Kun Opetushallituksesta ja CIMOsta tuli uusi Opetushallitus, muutosmatkaa on tehty yhdessä arjessa kulkien koko henkilöstön voimin. Vauhtia tarjoilee niin intohimo oppimiseen kuin mahdollisuus kasvaa omaan potentiaaliinsa.
Suuri muutosmatka sai alkunsa, kun Opetushallitus ja Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO yhdistettiin uudeksi virastoksi. Syksyllä 2017 käynnistettiin Opetushallitus 2.0 -ohjelmakokonaisuus, jossa uudistumisen kohteiksi kirjattiin oppimisen digitaalinen ekosysteemi, kokonaisoppimisen polku, laadukkaat asiakas- ja tietopalvelut sekä vaikuttavat ohjaustyökalut.
– Halusimme viedä käytäntöön aiemmin yhteisesti muotoiltua visiotamme, missiotamme ja tapaamme toimia sekä saada aikaan konkreettista uusiutumista valituilla ohjelma-alueilla, henkilöstön kehittämispäällikkö Maire Kokko ja kehitysjohtaja Reetta Niemelä kertovat.
Ei ylhäältä alas, vaan yhdessä
Opetushallitus 2.0 -ohjelmakokonaisuuden taustalta löytyy toimintaympäristön käynnissä oleva muutos ja sen kompleksisuuden jatkuva lisääntyminen. Koska erillisten yksiköiden historiaa ei voitu muuttaa hetkessä, muutokselle oli annettava aikaa.
Opetushallituksessa nähtiin, että oli aika uudistua ja luopua ylhäältä alaspäin ohjautuvasta päätöksenteosta. Oli myös aika panostaa ihmisten kohtaamisiin ja vuorovaikutukseen.
Yhteisestä kotipesästä on hyvä ponnistaa yhteiseen kehittämiseen.
– Kokeilimme uudella tavalla organisoituvaa työskentelyä sekä Opetushallituksen yksiköiden välillä että asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Katsoimme, että kompleksisia ilmiöitä tulee pohtia yhdessä, erilaisissa verkostoissa ja erilaisista näkökulmista, Kokko kertoo.
Uudenlaisessa toimintamallissa ohjelmaryhmiä kannustettiin toimimaan itseohjautuvasti ja ryhmille annettiin vapaus organisoitua ja suunnitella omaa toimintaansa. Uutta ajattelua edusti ohjelmatyön vapaaehtoisuus ja koko henkilöstön osallistaminen yli yksikkörajojen.
Mitä tästä kaikesta opittiin?
Opetushallitus 2.0 -vetäjien johdolla ohjelmat muotoutuivat tavoitteiden kautta omanlaisikseen. Uusia ratkaisuja haettiin kokeilemalla erilaisia osallistavia ja eri yksiköitä yhdistäviä työtapoja. Johtotiimin jäsenet toimivat vetäjien coacheina ja sparraajina.
– Opimme oppimaan uudella tavalla. Opimme, että kokeilevalla, avoimella, epämuodollisella ja organisaatiorajat ylittävällä työskentelytavalla voidaan uudistua varsin nopeallakin aikataululla, Kokko ja Niemelä sanovat.
– Kävi myös ilmi, että yhdessä kehittämällä pääsimme paljon pidemmälle kuin osasimme edes odottaa. Olemme oppineet sietämään epävarmuutta aiempaa paremmin sekä sitä, ettei meillä ole aina valmiita vastauksia kaikkiin kysymyksiin. Olemme ymmärtäneet, että rakentava kritiikki ja haastaminen ovat mahdollisuuksia.
Tulevaisuus tehdään yhdessä
Muutosmatkalla on tehty paljon töitä ja luotu muodonmuutokselle paljon odotuksia.
– Tulevaisuuden työelämässä korostuvat jatkuva yhdessä oppiminen sekä jaettu asiantuntijuus, Kokko toteaa.
Ohjelmatyömme vahvistaa valmiuksiamme työelämän muutoksiin.
Muutoksen pyörteissä jokainen opetushallituslainen voi uudistaa omaa osaamistaan, jonka Opetushallitus organisaationa myös mahdollistaa. Johtamisrakenteiden ja -kulttuurin näkökulmasta oleellista on hierarkian madaltaminen ja tilan antaminen asiantuntijoille.
– Muotoilemme ratkaisuja yhdessä ja hyödynnämme koko henkilöstön osaamista. Puhumme jatkuvan muutoksen sijaan jatkuvasta uusiutumisesta. Tulevaisuus ei tule, vaan se tehdään yhdessä, Niemelä summaa.
Miten tästä eteenpäin?
Johdonmukainen, pitkäjänteinen ja ketterä kehittämistyö on synnyttänyt Opetushallituksen uuden toimintamallin: asiakaslähtöisen, yhtenäiseen johtamisjärjestelmään ja -kulttuuriin rakentavan organisaation, joka mahdollistaa vision, mission ja toimintatapojen mukaisen työskentelyn.
– Kokeilevalla, avoimella, epämuodollisella ja organisaatiorajat ylittävällä työskentelytavalla olemme uudistaneet toimintatapojamme lyhyessä ajassa. Yhdessä kehittämällä olemme tutustuneet toisiimme ja päässeet substanssin osalta pidemmälle kuin osasimme koskaan odottaa. Paljon on toki vielä tehtävää ja arjessa on tilanteita, joissa vanha ja uusi ovat läsnä, Kokko ja Niemelä toteavat.
Ohjelmatyöstä saadut kokemukset vahvistavat vaikuttavuustavoitteiden saavuttamista ja vuonna 2019 käynnistyneiden vaikutusohjelmien toteuttamista. Opetushallituksessa aiotaan jatkaa johdonmukaista ja pitkäjänteistä ketterää kehittämistä sekä kokeilukulttuurin edistämistä.
– Suosittelemme vastaavanlaista toimintatapojen uudistamista muille organisaatioille. Jaamme mielellämme kokemuksiamme ja oppejamme. Johdon merkitys tuulensuojana on ollut oleellista. Yhteistyön ja vuorovaikutuksen merkitystä ei voi koskaan liikaa korostaa. Keskeneräisyyden sietämisestä voi syntyä jotain uutta.
Kuuntele ja katso video
Opetusneuvokset Marjaana Kopperi ja Minna Taivassalo kertovat kokemuksistaan Opetushallitus 2.0 -ohjelmien vetäjinä: Miten kokeilu on näkynyt asiakkaille ja sidosryhmille? Miten kokeilu on tuonut lisäarvoa OPH 3.0:n tavoitteisiin? https://laatikko.oph.fi/s/XFtrHdC6NoxCHXX
Teksti: Sari Okko ׀ Kuvat: Opetushallitus
