Tiedolla johtaminen on yksi tärkeimmistä Maahanmuuttoviraston toiminnan kehittämisen osa-alueista. Hakemus- ja päätösmäärien kasvaessa tietoon perustuva johtaminen ja päätöksenteko tulevat olemaan entistä ratkaisevammassa roolissa. Toimintaympäristön monimutkaistuminen ja muuttuminen entistä ennakoimattomammaksi vaativat Maahanmuuttoviraston tilannekuva-, analyysi- ja ennakointitoimintojen kehittämistä.
Maahanmuuttovirasto on käynnistämässä keskitettyä tilannekuva- ja ennakointitoimintaa kyetäkseen tuottamaan parempaa ymmärrystä toimintaympäristöstä ja siinä tapahtuvissa muutoksissa. Tilannekuvatoiminta keskittyy tuottamaan syvällisempää ymmärrystä siitä, millaisia hakemuksia Maahanmuuttovirastoon tulee vireille, ja mitä tekijöitä hakemusten taustalla on. Laadukas tilannekuva toimintaympäristöstä ja siinä tapahtuvissa muutoksissa mahdollistaa oikea-aikaisen ja vaikuttavan päätöksenteon.
Hankkeen tavoitteena on hankkia ulkopuolista tukea tilannekuvan tuottamisen organisoimiseksi
Maahanmuuttovirastossa. Tarkoituksena on selvittää tilannekuvan tuottamisen toimintamalleja sekä kartoittaa, mitkä toimintamallit ja menetelmät ovat parhaiten sovellettavissa Maahanmuuttoviraston toimialalla. Tavoitteena on lisäksi kasvattaa ja kehittää tilannekuvan tuottamiseen liittyvää osaamista organisaatiossa, jotta Maahanmuuttovirasto kykenee jatkossa itsenäisesti toteuttamaan laadukasta tilannekuvatoimintaa sekä kouluttamaan tilannekuvaa tuottavia ihmisiä tehtäväänsä.
Työtapoina hyödynnetään ulkopuolisen konsulttipalvelutoimijan tekemiä kartoituksia/selvityksiä sekä
työpajatyöskentelyä. Lopulliset toteutustavat riippuvat hankkeeseen valittavan ulkopuolisen
konsulttipalvelutoimijan ehdottamista toimintatavoista.
Hankkeen päättymisvaiheen kuvaus
Hankkeen tarkoituksena oli tukea Maahanmuuttovirastoa uudenlaisen keskitetyn tilannekuva- ja ennakointitoiminnan kehittämistä. Hankkeen päähuomio oli nimenomaan tilannekuvatietoa ja -analyysia koskevien toimintamallien ja osaamisen vahvistamisessa. Hankkeen aikana laadittiin tietomalli, joka havainnollistaa, minkälaisia tietotuotteita Maahanmuuttovirasto voisi jatkossa tuottaa ja kenen tarpeisiin. Hankkeen aikana harjoiteltiin myös käytännössä yksittäisten tietotuotteiden konseptointia sekä verkostotyöskentelyä. Hankkeessa järjestettyihin työpajoihin osallistui virkahenkilöitä Maahanmuuttoviraston eri yksiköstä, minkä ansiosta toiminnan jatkokehittämisessä pystytään ottamaan laajasti huomioon erilaiset näkökulmat ja lähtökohdat viraston sisällä.
Hankkeen tulokset tukevat Maahanmuuttoviraston keskitetyn tilannekuva- ja ennakointitoiminnan kehittämistä. Yksittäisten tietotuotteiden suunnittelua ja prosessointia tullaan jatkamaan hankkeessa saatujen oppien avulla. Hankkeessa hyödynnettiin yhteiskehittämisen erilaisia menetelmiä, joista saadut kokemukset olivat positiivisia. Maahanmuuttovirasto voi hyödyntää opittuja menetelmiä myös jatkossa erilaisissa toiminnan kehittämisprosesseissa. Hankkeessa laadittiin lisäksi kirjallinen koulutusmateriaali tilannekuvatiedon ja -analyysin tuottamiseen. Materiaalia hyödynnetään henkilöstön kouluttamisessa ja osaamisen vahvistamisessa.
Toimintaympäristön monimutkaistuminen ja jatkuva muuttuminen lisäävät tarvetta laadukkaalle tilannekuva-analyysille ja ennakointitiedolle. Maahanmuuttoviraston Kaiku-hanke toimi hyvänä aloituksena tilannekuva- ja ennakointitoiminnan suunnittelulle ja käynnistykselle. Ulkopuolisen hankekumppanin kautta Maahanmuuttovirasto sai tukea ja lisäosaamista toimintansa kehittämiseen. Samalla hankkeessa muodostettiin toimintatapoja ja kehitysaskeleita, joita virasto voi ottaa käyttöön ja jatkokehittää myös itsenäisesti.