Kaiku-hankkeen tarkoituksena oli suoraan tukea TE-toimistojen henkilöstöä ja toimintaprosessin uudistamista. Palautekäytäntöjen kehittämisen avulla saavutettaisiin isompana asiana ammatillisen arvostuksen ja asiantuntija identiteetin vahvistuminen ja tätä kautta ko. kehittäminen toimisi työhyvinvointia tukevana koko toimistoa koskevana toimena. Kollegiaalinen työssä oppimista tukeva ilmapiiri ja myönteisen palautteen käyttämisen hyödyllisyyteen havahtuminen edistävät työssä innostumista ja ne tukevat myös esimiestyötä muuttuneessa/muuttuvassa työssä.
Palautekäytäntöjä edesauttava Kaiku-hanke toimi yhtenä askeleena kohti isompaa koko palautekulttuurin kehittämisen tavoitetta. Yhtä aikaa toteutettavassa hankkeessa mahdollistui myös toisilta oppiminen ja tavoitteena oli vertaistuen jatkaminen työhyvinvoinnin yhdyshenkilöverkoston avulla.
Kaiku-hanke oli TE-toimistojen omien kehittämishankkeiden jatkumo. Sen tarkoituksena oli hyödyntää jo tehtyä, mutta tuoda TE-toimistoille välineitä kehittää kaiken sujuvan toiminnan takana olevaa vuorovaikutteista arkityötä sekä yhteisen hankkeen aikana oppia toisiltaan.
Alussa toteutettiin sähköinen kysely, jolla haluttiin kerätä tietoa nykytilasta ja kokemuksia/tarinoita palautetilanteista.
Ensimmäinen työpajakierros, jossa fokus oli vahvasti toimintamallien uudistamisessa muuttuvan työelämän tarpeiden suunnassa Keskeisiä teemoja:
Työelämän muutokset
Digitaalisessa maailmassa palvelu siirtyy vuorovaikutuksen kentille, jotka ovat osin digitaalisia, osin fyysisiä Palautekulttuuri ruokkii asiakashyödyn, henkilöstöhyödyn ja tuottavuuden kehää Vuorovaikutuksen työvälineitä eri työpajoissa eri tavoin Millaisia uusia vuorovaikutuksen kenttiä ja muita uusia toimintamalleja lähdemme kokeilemaan?
Uusien toimintamallien kokeilut toimivat vertaisoppimisen ja palautekäytäntöjen kehittämisen aineistona toisella työpajakierroksella
• Välissä 10 kpl verkkotapaamisia, joiden kesto 1 h/kerta. Vapaaehtoisissa verkkokeskusteluissa oli melko vähän osallistujia, mutta hyviä keskusteluja • Esimiesten verkkotapaamiset, jossa paino keskustelulla siitä, miten minä esimiehenä mahdollista uuden tavan tehdä työtä, kehittää ja antaa palautetta.
Tavoitteet toteutuivat siltä osin, että kummassakin mukana olleessa TE-toimistossa herättiin ajattelemaan työn tekemistä toisin ja haluttiin kokeilla uusia tapoja tehdä työtä. Hankkeen kulkua arvioitiin ohjausryhmässä ja palveluntuottajan kanssa aktiivisella yhteydenpidolla.
Esimerkkejä toteutuneista kokeiluista:
•Työnantaja-asiakkaiden iskujoukot
•Digiavuttomuudesta digiaktiiviksi, mm. twitter-lähettiläät, verkkoapuri, verkkoneuvoja, somevoimavarat, Yammer käyttöön, Skype asiakastyöhön, ”TE-hallinnon Tinder”
•Interaktiivinen kahvihuoneyhteys eri toimipaikkojen välille
•Verkostoyhteistyössä mennään yhteisille vuorovaikutuksen kentille kumppaneiden ja asiakkaan kanssa
•Otetaan asiakkaat mukaan palvelujen kehittämiseen, ei ainoastaan kysytä jälkikäteen palautetta, vaan etukäteen, miten he haluaisivat tulla palvelluiksi, mistä olisi heille hyötyä, esim. nuoret ja maahanmuuttajat, ideakilpailu asiakkaille
•Osaamisen välitys, pienimuotoinen työkierto ja muut keinot osaamisen jakamiseen, mestari-kisällimalli, jossa välillä nuoremmatkin työtekijät voivat olla mestareina
•Kehityskeskustelujen rinnalle tai tilalle lyhyet vartin varikkopysähdykset esimiehen kanssa useamman kerran vuodessa
•Uudenlaisia kokoontumisia ja tiloja, jotka mahdollistavat paremman vuorovaikutuksen, sekä fyysisiä että virtuaalisia, yli palvelulinja- ja toimipaikkarajojen, myös kävelypalavereita, työryhmien vähentäminen, nopeammin kokeilemaan
•Etätyön eri muotojen kokeilu
•Sisäisten normien purkutalkoot
Pysyväksi jäävät luultavimmin ne kokeilut, joilla nähdään hyötyä itselle, työyhteisölle ja asiakkaalle