Virastossa on ollut suuria muutoksia ( organisaatiouudituksia ja yt-neuvotteluja), henkilökuntaa on vähennetty lähes 50 % viimeisen 10 vuoden aikana, mutta työtehtävissä vastaavaa vähennystä ei ole, päinvastoin olemme saaneet uusia tehtäviä. Henkilökunnalla on selvää ylikuormaa, joten toimintaa on sujuvoitettava ja samalla vahvistettava priorisointeja. Toinen olennainen tarve on toiminnan kehittäminen asiakkaiden tarpeista lähtien; asiakastyytyväisyys on osa henkilöstönkin hyvinvointia ja kohentaa työmotivaatiota. Lisäksi koetamme vahvistaa ihmistemme oman työn johtamista ja kehittämistä.
Valmennus oli onnistunut. Museovirastoon perustettiin valmennuksen aikana muutostukihenkilöiden verkosto, joka toimii edelleen aktiivisesti.
Valmennuksen aikana tapahtui oppimista sekä yksilötasolla että organisaatiotasolla. Yksilötasolla opittiin käyttämään Lean-työvälineitä, opittiin ottamaan kehitysaskelia nopeassa tahdissa, opittiin jakamaan kokemuksia isossa ryhmässä, opittiin oman ja muiden prosessien haasteista ja ratkaisuista. Yhteiskehittämisen taidot paranivat valmennuksen myötä ja myös ymmärrys Museoviraston eri prosesseista parani valmennuksen myötä tiedon ja kokemusten jakamisen myötä. Valmennuksen aikana opittiin tunnistamaan ja kuvaamaan ongelmia prosesseissa sekä ratkaisemaan niitä yhteistyössä.
Leanin perustavanlaatuisena ajatuksena on jatkuvan kehittämisen malli. Yksilö- ja organisaatiotasolla opittiin, että pieniäkin kehitysaskeleita kannattaa ottaa, mikä vie organisaatiota oikeaan suuntaan. Suunnan ja tavoitteen asettaminen on tärkeää sekä myös pysähtyminen arvioimaan, onko muutos onnistunut. Pienetkin onnistumiset kannustavat eteenpäin ja kehittämään.