Helsingin hovioikeudessa on tunnistettu selkeä työn ja toiminnan kehittämistarve. Tarve liittyy yhtäältä hovioikeuden toimintaedellytyksiin. Hovioikeuden työtilanne on pahasti ruuhkautunut ja hovioikeudessa vireillä olevien valitusasioiden käsittelyajat ovat venyneet siten, että tietyissä jutturyhmissä ei pystytä antamaan ratkaisuja lain edellyttämässä kohtuullisessa ajassa. Tämä muodostaa vakavan uhkan kansalaisten oikeusturvalle (justice delayed is justice denied) ja rapauttaa luottamusta oikeusjärjestelmään. Toisaalta kysymys on myös hovioikeuden henkilöstön työhyvinvoinnista. Hovioikeuden henkilöstön liiallinen työmäärä ja työajan riittämättömyyden kokemus aiheuttavat jatkuvaa psykososiaalista kuormitusta.
Hankkeen konkreettisina tavoitteina ovat seuraavat:
1) Tunnistaa ja valita osastokohtaisesti pilotoitavaksi sellaiset pääkäsittelyprosessia kehittävät työskentelytapauudistukset, jotka voitaisiin monistaa käyttöön koko hovioikeuden laajuisesti.
2) Suunnitella toimiva prosessi valittujen toimintatapauudistusten pilotoimiseksi osastolla.
3) Sitouttaa osaston ihmiset sanottuun pilottiin ja onnistuneesti jalkauttaa sovitut uudistukset osastokäyttöön.
4) Tunnistaa pilotista saatavien tulosten avulla ne työskentelytapauudistukset, jotka tulisi ottaa käyttöön koko hovioikeuden laajuisesti.
Hankkeen kattotavoitteena on kehittää hovioikeuden työskentelytapoja siten, että 1) varmistetaan hovioikeuden toimintaedellytykset alati muuttuvassa ja haastavammassa toimintaympäristössä, 2) parannetaan kansalaisten oikeusturvatakeita (acess to justice) ja 3) parannetaan edellytyksiä hyvinvoivalle työyhteisölle.
Menetelminä käytetään:
– Asiantuntijakumppanin toteuttama Webropol-kysely osaston henkilöstölle,
– Kyselyn pohjalta suunnitteltu ja asiantuntijakumppanin fasilitoima osaston työpaja,
– Asiantuntijakumppanin kanssa yhteistyössä laadittu prosessimalli uudistusten jalkauttamiseksi, ja
– Asiantuntijakumppanin kanssa yhdessä suunniteltu raportointi ja seurantajärjestelmä.
Keskeinen filosofia valittavien työtapauudistusten tunnistamisessa ja jalkauttamisessa on lean-ajattelu.
Hankkeen päättymisvaiheen kuvaus
Hankkeen avulla tunnistetut kehityskohteet ovat kaikki osaltaan edenneet. Jatkokäsittelylupa-asioiden keskittäminen nopeuttanut osastolle jaettavien jkl-asioiden käsittelyä ja toisaalta keventänyt lupia ratkaisevaan kokoonpanorunkoon kuulumattomien jäsenten työtilannetta. Pääkäsittelyjen uudesta rytmityksestä ja osastokalenterin haltuunotosta saadaan konkreettisia tuloksia vasta ensi vuoden kuluessa, koska kalenterimuutoksia oli mahdollista toteuttaa vasta tulevalle istuntokaudelle. Työtä juttujen valmistelun ja kirjoittamisen kehittämiseksi jatketaan edelleen ja siihen liittyen on käynnissä jatkohankkeita, kuten koko hovioikeuden laajuisen fraasipankin käyttöönotto. Jo tässä vaiheessa on kuitenkin havaittavissa, että aktiivinen keskustelu asiasta on tuottanut tuloksia, ja osastolla hyödynnetään enenevässä määrin valituksen kohteena olevan käräjäoikeuden ratkaisun perusteluja. Tämä keventää parhaimmillaan sekä hovioikeuden ratkaisua kirjoittavan että sitä tarkastavan jäsenen työtaakkaa. Keskeinen pilottihankkeen hyöty on myös se, että mahdollisista muutoskohteista keskustelu ja niiden ideointi ovat innostaneet henkilöstöä yleisemminkin miettimään, miten erilaisia työtehtäviä voitaisiin järjestellä ja hoitaa järkevämmin. Osaston pilotin pohjana ollutta suunnitelmaa on hyödynnetty myös koko virastoa koskevassa kehityshankkeessa.
Uusia työskentelytapoja kannattaa aina pohtia ennakkoluulottomasti, ja ulkopuoliset näkökulmat ovat hyödyllisiä arvioitaessa mitä kaikkea voitaisiin tehdä toisin ja miten. Muutosprosessi vaatii onnistuakseen sitoutumista ja kärsivällisyyttä, mutta myös tukea vertaiskollegoilta, joka edellyttää keskinäistä luottamusta. Prosessissa voi olla yllättäviäkin vaiheita, esimerkiksi yhdessä sovittua uutta toimintatapaa voidaankin ryhtyä myöhemmin vastustamaan (mm. siksi, että muutos ei ole kivuton), mikä edellyttää päämäärätietoisuutta heiltä, jotka ovat asioista vastuussa. Vakiintuneista kaavoista irti päästäminen voi parhaimmillaan johtaa siihen, että työtä saadaan kevennettyä varsin pienilläkin muutoksilla. Yhteistyökumppanin valintaan kannattaa panostaa miettimällä muun ohessa, edellyttääkö hanke kumppanilta jotain erityisasiantuntemusta.