Strategisen tutkimuksen neuvosto (STN) toimii Suomen Akatemian yhteydessä. STN:n asioita valmistelee ja päätöksiä toimeenpanee Akatemian strategisen tutkimuksen vastuualue, jonka toimintaverkostoon liittyy useita erilaisia yhteistyökumppaneita (päätöksentekijät ja tiedonhyödyntäjät kuten VNK, muut ministeriöt, eduskunta, valtion ja kuntien tutkimustiedon hyödyntäjät). STN perustettiin vuonna 2014. Sen tehtävänä on rahoittaa yhteiskunnallisesti merkittävää ja vaikuttavaa, tieteellisesti korkeatasoista tutkimusta. Strategisen tutkimuksen avulla etsitään konkreettisia ratkaisuja suuriin ja monitieteistä otetta vaativiin yhteiskunnallisiin haasteisiin. Tutkimuksen yhteiskunnallinen vaikuttavuus on STN:n rahoittaman tutkimuksen ytimessä, eli yhteistyö tiedontuottajien ja -hyödyntäjien välillä on keskeistä. STN:n myöntövaltuus on 55,6 milj. euroa vuodessa.
Strategisen tutkimuksen vastuualue Suomen Akatemiassa koordinoi ja valmistelee STN-rahoituksen myöntämistä ja siihen liittyviä keskeisiä toimintoja ja prosesseja. Keskeisiä kokonaisuuksia ovat 1) STN-teemaprosessi, jossa valmistellaan vuosittain teemaehdotukset valtioneuvostolle päätettäväksi (valtioneuvosto päättää teemat STN:n esityksestä), 2) rahoituksen vuosittainen myöntöprosessi 2-3 tutkimusohjelmalle, jotka STN avaa valtioneuvoston päättämien teemojen pohjalta 3) tutkimusohjelmien ja -hankkeiden seuranta ja arviointi, sekä 4) ohjelmatoiminta, joka muodostuu käynnissä olevien ohjelmien (12-15 ohjelmaa) yhteisestä vaikuttavuus- ja vuorovaikutustyöstä. Kaikkiin kokonaisuuksiin 1-4 sisältyy vahvasti verkostomaisen työskentelyn ja kompleksisessa ympäristössä johtamisen elementtejä ja kysymyksiä. Esimerkiksi ohjelmatoiminnassa on mukana käynnissä olevien ohjelmien ohjelmajohtajat, joiden kanssa ST-vastuualue suunnittelee ja toteuttaa vaikuttavuus- ja vuorovaikutustyötä, jonka kohderyhmänä ovat päätöksentekijät ja muut tiedonhyödyntäjät. STN-teemaprosessi taas ulottuu monitahoisiin sidosryhmiin ja päättävään tahoon valtioneuvostoon.
Rahoitettujen tutkimusohjelmien ja ohjelmajohtajien, hallinnoitavien hankkeiden ja mukana olevien yhteistyötahojen määrä on tähän mennessä kasvanut moninkertaiseksi rahoitusinstrumentin alkuvaiheeseen verrattuna, mutta henkilöstö- ja toimintamenoresurssit eivät ole vastaavasti lisääntyneet. Vastuualueen prosessien ja toiminnan johtamiseen tarvitaan uusia selkeitä ja räätälöityjä vaihtoehtoja ja työtapoja, joiden avulla tehtäväkokonaisuutta saadaan jäsennettyä ja rajattua mielekkäällä ja tuloksellisella tavalla.
Haasteina ovat ST-vastuualueelle ja strategisen tutkimuksen neuvostolle asetetut korkean tason tavoitteet ja niiden toteuttaminen sekä kehittäminen nykyisillä resursseilla. Vaativuutta valmisteluun ja aikataulutukseen tuo se, että osa päätöksentekoprosessista on riippuvainen valtioneuvoston päätösjärjestelmistä. STN-rahoitteisten ohjelmien ja tutkimushankkeiden vaikuttavuus ja sen mahdollistaminen on keskeistä myös ST-vastuualueen työssä. Lisäksi rahoitettujen ohjelmien vaikuttavuuden arvioinnin kehittäminen on käynnissä olevaa työtä eikä ole vielä ”tasaantunut” tiettyyn malliin, koska STN-rahoitusinstrumentti on vielä suhteellisen uusi.
Koko Akatemian johtamisjärjestelmän kehittäminen on myöskin suunnitteilla. Strategisen tutkimuksen vastuualue toimii pilottina koko viraston kehittämistyölle.
Pilottihankkeen tavoitteena on luoda strategisen tutkimuksen (ST) vastuualueelle uudistumisen johtamisen malli sekä valita ja jalkauttaa malliin sopivat johtamismenetelmät ja johtamisen työkalut niin sisäistä työskentelyä kuin verkostotyötäkin ajatellen. Yhtenä keskeisenä kysymyksenä on, miten ST:ssä toteuttavaa työtä tulisi johtaa ja prosesseja kehittää, kun virastotasolla myös resurssit ovat tiukilla ja työn tekemisen tapoja on tavoitteena uudistaa ja keventää vastaamaan käytettävissä olevia resursseja.
Menetelminä käytetään:
Työpajat (6 x 0,5pv), jatkuvan kehittämisen PDCA-malli, tiimille sovellettu scrum/kanban, ryhmäcoachaus,
avainhenkilöiden haastattelut, prosessien ja roolien kuvaaminen, ST:n keskeisten prosessien mallintaminen palvelumuotoilun keinoin (yhteissuunnittelu), viestintätoimet.
Hankkeen päättymisvaiheen kuvaus
Uudistumisen johtamisen mallin sekä sopivien johtamismenetelmien ja työkalujen valintaa tuki vastuualueen prosessien kehittämiseen ja kuvaamiseen tarttuminen. Vastuualueella opittiin laatimaan prosessimallinnuksia kaikilla tarpeellisilla tasoilla. Samalla ymmärrettiin, että aiemmin kootuista kuvauksista oli puuttunut oleellisia välitasoja, mistä syystä erillisten osaprosessien yhteensovittaminen oli ollut haastavaa. Kokonaisuuksien hallitsemiseksi on tarpeen hahmottaa yksityiskohtaisuudeltaan erilaisia kuvaustasoja ja valita niistä kuhunkin käyttötarpeeseen sopiva. Prosessikartta antaa yleisen kuvan organisaation toiminnasta ja esittää toiminnot kokonaisuuksittain. Toimintamalli kuvaa prosessihierakian ja sitoo prosessit yhteen. Prosessin kulku taas kuvaa toiminnot ja suorittajat. Lopulta työn kulku kuvaa toiminnan työvaiheet ja näyttää yksilöllisen työn. Hankkeen aikana luotiin mallinnuksia kaikille edellä mainituille tasoille. Osa mallinnuksista jäi vielä kaipaamaan yksityiskohtien hiomista, mutta työtavat ja -välineet niiden tekemiseksi oli omaksuttu.
Käyttöön otettiin PlanDisc-työkalu, jolla pystytään laatimaan havainnollisia vuosikelloja eri toimintakokonaisuuksille. Tärkeä oivallus oli se, että kutakin kokonaisuutta varten kannattaa perustaa oma kiekko, josta vain keskeisimmät toiminnot viedään vastuualueen yhteisen vuosisuunnittelun kiekkoon. Myös johtamisen tueksi esitelty PDCA-malli otetaan käyttöön. Ensin suunnitellaan (Plan) nykytilan pohjalta tavoitteet, sitten toteutetaan (Do) tavoitteen pääsyyn tarvittavat toimet, tarkistetaan (Check) tilanne, ja tarvittaessa suunnitellaan lisää toimia (Act).
Prosessien yhteiskehittäminen Kaiku-rahoituksella toimi oivana yhteisoppimisen ja ryhmäytymisenkin keinona. Kun vastuualueen ydinprosesseja kuvattiin ja löydettiin prosessien eri vaiheiden ja saumakohtien sanoitusta, tuotettiin lisää yhteisymmärrystä eri tiimien työstä. Tämä kaikki tuki johtamisen lisäksi uusien työntekijöiden perehdytystä sekä tiimien keskinäistä vuorovaikutusta.