Ulosottolaitos organisoitui 1.12.2020 alkaen yhdeksi valtakunnalliseksi virastoksi ja organisaatiouudistuksen myötä vanhat virastoaikaiset toimintatavat ja prosessit muotoutuivat uudella tavalla. Uudistuksessa toimintoja siirtyi yksiköiden välillä, tiimi- ja esimiesrakenteet muuttuivat, syntyi kokonaan uusia palveluja, rooleja ja tehtäviä, minkä lisäksi Ulosottolaitos kävi läpi massarekrytointeja. Työn tekemisen tavat, roolitukset ja prosessit muotoutuvat edelleen ja toiminta kehittyy jatkuvasti. Toiminnan organisoitumisen sekä työtapojen kehittämisen tukena toimi Kaiku -työelämähanke 1.1.2021 lukien ja rahoituspäätös on voimassa 30.11.2021 asti. Kaiku -työelämähanke on toiminut merkittävästi työn tekemisen tapojen kehittämistyön tukena ja toiminnan organisoitumisen apuna erityisesti Ulosottolaitoksen yhteiset palvelut -toimintayksikössä, mutta myös toimintayksiköt ylittävissä prosesseissa. Toimintaa ja yhteistyötä on saatu kehitettyä laajasti ja Kaiku-hankkeen tuen avulla saavutetut tulokset ovat merkittäviä. Hyvin alkanutta kehitystyötä on tarpeen jatkaa, kun erinomainen pohjatyö on saatu valmiiksi.
Prosessikaavioita työstettiin yhdessä henkilöstön ja asiantuntijoiden kanssa yli toimintayksikkörajojen, tavoitteena kirkastaa kaaviomuotoisesti organisaatiouudistuksessa muuttuneita prosesseja. Metodilla saatiin eräille viraston tärkeimmille prosesseille selkeät kulut, ja prosessin vaiheille omistajat. Prosessikaavioita esitettiin myös johtoryhmien kokouksissa neuvoteltaessa prosessien paikoin epäselvistä vaiheista.
Yhtenä osa-alueena vuonna 2021 Ulosottolaitoksen yhteisiin palveluihin suuntautuneessa Kaiku-hankkeessa oli prosessien kuvaaminen sekä Lean-menetelmävalmennus esimiehille. Kaiku-hankkeen rahoitus mahdollisti muun ohella sen, että Lean-ajattelua alettiin juurruttaa Ulosottolaitoksen yhteisten palveluiden esimiehille opettamalla johdannonomaisesti konsultin avulla Leanin perusperiaatteita sekä esittelemällä Leanin tarjoamaa parannuspotentiaalia toiminnan tehostamiseksi. Leanin mahdollisuuksista innostuttiin ja Ulosottolaitoksen yhteisten palveluiden kolmesta eri toiminnosta koulutetaan Ulosottolaitoksen omista varoista kolme tiiminvetäjänä toimivaa osastosihteeriä Lean-muutosohjaajaksi. Toiminnot ovat maksuliike, asiakaspalvelu ja kirjaamo, ja yhteensä viisi päivää kestävä koulutus ajoittuu marras-joulukuulle 2021. Koulutettavat oppivat muun muassa miten Leanin avulla voi tehostaa prosesseja sekä miten fasilitoida muutosprojekteja omassa organisaatiossa. Lean-muutosohjaajakoulutus antaa valmiudet vetää Lean-parannusprojekteja omassa organisaatiossa sekä ohjata tiimejä jatkuvassa parantamisessa.
Lean-muutosohjaajien on tarkoituksena toimia projektinvetäjinä ja kehittää Ulosottolaitoksen prosesseja keskittyen työn sujuvoittamiseen ja ns. turhan tekemisen poistamiseen. Tarkoituksena on siten kehittää työn tekemisen tapoja sekä toiminnan organisoitumista. Lean-projektit edellyttävät onnistuakseen sekä ajallista että rahallista panostamista, sillä muutosohjaajat työskentelevät osallistaen toimintojen henkilökuntaa Lean-parannusprojektiin.
Hankkeen päättymisvaiheen kuvaus
Kolme muutosprosessia vietiin päätökseen kiitettävässä aikataulussa ja niistä saadut hyödyt olivat merkittävät. Asiakaspalvelussa tehdyn muutoksen myötä sähköpostien käsittely saatiin sujuvoitettua siten, että jatkossa saapunut sähköposti avataan kaksi kertaa, kun ennen sama posti avattiin kolme kertaa ennen sen lopullista käsittelyä. Leanista on ollut hyötyä toiminnon virtauksen lisäämisessä ja osastosihteerin rooli on helpottunut.
Kirjaamossa tehdyssä projektissa huomattiin, että työn tekemisessä on tarvetta yhtenäistää käytäntöjä ja virtauksen ylläpitämiseksi huolehtia siitä, että kaikki toimivat sovitulla tavalla. Lisäksi todettiin, että suuria panostuksia tarvitaan järjestelmien kehittämiseen, jotta ulosoton velkojien hakemukset ja niiden liitteet saataisiin toimitettua kirjaamoon oikea-aikaisesti. Maksuliikkeessä toteutetun projektin myötä huomattiin, että toiminnossa tehtiin runsaasti sellaista työtä, jota ei tarvita mihinkään ja tämän turhan työn poistamisen ja vaiheiden yhdistelemisen jälkeen hukkaa saatiin vähennettyä 50 %. Toiminnon henkilöstö koki, että parannukset helpottivat heidän työtään ja prosessista tuli suoraviivaisempi.
Hankkeen myötä ja henkilöstön projekteihin osallistamisen kautta onnistuttiin istuttaa kriittistä prosessiajattelua laajemmin yhteisten palveluiden henkilöstöön ja tätä kautta saada valmiutta tarkastella omia ja yhteisiä prosesseja uudenlaisin silmälasein.
Lean- menetelmien käyttö toiminnan tehostamisessa on helppoa ja käytännönläheistä. Ensimmäiset lean- projektit kannattaa aloittaa kevyestä ja rajata tarkasteltava prosessi tarpeeksi suppeaksi, jotta menetelmä opitaan. Kunnianhimoisempia muutoskohteita kannattaa ottaa tarkastelun alle sitten, kun tapa toimia on jo tuttu sekä muutosohjaajalle että organisaatiolle. Koska lean- työkalujen käyttäminen on suhteellisen helppoa, näkyvät ensimmäiset tuloksetkin pian. Toiminnan tuottavuuden lisäksi leania käytettäessä tapahtuu myös työtyytyväisyyden parantumista ikään kuin sivutuotteena, sillä henkilöstön kokemus oman työnsä vaikutusmahdollisuuksista sekä työntekijäkokemus paranevat lean- ajattelun ja kulttuurillisen murroksen myötä.