Lupa muuttua!

Tavoitteena on ollut muuttaa työtä ja tapaa tehdä työtä, priorisoida ja pysähtyä pohtimaan oman työnsä sisältöjä ja omia työskentelytapojaan. On ollut lupa muuttua, ja yksiköissä on työskennelty omatoimisesti muutoksen eteen. Hankkeen käynnistäminen ja organisointi poikkesivat perinteisestä käynnistämistavasta. Perinteisesti jo hankkeen alussa tiedetään tarkasti myös hankkeessa käytetyt menetelmät ja työskentelytavat. Tässä hankkeessa käynnistysvaiheessa oli tiedossa ainoastaan tavoitteet ja se, että menetelmät ja työtavat rakennetaan hankkeeseen osallistuvan henkilöstön ja vastuualueiden kanssa yhteistyössä. Tällä pyrittiin sitouttamaan henkilöstöä hankkeeseen ja valitsemaan käytettävät työtavat siten, että niistä on mahdollisimman paljon hyötyä henkilöstölle.

Tässä hankkeessa itse hanke on ollut taustalla mahdollistamassa ja tukemassa vastuualueita ja yksiköitä heidän omassa kehittämistyössään – varsinainen kehittämistyö on siis tehty muualla kuin hankkeessa itsessään. Kulttuurinmuutos on hidasta, se ei tapahdu sormia napsauttamalla eikä käskemällä. Se tapahtuu pienin askelin, joten pienillä arjen työtapojen ja asenteiden muutoksilla on merkitystä kulttuurin rakentumisessa. Hankkeen aluksi laaditun uuden lupa- ja valvontafilosofian laadintaprosessi avasi silmiä ympäröivän yhteiskunnan muutoksen laajuudesta, nykyisten sähköisten viestintäkanavien nopeudesta ja valtionhallinnon lupa- ja valvontapalveluihin kohdistuvista palveluodotuksista. Hanke oli laaja ja kattava, erilaisia keinoja kulttuurinmuutoksen tukemiseksi käytettiin ja kokeiltiin. Parhaimmaksi keinoksi koettiin ammattitaitoisesti vedetyt, konkreettiseen tarpeeseen räätälöidyt työpajat, joiden teemoiksi oli sisällytetty haluttuja kulttuurinmuutoksen teemoja. Nämä työpajat ovat vaikuttaneet suoraan arjen työskentelytapoihin, ja ne ovat saaneet erinomaista palautetta. Työpajoissa aloitettu kehittämistyö jatkuu edelleen.

Toinen hyväksi koettu kulttuurinmuutoksen tuki on ollut vapaaehtoisista henkilöistä koottu verkosto, jossa on jaettu kokemuksia erilaisista uudistuksista ja otettu oppia toisella vastuualueella tehdyistä onnistumisista ja virheistä. Verkoston kokoontumisia jatketaan myös hankkeen jälkeen. Tietotekniset keinot ideoiden keräämiseksi eivät sitä vastoin saaneet tuulta purjeisiinsa. Ne olisivat vaatineet huomattavasti suuremman markkinoinnin ja jatkuvan esilläpidon, mikä on fyysisesti hajanaisessa virastossa vaikeaa. Hankkeen asiakirjat, ideataulukko ja esimiehille laaditun työkalupakin sisältö hautautuivat työtiloihin isojen tietomassojen joukkoon, mistä henkilöstön oli niitä vaikea löytää. Intranäkyvyyteen onkin isojen ja hajanaisten virastojen vastaavissa hankkeissa kiinnitettävä erityistä huomiota. Hanke onnistui saavuttamaan tavoitteensa kulttuurinmuutoksen käynnistämisessä ja eteenpäin viemisessä.