Kansallisarkistossa jouduttiin toteuttamaan historian ensimmäinen yt-prosessi syksyllä 2022. Tämä johti henkilöstövähennyksiin. Lisäksi toteutettiin laaja organisaatiouudistus, joka astui voimaan 1.1.2023 lähtien. Kansallisarkiston henkilöstö on kokenut yhdessä suuren kriisin ja vuonna 2023 yhteisen, uudenlaisen johtamis- ja toimintakulttuurin luominen ja juurruttaminen on ollut ensiarvoisen tärkeää. Syksyllä 2023 käynnistyvät kulttuurikeskustelut, joihin osallistetaan koko henkilöstö. Tavoitteena on tietoisesti suunnata organisaatiokulttuuria avoimempaan, vuorovaikutteisempaan, itseohjautuvampaan ja ratkaisukeskeisempään suuntaan.
Alkuvuodesta 2022 toteutettiin laajat kehityskarttatyöpajat osaamisen kehittämisen haltuun ottamiseksi. Prosessi jäi YT-menettelystä johtuen kesken. Olemme luvanneet Yt-menettelyssä ja tulossopimuksessa, että syksyllä 2023 pääsemme etenemään tässä prosessissa. Tarkoitus on, että luomme uuden toimintamallin, jossa tiimikohtaisesti, esihenkilön johdolla, vuosittain keskustellaan tiimin osaamisesta ja sen kehittämisestä.
Hankkeen tavoitteena:
- nostaa esihenkilöiden osaamista osaamisen johtamisessa
- luoda sapluuna osaamiskeskustelu toimintamallille, siten, että esihenkilöt voivat itsenäisesti toteuttaa tiiminsä
kanssa osaamiskeskustelun - varmistaa, että suurimman ja syvällisimmän muutoksen kokeneet tiimit (4 kpl) ja niiden esihenkilöt saavat
tarvitsemansa tuen tiimiyttämiseen ja osaamiskeskustelu-työkalun käyttöönottoon
Menetelminä käytetään:
- esihenkilöiden tuki; webinaari, aiheen kiteyttävä materiaali, yhteis- ja pienryhmäkeskustelut
- osaamiskeskustelujen mallin, sapluunan luominen
- suurimman muutoksen kokeneiden (4 kpl) valtakunnallisten tiimien ja näiden esihenkilöiden tuki: esihenkilöiden pienryhmäkonsultaatio, tiimien konsultaatio, tuetut osaamiskeskustelujen sapluunan käyttöönotot
- laaja viestintä: intranet, esihenkilö-foorumi, tiimit
Hankkeen tulokset
Tukea esihenkilöille tiimiyttämiseen ja yhdessä tekemiseen, osaamisen jakamiseen ja keskustelukulttuurin
luomiseen, yhteistyössä ToimintaKonseptin kanssa. Organisaatiouudistuksessa suurimman muutoksen kokeneiden tiimien esihenkilöt osallistuivat työpajoihin, joiden teemoina olivat esihenkilön rooli, tiiminvetäjien välinen yhteistyö, yhteisöllisyys ja muutosten käsittely tunteen tasolla. Tiiminvetäjien identiteetti vahvistui ja lisäksi esihenkilöt saivat konkreettisia työkaluja siihen miten käsitellä
asioita ja käydä keskustelua sekä tiimin että muiden esihenkilöiden kanssa. Esihenkilöt saivat myös vinkkejä tiimin sisäisen yhteisöllisyyden ja tulevaan luottamisen rakentamiseen.
Osaamiskeskustelut tiimien osaamisen kehittämisen työkaluna, yhteistyössä Motiwe Oy:n kanssa. Esihenkilöille pidettiin Osaamisen ja oppimisen johtaminen muuttuvassa työssä -webinaari, tiimien osaamiskeskustelujen sapluuna valmistui sekä järjestettiin suurimman muutoksen kokeneille tiimeille työpajoja hahmottamaan osaamisen ja oppimisen kehittämisen suuntaa sekä tekemään suunnitelmia niiden edistämiseksi. Tiimien osaamiskeskustelujen sapluuna on aktiivisessa käytössä. Sitä on päivitetty tarpeiden mukaan ja hyödynnetty tiimien muutostilanteissa. Osaamiskeskustelut vakiinnutetaan toteutettavaksi joka toinen vuosi ja lisäksi osaamiskeskusteluja on käyty tarvittaessa esim. muutostilanteissa. Osaamiskeskustelujen lisäksi erityisen tärkeäksi koettiin ajatusten vaihtaminen ja keskustelu uusissa tiimeissä.