrakenne. Arvioidaan nykytila ja luodaan organisaatio- ja johtamisrakenne, joka tukee tuloksellista ja vaikuttavaa valvontatyötä sekä työntekijöiden työhyvinvointia.
Osaprojekti II: Organisaatio- ja johtamiskulttuuri. Arvioidaan nykytila ja luodaan yhdessä koko henkilöstön kanssa TSV:lle tavoiteltava yhteistyö- ja toimintakulttuuri sekä tavoiteltava johtamiskulttuuri (hyvinvointia tukeva johtaminen).
Tavoitteena on luoda organisaatiorakenne ja johtamisrakenne sekä toimintakulttuuri, jotka tukevat tietosuojan valvontaviranomaisen vaikuttavaa ja tuloksellista työtä nykytilanteessa ja tulevaisuudessa sekä edistävät koko henkilöstön työhyvinvointia.
Menetelminä hyödynnetään moninaisesti yhteiskehittämisen eri tapoja, mm työpajoja, kokeiluja sekä erilaisia tiedollisia tilaisuuksia esim. koulutuksia ja infotilaisuuksia.
Osaprojektissa I tavoitteena on luoda konkreettinen tuloksellista työtä tukeva organisaatio- ja johtamisrakenne. Osaprojektissa II tavoitteena on luoda esimerkiksi konkreettinen opas TSV:n toiminta- ja johtamiskulttuurista sekä siitä, miten haluamme olla vuorovaikutuksessa toistemme kanssa.
Näemme, että nämä osaprojektit täydentävät toisiaan ja niiden avulla on mahdollista saavuttaa tuloksellinen ja työhyvinvointia edistävä organisaatiomalli ja toimintakulttuuri.
Hankkeen tulokset
Kehittämishankkeen tuloksena tietosuojavaltuutetun toimistossa luotiin yhteistyössä sekä ulkopuolisten konsulttien että koko henkilöstön kanssa tuloksellista työtä ja työhyvinvointia tukeva organisoituminen. Organisoituminen perustuu aiempaa organisoitumista pienempiin vastuualueisiin ja vastuualueiden lähiesihenkilöinä toimivat ryhmäpäälliköt.
Uuden organisoitumisen myötä on mahdollisuus vaikuttaa henkilöstön epäkohdiksi kokemiin ratkaisutoiminnan epäsujuvuuksiin, työmäärien hallintaan, esihenkilötuen saavutettavuuteen, tavoitteiden asetantaaan ja seurantaan. Lisäksi hankkeessa on tunnistettu keskeiset johtamistehtävät ja niiden keskinäiset roolit ja vastuut on selkiytetty.
Hankkeen toisessa osassa organisaatiokulttuuriin ja yhteistyöhön liittyviä kehittämiskohteita on henkilöstön kanssa tunnistettu laajasti. Teemat, joihin tunnistetut kehittämiskohteet jakautuvat ovat:
1. Yhteisöllisyyden ja toistemme parempi tunteminen
2. Viestinnän ja informaation lisääminen
3. Arvojen näkyminen työssämme.
Sisäisen projektiryhmän johdolla kehittämiskohteista on tehty tiekartta, jonka mukaan asioita kehitetään yhdessä vielä hankkeen jälkeen. Hankkeen myötä havaitsimme mm. tarpeen päivittää organisaation arvoja ja myös yhteisiin pelisääntöihin tehdään tarkennuksia, jotka tukevat jokapäiväistä työtämme. Lisäksi johtamisen tueksi ja sen kehittämiseksi on sovittu muista tukimuodoista.
Työyhteisön ja erityisesti organisaatiokulttuurin kehittäminen lähtee työyhteisöistä itsestään ja henkilöstön mukanaolo on erittäin tärkeää.
Organisaation kehittäminen on erittäin laaja kokonaisuus. Organisaatiorakenteen ja organisaatiokulttuurin samanaikainen kehittäminen on laaja kokonaisuus. Kuitenkin näemme, että töiden organisointiin ja toimintakulttuuriin liittyvät asiat ovat työpaikalla tiiviisti kietoutuneet toisiinsa ja niiden yhtäaikainen kehittäminen oli ainakin meillä tärkeää.