Virastossamme on ollut vuodesta 2019 käynnissä hanke, jossa kehitetään työmenetelmiämme digitalisaation edistämiseksi ja samalla suunnitellaan toimitilojemme käyttöä tehokkaan toiminnan edistämiseksi sekä tuetaan henkilöstöä toimitilamuutoissa. Yhteistyökumppanina on Senaatti.
Hanke on venynyt alkuperäisestä suunnitelmasta, koska noin 120 henkeä koskeva Helsingin oikeusapu- ja edunvalvontatoimistojen ja viraston hallinnon muutto eri osoitteista yhteisiin tiloihin on viivästynyt noin kahdella vuodella alkuperäisestä aikataulusta. Muutto toteutuu kevät kesällä 2021 ja tällä rahoitushakemuksella haetaan rahoituksen täydentämistä projektin lopettamistoimenpiteisiin ja henkilökunnalle järjestettävään lopettamistilaisuuteen.
Päättymisvaiheen kuvaus
Vaikuttavimmaksi hanke osoittautui todennäköisesti viraston johtoryhmätyöskentelyn kohdalla, joka parani ja tavoitteet selkeytyivät. Henkilöstön osalta hanke olisi epäonnistunut monessa suhteessa, ellei korona olisi pakottanut koko virastoa aidosti muuttamaan työskentelytapoja ja laaja etätyö omaksumaan digitaalisia toimintatapoja.
Hankkeen aikaisista yllätyksistä suurin oli koronan tuoma pysyvä muutos toimintatapoihin ja se, kuinka ennen kevättä 2020 toteutetut työpajat osoittautuivat hyödyllisiksi laajan etätyön oloissa. Hankkeen toteutusta ja etenemistä käsiteltiin hankkeen ohjausryhmässä, joka kokoontui aina työpajojen
jälkeen ja jossa käsiteltiin myös henkilöstökyselyjen tulokset. Ohjausryhmässä olivat läsnä viraston johtoryhmä, Senaatin projektipäällikkö ja Tamora Oy:n edustus.
Hankkeen vaikutukset näkyivät ennen kaikkea kaikkien toimistojen valmiudessa siirtyä työskentelemään
poikkeusoloissa keväällä 2020. Laajaan etätyöhön siirtyminen vaikutti Etelä-Suomen oikeusapu- ja
edunvalvontaviraston toimintaan huomattavan vähän suhteessa verkostoomme.