Miten sovittelu etenee?

1. Aloitus

Prosessi käynnistyy yleensä silloin, kun konfliktin todetaan haittaavan työyhteisön toimintaa merkittävällä tavalla. Sovittelutarpeesta tehdään aloite.
Sovittelija tutkii toimeksiantajan kanssa, mitä hyötyä sovitteluprosessista voisi olla kyseisessä konfliktitilanteessa.
Prosessin aloittamisesta sovitaan.
Aluksi kartoitetaan, keitä tilanne koskee ja keiden tulisi olla mukana sovittelussa. Sovittelu voi koskea yksittäisiä henkilöitä, tiimiä tai suurempaa ryhmää kuten kokonaista yksikköä.
Jo aloitusvaiheessa on tärkeää varmistaa, että sekä organisaation että kyseessä olevan yksikön johto on sitoutunut sovitteluun.
Kun sovittelija on organisaation ulkopuolelta, kannattaa ottaa oman organisaation/hallinnonalan Kaiku-kehittäjä prosessiin mukaan. Hän ei ole keississä sovittelijan roolissa, mutta hän voi katsoa tilannetta laajemminkin ja nähdä arvokkaita työyhteisön kehittämisaihioita.

Sovittelukoulutuksissamme on paljon puhuttanut myös se, onko sovitteluun pakko osallistua. Erään prosessin yhteydessä lausuntoa pyydettiin työoikeuden professori Seppo Koskiselta. Hänen kannanottonsa löytyy tästä.

2. Informaatiotilaisuus

Sovitteluun osallistuvia henkilöitä informoidaan sovittelun tarkoituksesta sekä sovitteluprosessin eri vaiheista.
Tilaisuudessa on hyvä muistaa kertoa siitä, ettei kyse ole syyllisten etsimisestä, ja selvittää, mikä on sovittelijan rooli: hän fasilitoi prosessia, osapuolet itse ratkaisevat käsillä olevan tilanteen.
1-2 h keskustelutilaisuus.

3. Valmistautuminen ja haastattelut

Sovittelija tutustuu konfliktiin paikan päällä ja haastattelee erikseen jokaisen konfliktiin osallisen henkilön luottamuksellisesti ja henkilökohtaisesti. Jokainen kertoo oman tarinansa tapahtumien kulusta. Sovittelijan tulee olla tarkkana siitä, että lähtee jokaisen kanssa keskusteluun ”tyhjältä pöydältä” ja ettei vahingossakaan kommentoi kenenkään kanssa käymäänsä keskustelua kenenkään toisen kanssa, mahdollista sovittelijaparia lukuun ottamatta,
Haastateltavia rohkaistaan kertomaan mahdollisimman rehellisesti ja avoimesti tapahtumien yksityiskohdista ja niihin liittyvistä tunteista.
Haastatteluissa pyritään huomioimaan sellaisetkin konfliktin kannalta tärkeät asiat, joiden merkitystä usein vähätellään (kuten vanhat loukkaukset, toisten ärsyttävät tavat, tekemättä jääneet pienet asiat).
Sovittelijan kannattaa jo tässä vaiheessa auttaa osapuolia pohtimaan erilaisia näkökulmia, myönteisiä poikkeuksia ja mahdollisia ratkaisuja esimerkiksi tulevaisuuden muistelun avulla (”Puolen vuoden kuluttua, kun tämä asia on täysin ratkennut ja tuskin enää muistatkaan sen aiheuttamaa mielipahaa, mitä silloin tapahtuu ja miten te toimitte, ketkä sen näkevät ja mitä he teidän yhteistyöstänne tuumaavat, jne.)
Hyviä kokemuksia on saatu myös siitä, että osapuoli on halutessaan voinut ottaa tapaamisiin itse valitsemansa tukihenkilön mukaan.
Haastatteluvaiheessa voi käydä niinkin, että lista haastateltavista lisääntyy, koska joku osapuolista kokee tämän tarpeelliseksi.
Aikaa tapaamisiin varataan n. 1 h henkilöä kohden.

4. Sovittelutapaaminen

Kaikki sovittelun osapuolet kokoontuvat saman pöydän ääreen.
Sovittelija pitää alkuun lyhyen pelisääntöpuheenvuoron: jokainen saa vuoronsa, ja pyritään rakentavaan ja avoimeen vuorovaikutukseen.
Jokaiselle annetaan mahdollisuus kertoa oma näkökulmansa ja kokemuksensa siitä, miten konfliktitilanne on syntynyt ja mikä siinä on oleellista. Tunteiden ilmaisu on sallittua ja sille annetaan tilaa.
Tavoitteena on, että osapuolet ymmärtävät toistensa näkemykset ja tunteet mahdollisimman hyvin. Keskustelua käydään niin kauan, että yhteinen ymmärrys saavutetaan.

5. Konfliktin ratkaiseminen eli itse sopiminen

Sovittelija johdattaa keskustelua kohti sopimusta. Sovittelun osapuolet nostavat esiin asiat, joista haluavat sovittavan ja sovittelija kirjaa ne ylös.
Sovittelupöytäkirjaa muokataan, kunnes kaikki osapuolet kokevat voivansa sen allekirjoittaa.
Sopimukseen kirjataan myös seurantatapaamisen ajankohta. (ks. sopimusmalli)
Mikäli yhteisen näkemyksen löytäminen tuottaa vaikeuksia, tarvittaessa voidaan sopia uusi neuvotteluaika, valmistella tilannetta uudelleen ja tulla yhteiseen sovitteluun uudelleen. Pieni lisäaika voi olla hyödyllinen ratkaisun löytymiseksi.

6. Tiedottaminen

Sopimuksen syntymisestä kerrotaan toimeksiantajalle sekä kaikille muille, joille asian tiedottamista pidetään tärkeänä. Tästä sovitaan yhdessä.
Osapuolet kertovat sopimuksesta esimiehelleen ja lähimmälle henkilölle omassa organisaatiossaan, mikäli nämä eivät ole olleet mukana sovittelussa.

7. Lopetus

Lopuksi sovitaan prosessin päätöksestä tai tarvittaessa sen jatkamisesta. Kun konflikti on ratkaistu, prosessi päättyy.
Ratkaisun toteutumista ja vakiintumista kannattaa seurata ja siten varmistaa muutoksen todellinen toteutuminen.

8. Seuranta

Seurantatapaaminen pidetään muutaman kuukauden kuluttua sovittelun jälkeen. Tapaamisessa keskustellaan siitä, miten sopimuksen noudattaminen on sujunut. Samalla mietitään, miten toiminta on muuttunut, mitä on opittu ja minkälaisia muita haasteita voitaisiin ottaa yhteisen toiminnan kehittämiseksi. Mikäli tarpeellista, sopimusta muokataan tai itse sovittelua jatketaan.

On tärkeätä, että eri osapuolet itse ratkaisevat käsiteltävän ongelman.