Kotimaisten kielten keskus ja Kansallisarkisto yhdistivät voimansa osaavan ja uudistuvan johtamisen hankkeessa. Kahden viraston yhteistyönä toteutettiin esihenkilöille ja tiiminvetäjille suunnattu johtamisen koulutusohjelma.
Tietynlainen toisteisuus valtion henkilöstötutkimuksen tuloksissa saattoi kaksi samantyyppistä organisaatiota yhteen kehittämään kulttuuriaan entistä parempaan suuntaan. Kohta Kotimaisten kielten keskuksessa (Kotus) ja Kansallisarkistossa huomattiinkin, että yhtäläisyydet eivät jääneet toimialaan ja pitkiin perinteisiin. Organisaatioiden johtamista alettiin sparrata yksissä tuumin.
Teemana toimi valmentava johtaminen, uudenlainen ote jota pyrittiin lanseeraamaan esihenkilöiden työskentelytapoihin. Ison kuvan tavoitteena oli päästä kohti valmentavaa organisaatiota. Esihenkilöille toimijoiden yhteistyö toi koulutukseen uuden kulman.
”Edellisestä esihenkilökoulutuksesta oli kulunut aikaa ja sen jälkeen on tullut organisaatiomuutoksia. Meille oli tullut paljonkin tuoreita esimiehiä ja tiiminvetäjiä, joten tämä osui organisaatiossamme ajallisesti hyvään kohtaan,” ylitarkastaja Susanna Taipale Kansallisarkistosta kertoo.
Vuoden mittainen johtamisen koulutusohjelma toimi alkustarttina valmentavan toimintakulttuurin lanseeraamiselle kummassakin organisaatiossa.
Aiemman palautteen perusteella tavoite- ja kehityskeskusteluihin haluttiin jatkuvaa dialogia ja välietappeja. Aiempi kehityskeskustelu oli muodollinen ja kertaluontoinen, kun taas tulevaisuuden johtamisesta haluttiin ketterämpää ja työn suunnittelua paremmin tukevaa.
”Tässä oli selkeä teema, joka oli alusta alkaen esillä. Lisäksi tehtiin läheistä yhteistyötä toisen viraston kanssa, kun joissakin koulutuksissa on ollut hajanaisempi sakki osallistujia virastoista ja yksityiseltä puolelta. Tässä oli selkeä yhdistelmä, joka oli ajateltu hyvin yhteensopivaksi. Olemme molemmat perinteikkäitä organisaatioita, joihin on syntynyt pitkäjänteisiä johtamisen tapoja ja toimintakulttuuri, joiden muuttamisessa on aina oma kampeamisensa,” Taipale pohtii.
Vuoden 2020 edetessä koulutuksessa oli mukana yli 40 henkilöä. Heidät jaettiin kolmeen ryhmään, jotka tapasivat kuusi kertaa. Tapaamisten välillä koulutuksen teemoja vietiin eteenpäin pienemmissä tiimeissä. Valtaosa valmennusohjelmasta oli tarkoituskin toteuttaa verkkoyhteyksin, mutta poikkeustilanteen myötä myös lähitapaamisiksi suunniteltuja koulutuspäiviä jouduttiin siirtämään verkkoon.
Ohjelman vahvuutena oli yhteistyö, joka mahdollisti ajatusten jäsentämisen uudella tavalla. Reflektointi toisen organisaation ammattilaiselle antoi aivan toisenlaisen palautteen kuin valmiiksi tuttujen asioiden purkaminen saman organisaation jäsenen kanssa. Tätä kehuttiin laajalti myös osallistujilta saadussa palautteessa.
”Tuli ahaa-elämyksiä yhtäläisyyksistä, kun samat asiat havaittiinkin jossain määrin myös toisella puolella,” sanoo Kotuksen suunnittelupäällikkö Lotta Jalava.
”Pienryhmäkeskusteluissa ja parikeskusteluissa saatiin puhuttua samantyyppisistä asioista henkilölle, joka ei kuitenkaan istu viereisessä huoneessa. Asiat olivat tuttuja, mutta niitä oli pakko avata, ja samalla niitä asioita ymmärsi itsekin syvällisemmin,” jatkaa Taipale.
Tarkoituksena oli, että olosuhteiden salliessa syksyllä 2020 organisaatioiden työntekijät olisi koottu vielä fyysisesti yhteen Kansallisarkiston tiloihin.
”Koen, että aika paljon jää puuttumaan, kun ei olla samassa paikassa kasvotusten. Jos olisimme saaneet ihmisiä koolle, se olisi vahvistanut kanssakäymistä ja verkostoitumista. Kahvikupin äärellä on helpompi antaa palautetta ja kertoa nopeitakin ajatuksia, kirjallisessa muodossa kynnys aina kasvaa,” Kansallisarkiston henkilöstöpäällikkö Hanna Erkko sanoo.
Massatapaamisessa kevään aiheita olisi voitu käydä läpi porukalla. Sen sijaan työtä on jatkettu valmentavan organisaation ajatuksen ympärillä. Poikkeusolojen vuoksi koulutusohjelman sisältöjä ei myöskään vielä viime vuonna saatu vietyä systemaattisesti virastojen koko henkilöstön keskusteltaviksi.
Tähän pyritään jatkotoimenpiteillä.
”Kansallisarkistossa on käynnistetty jatkumona Yhdessä-ohjelma. Molemmissa organisaatioissa havaittiin voimaantumista siitä, että kun asialle tehdään jotain, kehitystäkin alkaa tapahtua. Vireillä on monenlaista ja minusta on erityisen tärkeää, että asiat eivät jää esihenkilöiden kehittämiseen, sillä organisaatiossa on monia tasoja,” Erkko toteaa.
Tutustu hankkeen esitysmateriaaliin
Teksti: Matias Strozyk