Kansallisessa koulutuksen arviointikeskuksessa suunniteltiin ja toteutettiin uusi verkkoperehdytys uusille virkamiehille. Valmiita käytäntöjä saatiin laajennettua, jäsenneltyä ja selkeytettyä, jotta uuden työntekijän aloittaminen tapahtuisi mahdollisimman sujuvasti myös etätyössä.
Kimmoke verkkoperehdytyksen kehittämiseen tuli koronaviruksen aiheuttamista rajoituksista. Työ Karvissa – kuten muuallakin – siirtyi etätoimistoon, mutta uusia työntekijöitä tuli taloon edelleen. Harjoittelijat ja virkamiehet piti saada mukaan organisaation toimintaan ja kulttuuriin, vaikka uusia työkavereita ei pääsisi tapaamaan kasvotusten.
Uutta materiaalia alettiin rakentaa olemassa olevien perehdytyssuunnitelmien ja -oppaiden päälle. Aiemmat sisällöt siirrettiin Moodle-kokonaisuuteen, mutta niitä myös jatkojalostettiin rakenteiden osalta.
”Tällä hetkellä käytämme perehdytysoppaita Moodlen rinnalla, mutta uusi jäsentely on käyttäjäystävällisempi ja selkeä. Sinne saatiin mukaan myös aktivoivia elementtejä,” arviointiasiantuntija Hanna Väätäinen Karvista kertoo.
Siirtymä on keväällä 2021 edelleen osin keskeneräinen, sillä uutta alustaa työstetään käyttäjäpalautteen perusteella. Perehdytyksen tehneiden kokemukset esimerkiksi toimivuudesta huomioidaan kokonaisuuden kehittämisessä, jotta perehdytysprosessi olisi seuraaville tulijoille taas eheämpi ja käyttökelpoisempi.
Väätäinen huomauttaa uusien elementtien sopivan myös nykypäivän työelämäkulttuuriin sekä etätyöhön. Tekijä voi edetä omassa tahdissaan ja Moodle-alustan aktivoiva luonne opastaa esimerkiksi hakemaan tietoa organisaation intranetin sisällöistä.
”Perusideologialtaan tämä istuu hyvin jatkuvan oppimisen ja oman osaamisen kehittämisen kokonaisuuteen. Tietoa etsitään itse, mutta rinnalla on jatkuvasti perehdytysprosessi, jossa oma ohjaajakin on aina läsnä.”
Moodle ei ollut Karvissa aiemmin lainkaan käytössä, joten alusta piti ensin hankkia eOppivan kautta. Aiemman perehdytyskokonaisuuden sisältöjä alettiin siirtää Moodleen.
”Kaivelimme opittavia asioita perehdytysoppaista ja rakensimme niistä mielekkään verkko-oppimisen kokonaisuuden. Toteutus tapahtui ketterästi, sillä teimme ensin harjoittelijoiden perehdytyksen ja laajensimme sitten sitä virkamiesversioksi,” Karvin hallintoasiantuntija Anu Lehikko sanoo.
Moodlen perehdytysympäristö rakentuu noin kymmeneen pääosioon, jotka kattavat perehdyttämisen vaiheet tervetuliaissanoista organisaation tehtäviin sekä toimintaan ja työsuhdeasioista tietohallintoon. Teksti on rakennettu siten, että uusille käsitteille tulee aina selitys, jolloin sanastoakin tehdään tutummaksi. Tärkeää on myös loppuvaiheessa tapahtuva ohjaaminen eteenpäin ja mukana on runsaasti linkkejä esimerkiksi eOppivaan, Opetushallituksen intraan sekä Karvin omaan intraan. Näin vahvistetaan tiedon hakemista ja löytämistä.
Karvissa muutos toteutettiin alusta alkaen pienellä kahden naisen tiimillä. Jälkikäteen ajateltuna Lehikko toteaa, että tiimin olisi suonut olevan suurempikin eri näkökulmien ja painotusten huomioimiseksi. Sisältöjen kehittämisen kannalta uusia ajatuksia on kuitenkin saatu jatkuvan palautteen kautta, sillä kurssitoteutuksista on sisältöjen kehittämiseksi alusta asti aktiivisesti kerätty palautetta sekä uusilta virkahenkilöiltä että kollegoilta. Alusta on otettu käyttöön avoimin mielin ja ehdotuksia uusista perehdytysympäristöön lisättävistä osista tulee spontaanistikin sekä uusilta työntekijöiltä että kollegoilta.
Moodle-perehdytystä tehdään omatoimisesti verkossa silloin kun on aikaa, mutta ensimmäisten työviikkojen mittaan. Kokonaisuutta voi näin pilkkoa pienempiin pätkiin tai tehdä enemmän kerralla. Väätäinen näkee verkkopohjaisen toteutuksen tukevan uusien työntekijöiden aktiivista otetta perehdyttämiseen, mutta korostaa silti myös ohjaamisen arvoa.
”Koen kasvotusten tapaamisen edelleen erittäin tärkeäksi, koska siinä luodaan perusta hyvälle vuorovaikutussuhteelle. Sen jälkeen perehdytystä jatketaan noin tunnin pätkissä, koska tietoa tulee niin paljon. Nyt siinä rinnalla on toisenlainen menetelmä, jossa työntekijä itse pääsee tutustumaan ja omaksumaan tietoa omaan tahtiinsa.”
Perehdytysprosessin uudistamisessa tarve ratkaisulle syntyi pakon edessä, mutta seurauksena oli enemmänkin kuin sopeutuminen vallitsevaan tilanteeseen. Prosessista saatiin aiempaa parempi ja samalla organisaation sisällä huomattiin oma kyky reagoida nopeastikin.
”Tämä osoitti, että Karvin kokoinen organisaatio pystyy olemaan yllättävänkin ketterä, jos tarve tulee, kuten koronavirustilanteen myötä tuli. Käytäntöjä on laajemminkin jouduttu sähköistämään ja siirtämään verkkoon. Korostaisin ainakin rohkeutta kokeilla. Jos yhtään tuntuu siltä, että voitaisiin kokeilla uutta alustaa tai työmenetelmää, niin se kannattaa ehdottomasti,” Lehikko kannustaa.
Tutustu hankkeen esitysmateriaaliin
Teksti: Matias Strozyk