Tullissa niin kuin muuallakin valtionhallinnossa on meneillään rakenteellisia muutoksia toimintaympäristön muuttumisen johdosta. Entiset Meritulli ja Maatulli yhdistettiin Helsingin tulliksi, jolle valittiin uusi päällikkö. Erillaisten toimintaympäristöjen ja toimintakultturien yhdistäminen muodosti haasteen johdolle ja koko henkilöstölle.
Stadin Kaiku-hanke kohdistettiin Helsingin tullin liikkuviin ryhmiin, vuoropäälliköihin ja vuoroesimiehiin. Sen tavoitteena oli työhyvinvoinnin edistäminen työkäytänteitä ja toimintatapoja kehittämällä. Lisäksi tavoitteena oli saada organisaatio tehokkaasti toimivaksi sekä parantaa henkilöstön, esimiesten ja johdon välistä vuorovaikutusta avoimeksi ja yhteistyökykyiseksi.
Hanke koski koko kohteena olevaa henkilöstöä. Vuoroesimiehille ja vuoropäälliköille oli omat työpajat. Koiranohjaajat ja venemiehet muodostivat yhden henkilöstöryhmän. Muu henkilöstö jaettiin sekaisin kolmeen ryhmää, joille kullekin järjestettiin omat työpajansa. Henkilöstön toiveesta yksi esimies osallistui myös henkilöstön työpajoihin. Aloitus-, yhteenveto- ja seurantatilaisuudet olivat kaikille yhteisiä.
Työpajoissa toimintatapoina olivat ohjatut keskustelut teemoittain sekä ryhmätyöt. Vuoropäälliköiden teemoina olivat tehtävät ja niiden priorisointi, esimeisketjun toimivuus sekä toimintatapojen yhtenäistäminen. Vuoroesimiehet käsittelivät rooleja ja vastuita, viestintää ja yhteistyötä eri portaissa sekä osaamisen kehittämistä.
Henkilöstöryhmillä teemoina olivat osaamisen kehittäminen sekä roolit ja vastuut. Kaikissa ryhmissä käsiteltiin pelisääntöjä ja palaveritoimintaa. Esimiesten ja työntekijäryhmien tuottamat aineistot hyödynnettiin työskentelymateriaaleina seuraavissa työpajoissa. Työntekijäryhmissä nousseita asioita käsiteltiin esimiesryhmässä.
Hankkeen seurantapäivillä keväällä 2014 todettiin mm. seuravaa:
- Vuoropäälliköille, vuoroesimiehille ja vuorojen vetäjille on laadittu toimenkuvat, jotka on heidän kanssaan käyty läpi ja tiedotettu kaikille. Roolit ovat selkeytyneet, samoin esimeisketjun toimivuus.
- Vuoronvaihtopalaverit toimivat.
- Palaveritoiminta on käynnistynyt. Palaverien pöytäkirjat ovat luettavissa intrassa. Palverien myöstä tiedotus on avoimempaa ja keskustelukulttuuri on alkanut kehittyä.
- Pelisääntökeskustelut ja niiden määrittely on parantanut työhyvinvointia mm. yhtenäistämällä työtapoja ja määrittämällä haluttua työkulttuuria.
- Osaamisen kartoitusta tehdään aktiivisesti ja sen perusteella on järjestetty täsmäkoulutusta.
- Koiratoiminnan kehittämisryhmä on käynnistynyt. Sen tavoitteena on määrittää koirien ja koiraohjaajien toiminnan ja koulutustoiminnan periaateet ja linjanvedot.