Turhan tekemisen poistaminen ja arvoa tuottavan työn lisääminen Lean-menetelmin

Hankkeen teema on johtamis- ja toimintakulttuurin uudistaminen.

Ulosottolaitos organisoitui 1.12.2020 alkaen yhdeksi valtakunnalliseksi virastoksi ja organisaatiouudistuksen myötä vanhat virastoaikaiset toimintatavat ja prosessit muotoutuivat uudella tavalla. Uudistuksessa toimintoja siirtyi yksiköiden välillä, tiimi- ja esimiesrakenteet muuttuivat, syntyi kokonaan uusia palveluja, rooleja ja tehtäviä, minkä lisäksi Ulosottolaitos kävi läpi massarekrytointeja. Työn tekemisen tavat, roolitukset ja prosessit muotoutuvat edelleen ja toiminta kehittyy jatkuvasti. Toiminnan organisoitumisen sekä työtapojen kehittämisen tukena toimi Kaiku -työelämähanke 1.1.2021 lukien ja rahoituspäätös on voimassa 30.11.2021 asti. Kaiku -työelämähanke on toiminut merkittävästi työn tekemisen tapojen kehittämistyön tukena ja toiminnan organisoitumisen apuna erityisesti Ulosottolaitoksen yhteiset palvelut -toimintayksikössä, mutta myös toimintayksiköt ylittävissä prosesseissa. Toimintaa ja yhteistyötä on saatu kehitettyä laajasti ja Kaiku-hankkeen tuen avulla saavutetut tulokset ovat merkittäviä. Hyvin alkanutta kehitystyötä on tarpeen jatkaa, kun erinomainen pohjatyö on saatu valmiiksi.

Prosessikaavioita työstettiin yhdessä henkilöstön ja asiantuntijoiden kanssa yli toimintayksikkörajojen, tavoitteena kirkastaa kaaviomuotoisesti organisaatiouudistuksessa muuttuneita prosesseja. Metodilla saatiin eräille viraston tärkeimmille prosesseille selkeät kulut, ja prosessin vaiheille omistajat. Prosessikaavioita esitettiin myös johtoryhmien kokouksissa neuvoteltaessa prosessien paikoin epäselvistä vaiheista.

Yhtenä osa-alueena vuonna 2021 Ulosottolaitoksen yhteisiin palveluihin suuntautuneessa Kaiku-hankkeessa oli prosessien kuvaaminen sekä Lean-menetelmävalmennus esimiehille. Kaiku-hankkeen rahoitus mahdollisti muun ohella sen, että Lean-ajattelua alettiin juurruttaa Ulosottolaitoksen yhteisten palveluiden esimiehille opettamalla johdannonomaisesti konsultin avulla Leanin perusperiaatteita sekä esittelemällä Leanin tarjoamaa parannuspotentiaalia toiminnan tehostamiseksi. Leanin mahdollisuuksista innostuttiin ja Ulosottolaitoksen yhteisten palveluiden kolmesta eri toiminnosta koulutetaan Ulosottolaitoksen omista varoista kolme tiiminvetäjänä toimivaa osastosihteeriä Lean-muutosohjaajaksi. Toiminnot ovat maksuliike, asiakaspalvelu ja kirjaamo, ja yhteensä viisi päivää kestävä koulutus ajoittuu marras-joulukuulle 2021. Koulutettavat oppivat muun muassa miten Leanin avulla voi tehostaa prosesseja sekä miten fasilitoida muutosprojekteja omassa organisaatiossa. Lean-muutosohjaajakoulutus antaa valmiudet vetää Lean-parannusprojekteja omassa organisaatiossa sekä ohjata tiimejä jatkuvassa parantamisessa.

Lean-muutosohjaajien on tarkoituksena toimia projektinvetäjinä ja kehittää Ulosottolaitoksen prosesseja keskittyen työn sujuvoittamiseen ja ns. turhan tekemisen poistamiseen. Tarkoituksena on siten kehittää työn tekemisen tapoja sekä toiminnan organisoitumista. Lean-projektit edellyttävät onnistuakseen sekä ajallista että rahallista panostamista, sillä muutosohjaajat työskentelevät osallistaen toimintojen henkilökuntaa Lean-parannusprojektiin.