Julkisen hallinnon uudistamisen strategian mukaan yksi hallinnon toiminnalle 2030-luvulla asetetuista päämääristä liittyy rakenteiden uudistamiseen ja uusiin tapoihin toteuttaa hallinnon tehtäviä. OKM:n hallinnonalan virastot eivät nykyisellään muodosta valtiovarainministeriön virastosuosituksen mukaista selkeää rakenteellista ja toiminnallista kokonaisuutta.
OKM käynnisti 13.10.2021 koko hallinnonalan virastot kattavan konsernin kehittämishankkeen, jonka tavoitteena on varmistaa sivistyshallinnon toiminnan vaikuttavuus, laatu ja palvelukyky tulevaisuudessa. Hankkeen pohjalta käynnistyneessä Sivistyshallinto 2030 -uudistushankkeessa sivistyshallinon rakenteita uudistetaan siten, että sivistyshallinto muodostuisi 1.1.2026 alkaen ministeriön lisäksi viidestä virastosta.
Virastorakenteen uudistamisen lisäksi Sivistyshallinto 2030 -uudistushankkeella on myös digitalisaatioon, ohjaukseen, palvelutoimintoihin ja sivistyshallinnon rahoitukseen liittyviä tavoitteita. Niiden toteutuminen edellyttää sivistyshallinnon yhteisen johtamiskulttuurin rakentamista ja toiminnan organisoitumisen kehittämistä siten, että samanaikaisesti varmistetaan työyhteisöjen toimivuus ja edellytykset hyvälle työntekijäkokemukselle muutoksen keskellä.
Toiminnan organisoitumista ja työyhteisöjen toimivuutta koskevat tavoitteet kytkeytyvät julkisen hallinnon strategian lisäksi valtion yhteiseen henkilöstöstrategiaan. Hallinnon toimintaa on organisoitava sen mukaan, miten arvioidaan saatavan suurin vaikuttavuus. Toimintojen uudistamisessa suositaan systeemistä ajattelua, joustavia ja ketteriä toimintatapoja sekä strategisia käytännön kokeiluja. Työn murroksessa on tärkeää lisätä ymmärrystä yhteisöllisyydestä.
Hankkeen tavoitteet ovat toiminnan organisoitumisen kehittäminen ja työyhteisöjen toimivuuden ja työntekijäkokemuksen edistäminen.
Menetelminä käytetään:
- Aloitus-, keskivaiheen ja lopetuskysely resilienssistä (Vatiokonttorin resilienssi-työkalupakista; OKM) ja vastauskoosteiden jakaminen, niistä keskustelu – Yhteiswebinaarit, jotka vetää konsultti (Resilienssi-työkalupakin hyödynnys)
- Webinaari yhteistyössä työterveyshuollon kanssa
- Tehtävät webinaarien jälkeen uuden organisaatiorakenteen mukaisissa yhteistyöryhmissä (työkalupakin sisältöjen ja tehtävien avulla)
- Esihenkilöiden/yhteistyöryhmien vetäjien sparraustilaisuudet teemoittain noin 10-15hlö ryhmissä
- Yhteistyöryhmien toiminnan organisoinnin kehittämispajat konsulttivetoisesti; tehtävien ja työnjaon muutokset (yhteisten palveluiden henkilöstö, esim. ICT, viestintä, talous) – Howspace alustan hyödyntäminen webinaarien ja työpajojen tukena
Hankkeen tulokset
Hankkeessa toteutettiin kattava muutostukiohjelma, johon kuului yhteisiä webinaareja, esihenkilöiden ja johdon sparrauksia, tiimikeskusteluja sekä yhteistyöryhmien työpajoja. Hankkeen keskeisenä tuloksena perustettiin ja kehitettiin organisaatiota läpileikkaavia yhteistyöryhmiä, jotka tukivat Kansallisarkiston, Saavutettavuuskirjasto Celian ja Varastokirjaston yhdistymistä. Yhteistyöryhmien kokoonpanoja päivitettiin joustavasti tarpeiden mukaan, ja syksyllä 2025 aloitettiin kaksi uutta ryhmää. Prosessin aikana läpikäytiin ja kuvattiin keskeisten yhteisten toimintojen prosesseja. Läpikäynti nosti esiin esimerkiksi substanssin toimintajärjestelmien integrointitarpeita ja johti uuden projektinhallinnan toimintamallin luomiseen.
Hankkeen hyödyt näkyivät erityisesti vahvistuneena yhteisöllisyytenä ja resilienssinä muutoksen keskellä. Kolmen organisaation henkilöt tutustuivat toisiinsa ja oppivat toistensa toimintatavoista yhteisen työn kehittämisen parissa. Toimintatapoja onnistuttiin yhtenäistämään tehokkaasti yhteistyöryhmien kautta, ja muutostuki integroitui osaksi organisaatiouudistusta. Sisäinen fasilitointi onnistui hyvin ja ulkopuoliset konsultit tukivat tehokkaasti kokonaisuuden toteutusta. Hanke tuki uuden viraston muodostumista ja loi pohjaa yhteisille toimintatavoille vuodelle 2026.
Erityisesti kiitosta hankkeessamme keräsivät yhteistyöryhmät, joissa asiantuntijat pääsivät itse pohtimaan työnsä kehittämistä ja tutustumaan yli organisaatiorajojen jo ennen varsinaista yhdistymistä. Myös yhteisten webinaarien jälkeiset tiimikeskustelut, joissa aiheita käsiteltiin oman tiimin kesken, koettiin antoisina ja niihin voisi panostaa vielä enemmänkin vastaavissa tilanteissa. Muutostilanteissa tiimikeskusteluissa on erityisesti syytä jättää aikaa huolista tai haasteita keskustelulle ja hyödyntää niiden käsittelyssä esimerkiksi Valtiolla.fi-sivulta löytyvää Resilienssi-työkalua. Hyödynsimme työkalua hankkeemme taustalla.