Kirjaamon Kaiku-kehittämishanke (VK:n päätös VK/30550/2026) on toteutettu neljän työpajan leanprojektina ulkopuolisen konsultin ohjauksella ja sparrauksella. Työpajat ovat saaneet työnsä päätökseen ja konsultti on antanut raporttinsa. Kirjaamon tehtäväkokonaisuus on suhteellisen laaja. Tärkeimmät prosessit oli valittu hankkeessa käsiteltäväksi. Tietopyyntöihin liittyvän prosessin käsittelyyn meni paljon aikaa, sillä tietopyynnöt ovat erityisesti työllistäneet kirjaamoa. Asiakaspalvelutiimin prosesseja käsiteltäessä huomattiin, että niissä olisi tehostamispotentiaalia. Tämä nopeuttaisi asioiden vireilletuloa hovioikeudessa sekä helpottaisi kirjaamon henkilökunnan työkuormaa. Tehostamistoimien löytäminen vaatii asiakaspalvelutiimin prosessien tarkempaa läpikäyntiä. Mainituista syistä haluaisimme tehdä tästä jatkohankkeen Kaiku-kehittämishankkeellemme.
Hankkeen tavoitteet
Organisoida kirjaamon asiakaspalvelun toiminta ja päivittäisjohtaminen siten, että tehtävät kyetään hoitamaan tehokkaammin ilman, että henkilökunnan työaikasaldot kasvavat ja henkilökunta uupuu. Henkilökunnan parempi jaksaminen, työtyytyväisyys, työt pystytään suorittamaan sekä koko kirjaamon ja eri tiimien yhteishengen kasvattaminen.