Ulosoton organisaatio uudistui, kun nykyisistä 22 ulosottovirastosta ja Valtakunnanvoudinvirastosta muodostettiin 1.12.2020 alkaen uusi virasto, Ulosottolaitos. Uudistuksessa perustettiin 420 hengen Yhteisten palvelujen toimintayksikkö, joka tuottaa valtakunnallisesti asiakaspalvelun, kirjaamo ja asianhallinta sekä maksuliike toiminnot ja alueellisesti toimistopalvelut kattaen yleiset hallintotehtävät, realisoinnin ja tarkastus- ja tukipalvelut. Yhteisten palvelujen henkilöstö on hajasijoitettu 64 toimipaikkaan. Työn tekemisen tapojen muutos on suuri ja toiminnan organisoitumisen kehittämisen tarve huomattava. Uudistuksessa toimintoja siirtyi yksiköiden välillä, tiimi- ja esimiesrakenteet muuttuivat, syntyi kokonaan uusia palveluja, rooleja ja tehtäviä. Yhteisten palvelujen henkilöstön massarekrytointi yksikköön jatkuu vielä ainakin lähimmän kuuden kuukauden ajan.
Hankkeen päätavoiteena on selvittää yhteisten palvelujen arvoketjut eri työvaiheineen Ulosottolaitoksessa. Välillisenä tavoitteena ovat
- Toimintakulttuurin uudistaminen,
- uudistumiskykyyn liittyvän tietojohtamisen edistäminen,
- työntekijäkokemuksen parantaminen,
- jatkuvan oppimisen edistäminen
Hankkeen tuloksena syntyvät yhteisten palvelujen prosessien kuvaukset ja kaaviot sekä
yhteisten palvelujen ja ulosottolaitoksen sisäisen yhteistyön kehittyy ja sujuvoituu. Hanke haastaa uudenlaiseen ajatteluun ja lisää toiminnan läpinäkyvyyttä.
Päättymisvaiheen kuvaus
Hankkeen tavoitteet saavutettiin käytännössä niissä määrin kuin hakemuksessa oli määritelty, minkä lisäksi virastoon tuotiin hankkeen myötä toimintayksiköiden välisten prosessikaavioiden piirtämisen käytäntö sekä työn tekemisen tueksi, että organisaatiouudistuksen mukanaan tuoman toimintakentän muutoksen kartoittamiseen. Prosessikaavioita ja työnkulun ohjeita tuotettiin tasapuolisesti toimintayksiköt ja yhteisten palvelujen toiminnot huomioon ottaen, ja täten niistä pääsivät hyötymään mahdollisimman laaja otanta koko viraston laajuisesti.
Yllättävänä tuloksena henkilöstölle ja asiantuntijoille tuli prosessikaavioiden käyttäminen palvelumuotoilun keinoin prosessien kehittämisessä. Toimintatapa lähestyä prosessin osia tätä kautta tuli suurimmalle osalle uutena, mutta toimintatapa kuitenkin koettiin virkistävällä tavalla uudistavana ja käytännöllisenä.
Hankkeen vaikutukset näkyvät prosessikaavioiden hyvässä vastaanotossa, ja saadun palautteen mukaan ne ovat henkilöstön käytössä tuomassa lisäymmärrystä prosessien kulusta. Lisäymmärryksen ja prosessien kirkastumisen voidaan katsoa lisänneen työhyvinvointia siinä määrin, kun selkeytyneiden roolituksien ansiosta henkilöstö tietää oman osansa sekä omassa toiminnossaan, että koko viraston läpileikkaavissa prosesseissa. Tämän lisäksi prosessikaaviot ovat nopeuttaneet ja selkeyttäneet prosessien kehitystyötä ja hallintaa.