Hämeen TE-toimisto on 250 asiantuntijan julkinen työnvälitysorganisaatio, joka tarjoaa työllisyys- ja yrityspalveluja Kanta- ja Päijät-Hämeessä. Työllisyydenhoidon toimintaympäristö muuttuu rivakasti. Palvelurakenteita kehitetään eri puolilla julkista sektoria tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden parantamiseksi. Myös TE-toimistojen toimintamalli vaatii uudistamista. Luovumme aiemmasta toimintalinjoihin jaetusta organisaatiomallista ja luomme uuden tavan tehdä työtämme.
Hämeen TE-toimisto sopeutuu muutoksiin uudistamalla toimintamallinsa kokonaan. Toimiston tavoitteena on itseohjautuva tiimiorganisaatio, joka tuottaa tehokkaasti yksilöllisiä ratkaisuja sekä henkilö- että yritysasiakkaille. Toiminnan painopisteeksi asetetaan vahvat ja toimivat yrityspalvelut, joiden kautta voidaan palvella hyvin myös henkilöasiakkaita.
Toivomme että toimintamallin uudistuksella pystymme vastaamaan entistä ketterämmin toimintaympäristömme muutoksiin ja pystymme toimimaan tehokkaasti digitalisoidussa ympäristössä, jossa sujuva tiimityö ja nopeat ratkaisut ovat avainasemassa asiakkaidemme palvelussa ja yhteistyössä sidosryhmiemme ja kumppaneidemme kanssa. Yhteiskunnassa tapahtuvat muutokset haastavat meitä nyt reagoimaan nopeasti.
Tiiminä työskentely ja itseohjautuvan tiimin toimintatavat ovat uusi toimintatapa henkilöstöllemme. Organisaation johtamisen ja käytäntöjen on myös muututtava merkittävästi kun pyritään itseohjautuvuuteen.
Tiimit toimivat osittain hajautettuna ja myös esimiestyö on hajautettua. Hämeen TE-toimistolla on toimisto neljällä eri paikkakunnalla ja tiimit eivät ole paikkakuntiin sidottuja. Tästä syystä haluamme panostaa myös etätyöskentelyn ja etäjohtamisen aiheisiin. Molempia aiheita sisällytetään tiimien valmennuksiin ja erityisesti näihin asioihin paneudutaan syksyn valmennusjaksoilla kun tiimien työskentely on lähtenyt käyntiin.
MeidänKaiku- hanke on ensimmäinen vaihe pitkäjänteisestä kehittämistyöstä. Tämä vaihe tulee haastamaan nyt rakennettavan tiimimallin ensimmäistä kertaa ja tähän vaiheeseen tulemme suunnittelemaan oman tukihankkeen, joka kuitenkin jatkaa systemaattisesti tämän vuoden MeidänKaiku- hankkeessa aloitettua työtä.
Menetelminä käytetään:
- Henkilöstön ja esimiesten vuorovaikutteiset tiimivalmennukset, konsultit fasilitoivat
- Tiimien muutossessiot, konsultit mukana tiimin toiveen mukaan
- Muutoskoutsit- toiminta, talon sisäinen toiminto
- Koko toimiston kehittämispäivät, luennot
Päättymisvaiheen kuvaus
Hämeen TE-toimistossa toteutettiin organisaation kokonaisuudistus, jossa siirryttiin tiimirakenteeseen ja samalla muokattiin työn tekemisen näkökulmaa enemmän itseohjautuvaksi ja yrityslähtöiseksi. Hankkeessa järjestimme henkilöstölle koulutusta ja valmennusta, jolla tuimme uusien tiimien syntymistä ja toimintaa organisaation ulkopuolisten asiantuntijoiden avulla, hallitusti ja pitkäjänteisesti ja kaikkia osallistaen. Asiantuntijan roolia tiimin jäsenenä, mutta myös itsenäisenä asiantuntijana tuettiin ja lähiesimiestyötä kehitettiin paremmin itsenäisen tiimin valmentavaan ohjaamiseen. Esimiesten valmentava ote korostuu vahvasti itseohjautuvan tiimin luotsaamisessa. Koulutimme tiimeihin mentorit vastaanottamaan tiimin uudet jäsenet ja käänsimme myös katseen tulevaisuuteen kouluttamalla kehittämiseen keskittyviä henkilöistä Lean-menetelmään, jota voimme käyttää tiimien eteenpäin kehittämisessä.
Vaikka täysin uudenlaisen organisaation ja toimintamallin käyttöönotto on muutostilanteena raskas, pystyimme tarjoamaan tukea ja herättämään innostusta ja motivaatiota kaikille. Tämä mahdollistui nimenomaan systemaattisen kouluttautumisen ja valmennuksen avulla. Vahvistimme organisaation innovointi-, ongelmaratkaisu- ja asiakaspalvelukyvykkyyksiä luomalla heti alusta vahvan tiimityökulttuurin. Koko organisaation näkökulmasta tavoitteena olivat myös muutoskyvykkyyden vahvistaminen ja työhyvinvoinnin säilyttäminen suuressa muutoksessa.