Miten henkilöstöä voisi innostaa ideoimaan viraston vastuullista toimintaa edistäviä asioita? Patentti- ja rekisterihallituksessa keksittiin järjestää rennot messut, jotka venyivät päivästä viikon mittaisiksi. Tapahtuma ylitti odotukset ja herätti toimimaan.
Patentti- ja rekisterihallitus (PRH osallistui Kaiku-palkinto 2025 -hakuun
kehittämiskokeilulla Vastuullisuusmessut
Anna Lauttamus-Kauppila, Patentti- ja rekisterihallitus
Vastuullisuustyö tuli Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) asiakaspalvelut ja viestintä -tulosalueen johdettavaksi vuonna 2021. Tuolloin PRH:n tuli muiden valtionhallinnon organisaatioiden tapaan tunnistaa ne YK:n kestävän kehityksen tavoitteet, joita virasto voi toiminnallaan edistää sekä laatia ensimmäinen vastuullisuusraportti. Seuraavana vuonna perustettiin vastuullisuusryhmä.
”Vastuullisuusnäkökulma on kasvanut yhä merkityksellisemmäksi osaksi toimintaamme. Kun pari vuotta sitten mietimme, miten saisimme hoksautettua ja sitoutettua koko henkilökuntaa vastuulliseen toimintaan, sain idean Tallink-Siljalla aiemmin järjestämistä vastuullisuusmessuista”, asiakaspalvelut ja viestintä -tulosalueen johtajana toiminut ja keväällä eläkkeelle jäänyt Anna Lauttamus-Kauppila sanoo hymyillen.
”Päätimme laittaa hyvän idean kiertämään. Ajattelimme, että messut olisivat hauska tapa saada ihmiset kokoontumaan yhteen ja ideoimaan jokaisen omaan toimintaan vaikuttavia vastuullisuustekoja, jotta löytäisimme keinoja toimia entistä vastuullisemmin.”
Mitä sinä, tiimisi tai me kaikki voisimme tehdä?
Niinpä PRH:n viestintä kääri hihat ja lähti suunnittelemaan rentoa matalan kynnyksen tapahtumaa. Vastuullisuusmessut toteutettiin loppuvuodesta 2023 vuosittain järjestettävänä PRH-päivänä viraston yhteisen tekemisen tilassa.
Messutila jaettiin valkotauluin viiteen eri vastuullisuustavoitteeseen, joita olivat monimuotoinen henkilöstö, PRH haluttuna ja vastuullisena työnantajana, PRH:n hiilijalanjäljen kestävä taso, tavoitteellinen ja vaikuttava sidosryhmätyö sekä erinomaisen asiakasarvon luominen.
”Pyysimme henkilökuntaa miettimään, mitä sinä itse voisit tehdä, mitä tiimisi voi tehdä ja mitä kaikki prh:laiset voisivat yhdessä tehdä tavoitteiden toteutumiseksi”, viestintäasiantuntija Sari Salmela kertoo.
”Vaikka alun perin messujen oli tarkoitus kestää päivän, kiinnostus osoittautui niin suureksi, että messut jatkuivat lopulta koko viikon. Tapahtuma herätti mukavaa pöhinää vastuullisuuden tiimoilta ja synnytti yhteistä tekemisen meininkiä.”
Messut näkyivät ja kuuluivat monin tavoin
Messut innostivat tekemään 78 ehdotusta viraston vastuullisuusteoiksi. Kaikki ehdotukset käsiteltiin sekä vastuullisuusryhmässä että johtoryhmässä. Lopulta 26 ehdotusta valittiin edistettäviksi vuodesta 2024 alkaen. Parhaat kuusi ehdotusta palkittiin leffalipuilla.
Sari Salmela, Patentti- ja rekisterihallitus
”Saimme hyvin monipuolisen kattauksen erilaisia ehdotuksia. Osa niistä voidaan toteuttaa nopealla aikataululla ja osa pidemmän aikavälin toimenpiteinä. Osa ehdotuksista on jo toteutettukin”, Sari sanoo.
Vastuullisuusmessujen tuottamia ehdotuksia ja niiden toteutumista seurataan vastuullisuusryhmässä. Niistä myös raportoidaan vuosittain muun muassa PRH:n vastuullisuusraportissa.
”Messut näkyivät ja kuuluivat monin tavoin ennen messuja, niiden aikana ja niiden jälkeen. Pidämme edelleen henkilökunnan ajan tasalla siitä, miten ehdotukset edistyvät ja missä mennään. Uutisia voi seurata intranetissä ja henkilöstöinfoissa”, Anna toteaa.
Vastuullisuus-ehdotukset menevät eteenpäin
Toteutettuihin ehdotuksiin kuuluvat vastuullisuus-tietoiskut. Viime vuonna järjestettiin kolmen tietoiskun sarja, jossa vastuullisuutta tarkasteltiin ympäristövastuun, sosiaalisen vastuun ja liiketoimintavastuun näkökulmista. Kouluttajina toimivat vastuullisuuteen erikoistuneet asiantuntijat.
”Hyvän vastaanoton ja paljon osallistujia saaneet tietoiskut jatkuvat tänäkin vuonna. Tämä kertoo siitä, että asia kiinnostaa yhä enemmän”, Anna tuumii.
”Työn alla on ehdotus esimerkiksi tiimikohtaisista vastuullisuuspäivistä. Henkilöstöravintolassa on ehdotuksen myötä vähennetty punaisen lihan tarjoamista vain kahtena päivänä viikossa. Sidosryhmätilaisuuksissa punaista lihaa ei ole tarjolla lainkaan”, Sari lisää.
”Ai tämäkin on vastuullisuutta edistävää tekemistä”
Vastuullisuusmessut onnistuivat yli odotusten. ”Etätyöajassa aidot läsnäkohtaamiset ovat entistäkin tärkeämpiä. Messuidea oli rento ja hauska tapa saada ihmiset mukaan toimintaan merkityksellisen asian pariin. Oli ilahduttavaa nähdä, että vastuullisuus kiinnostaa näin vahvasti”, Anna sanoo.
”Oli myös hienoa huomata vastuullisuus-käsitteen laajempi ymmärtäminen: se ei olekaan vain ympäristöasioita, vaan myös sosiaalista ja hallinnollista vastuuta. Meillä on nyt ymmärretty sekin, miten asiantuntijavirasto voi olla käytännön tasolla vastuullinen toimija”, Sari pohtii.
Vastuullisuusmessujen inspiroimana messuidea on saanut jatkoa. Vuoden 2024 PRH-päivän yhteydessä järjestettiin messut, joiden teemana oli yhteisöllisyys, mikä sekin liittyy monilta osin vastuulliseen toimintaan.
5 oppia ja oivallusta
- Henkilökuntaa kannattaa hoksauttaa tärkeiden asioiden äärelle. PRH:ssä messuidea onnistui ja tapahtumaa pidettiin paitsi hauskana ja rentona, myös teemaltaan tärkeänä.
- Aidot läsnäkohtaamiset ja niiden synnyttämä yhdessä tekemisen meininki ovat etätyöajassa entistäkin tärkeämpiä asioita.
- Muutoksen syntymiseen tarvitaan kaikkia. Ihmiset haluavat osallistua ja vaikuttaa omaan työhönsä ja työympäristöönsä liittyviin asioihin.
- Ymmärrys siitä, että pieniltäkin tuntuvat teot voivat olla merkityksellisiä ja vaikuttavia.
- ”Yleensä parhaat ideat kopioidaan. Kopioimme messut toiselta organisaatiolta ja sovelsimme niitä omiin tarpeisiimme hyvin tuloksin. Kannustamme muitakin tekemään samoin matalalla kynnyksellä”, Anna ja Sari sanovat.